什么是法律支出管理？

如果你的法律部门将任何工作外包给 外部顾问公司，那么 法律支出管理 在控制成本、管理公司的选择和参与方面，以及通过对以下方面的权衡创造能见度来了解所提供的真正价值方面，"E "是绝对必要的。 费用 和 成果.更不用说获得对预算编制和未来支出的预见性，以提高部门结果的可预测性。

大中型企业的法律部门每年可能要处理数千张律师事务所的发票。当公司在没有专门的发票系统的情况下管理这个过程时（或者更糟糕的是--试图手动管理），他们的员工有可能变得不堪重负，多付款是不可避免的。更不用说，工作人员需要处理发票并提供第一线的审查。即使是一个小的法律部门，要真正审查发票和发现错误，工作人员的时间投资也是令人生畏的。

在没有一个可靠的系统来执行计费标准的情况下，员工律师花了过多的时间来确定和批准他们的组合的发票。除了给员工带来额外的负担外，公司往往最终会 向企业多支付5%至10%的费用 由于未被发现的错误，每年都有很多人被解雇。

什么是法律支出管理？

从本质上讲，支出管理是一门管理学科，它涉及到让企业法律部门监督他们的外部顾问支出--以及其他法律费用。今天，各种 支出管理软件 产品支持这门学科。法律支出管理软件解决方案的一个基本要素是一个电子计费门户，允许公司传输LEDES发票。电子账单门户网站应易于访问，有加密保护，并能支持任何不同的经批准的LEDES格式。

法律支出管理是另一个 重要组成部分 的任何能力 企业法律管理平台 典型的设计是具有企业法律管理和运作的多个领域的功能。

另一种思考方式？就是对 "支出数据 "的管理--通过围绕核心数据分类和充实技术的软件工具。有许多方法可以对你的法律支出数据进行切分，并通过专注于提醒、测量和报告法律支出的支出分析工具进一步丰富这些数据。

正如AMR研究公司的Lora Cecere所言 说:

"好处包括能够分析采购战略对关键类别的影响，同时评估业务成果（节约），以及衡量关键绩效指标（定期审查对首选供应商和合同的遵守情况，实现的节约等），同时不断控制支出以提高盈利能力。"

虽然她的评论特别针对采购角度的支出管理，但她的信息的核心也直接适用于法律。事实上，许多法律运营专家已经超越了执行计费准则和计时员费率的范畴，现在正在利用法律支出分析来为采购决策、公司谈判和选择提供信息，并与高价值的公司开展有针对性的计划，以进一步降低法律支出。

实施支出管理软件到底有什么好处？ 以下是几个例子：

• 通过执行计费准则，减少你的法律支出，并改善结果、
• 减少处理和批准发票的时间，并利用提前付款折扣的优势
• 按时间段或事项阶段跟踪和报告事项预算，并随着时间推移提高预测的准确性。在整个事项生命周期中，根据这些预算跟踪应计项目和实际情况。
• 自动要求公司在开始工作前提交计时员档案和费率供批准，以确保内部律师总是以最新的信息工作。
• 保持对账单所有修改的自动审计跟踪，包括批准、审查、调整和拒绝。
• 通过可视性和报告来优化公司和计时员的选择，使其能够随着时间的推移进行评估--使你的团队能够看清价值而不仅仅是成本。

也许最重要的是，许多拥有强大电子账单解决方案的公司意识到 每年减少5-10%的法律开支.

好处的清单可以继续下去，但我们将用以下这句话来总结它 布莱恩-麦戈文前法务部首席数据官、现任Mitratech执行董事，实施TeamConnect事项管理和 电子帐单解决方案:

"我们确实注意到我们的数据质量和流程的标准化有了巨大的改善。仅仅是电子账单的实施，就为我们节省了平均约6.7%的合法发票。在某些领域，这些成本节约甚至更高....，这是一个不断给予的礼物。"

为什么企业法律部门需要支出管理

如果投资回报率还不足以说服你为什么许多公司的法律团队正在转向支出管理，这种类型的技术解决方案对于解决法律领域的其他挑战也是至关重要的。

"直到今天，业务能力还勉强算是标准。今天，由于公司被期望提供最高水平的服务，法律部门必须尽其所能提供最佳服务，并像企业一样运作，制定战略计划，周到的预算，实施提高效率的工具，发展人才，利用知识管理，管理供应商，以及做更多的事情。"- CLOC

在霍布森公司进行的一项研究中，他们确定了两个关键的业务挑战，推动法律界采用支出管理解决方案：

1. 低效、繁琐的程序
2. 未执行的计费准则和谈判费率

现在让我们把每个人的情况放大一点。

1 - 低效、繁琐的程序

如果没有对外部法律支出的单一看法，内部法律顾问和行政人员可以很容易地花费越来越多的时间来回应个人付款查询和与律师事务所沟通。

由于基本文件和发票分散在许多平台和系统中--电子邮件、云驱动器、个人服务器和电子表格，仅举几例--试图汇编发票审查所需的一切可能是低效和繁重的，并消耗无数小时昂贵的员工时间。

此外，这些手动的、耗时的任务也会消耗员工的士气。通常情况下，因具备法律实践知识而被聘用的律师，反而被要求将注意力放在行政工作上，这消耗了他们的生产力，并使他们从更重要的工作中分心。

Adobe研究发现 81%的美国上班族 将最新的技术列为使他们在工作中保持快乐的一个关键因素。如果你的公司能够实施能够提高效率的工具，使人们花更少的时间在程序上，而更多的时间在他们被雇用的工作上，你不仅会推动更大的生产力和盈利能力，你也会激发更多的员工的快乐。

2 - 未执行的计费准则和协商费率

外部律师犯下的最大计费罪行之一是什么？在没有得到客户批准的情况下提高费率。由于这些费用加起来可能会造成严重的超支，所以律师们要花大量的时间来检查账单上的费率与开始时约定的费率。

任何有价值的支出管理解决方案都应该能够根据公司的具体准则可靠地检查发票--自动地--并通知律师有差异。这样一来，你就不会错过以下任何一项：

• 节省成本的重要机会
• 随着工作的增加，有机会获得数量折扣和替代费用安排
• 发票错误
• 不符合计费准则的细列项目

以及在使用人工审查过程中很容易忽视的任何其他重要因素。

利用法律支出管理解决方案实现业务目标

由于法务部不应该生活在一个孤岛上，法律支出管理不仅对法务部的健康发展至关重要，而且对整个企业的健康发展也是如此。如果使用得当，它是一种工具，可以将法务部置于其组织内的创新和卓越的中心，并为其公司的其他部门推动战略价值。

毕竟，根据 支出来源（SpendSource:

"一个成功的支出管理计划将你所有的业务目标统一起来，并帮助你做出适当的决定，建立正确的供应商，以实现你的目标"。

布莱恩-麦戈文对此表示支持。作为把业务目标和关键绩效指标放在首位的坚定支持者，麦戈文说：

"虽然从技术的角度来看，确定你想去的地方和原因是非常重要的，但你对流程的管理方面做出改变也很重要。这样，你就可以为你正在做的事情和你作为一个公司的发展方向设定标准....。虽然最终，你的法律管理解决方案的技术路线图必须解决紧迫的法律需求，但它也必须解决业务问题。"

对于一个企业来说，几乎没有什么比控制开支的需要更令人担忧的了。因此，有了适当的支出控制和企业支出管理解决方案，法律部门就能为企业的其他部门指明方向。

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