Qu'est-ce que la gestion des dépenses juridiques ?
Si votre service juridique fait appel à des cabinets de conseil externes, la gestion des dépenses juridiques est une nécessité absolue pour contrôler les coûts, gérer la sélection et l'engagement des cabinets et comprendre la valeur réelle fournie en créant une visibilité sur les compromis entre les coûts et les résultats. Sans oublier qu'elle permet d'anticiper la budgétisation et les dépenses futures afin d'améliorer la prévisibilité des résultats du département.
Les services juridiques des entreprises de taille moyenne ou grande peuvent traiter des milliers de factures de cabinets d'avocats chaque année. Lorsque les entreprises gèrent ce processus sans système de facturation spécialisé (ou pire - en essayant de le gérer manuellement), il y a de fortes chances que leur personnel soit débordé et que des paiements excédentaires soient inévitables. Sans compter que le personnel doit traiter les factures et assurer la première ligne de contrôle. Même pour un petit service juridique, l'investissement en temps du personnel pour examiner réellement les factures et détecter les erreurs est décourageant.
En l'absence d'un système fiable d'application des normes de facturation, les avocats salariés consacrent un temps excessif à la finalisation et à l'approbation des factures de leurs portefeuilles. Outre la charge supplémentaire que cela représente pour le personnel, les entreprises finissent souvent par surpayer les cabinets de 5 à 10 % chaque année en raison d'erreurs non détectées.
Qu'est-ce que la gestion des dépenses juridiques ?
Par essence, la gestion des dépenses est une discipline de gestion qui vise à permettre aux services juridiques des entreprises de contrôler leurs dépenses en matière d'avocats externes - et autres coûts juridiques. Aujourd'hui, plusieurs logiciels de gestion des dépenses soutiennent cette discipline. L'un des éléments essentiels d'un logiciel de gestion des dépenses juridiques est un portail de facturation électronique qui permet aux entreprises de transmettre des factures LEDES. Les portails de facturation électronique doivent être facilement accessibles, sécurisés par un système de cryptage et capables de prendre en charge les différents formats LEDES approuvés.
La gestion des dépenses juridiques est un autre élément essentiel de toute plateforme de gestion juridique d'entreprise performante, généralement conçue avec des fonctionnalités dans plusieurs domaines de la gestion et des opérations juridiques de l'entreprise.
Une autre façon de voir les choses ? Il s'agit de la gestion des "données relatives aux dépenses", au moyen d'outils logiciels fondés sur des technologies de classification et d'enrichissement des données de base. Il existe de nombreuses façons de découper les données relatives aux dépenses juridiques, qui sont ensuite enrichies à l'aide d'outils d'analyse des dépenses axés sur l'alerte, la mesure et le reporting des dépenses juridiques.
Comme le dit Lora Cecere d'AMR Research :
"Les avantages comprennent la capacité d'analyser l'impact des stratégies d'approvisionnement sur les catégories clés, ainsi que l'évaluation des résultats commerciaux (économies) et la mesure des indicateurs clés de performance (examen périodique de la conformité avec les fournisseurs et contrats préférentiels, économies réalisées, etc.) ainsi que le contrôle continu des dépenses pour améliorer la rentabilité.
Bien que son commentaire porte spécifiquement sur la gestion des dépenses du point de vue des achats, le cœur de son message s'applique aussi directement au secteur juridique. En fait, de nombreux professionnels des opérations juridiques ont dépassé le stade de l'application des lignes directrices en matière de facturation et des taux de chronométrage, et utilisent désormais l'analyse des dépenses juridiques pour éclairer les décisions d'approvisionnement, les négociations et la sélection des entreprises, et pour exécuter des programmes ciblés avec des entreprises de grande valeur afin de réduire encore davantage les dépenses juridiques dans leur ensemble.
Quels sont exactement les avantages de la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des dépenses ? En voici quelques exemples :
- Réduisez vos dépenses juridiques et améliorez les résultats grâce à l'application des lignes directrices en matière de facturation,
- Réduire le temps consacré au traitement et à l'approbation des factures, et profiter des remises pour paiement anticipé.
- Suivez et présentez les budgets par période ou par phase de l'affaire et améliorez la précision des prévisions au fil du temps. Suivez les régularisations et les réalisations par rapport à ces budgets tout au long du cycle de vie de l'affaire.
- Exiger automatiquement des entreprises qu'elles soumettent les profils et les tarifs des chronométreurs pour approbation avant de commencer à travailler, afin de s'assurer que les avocats internes travaillent toujours avec les informations les plus récentes.
- Maintenir une piste d'audit automatique de toutes les modifications apportées aux factures, y compris les approbations, les révisions, les ajustements et les rejets.
- Optimisez la sélection des entreprises et des chronométreurs grâce à la visibilité et aux rapports qui permettent des évaluations au fil du temps - permettant à votre équipe de considérer la valeur plutôt que le seul coût.
Plus important encore, de nombreuses entreprises ayant mis en place une solution de facturation électronique performante parviennent à réduire leurs dépenses juridiques de 5 à 10 % par an.
La liste des avantages pourrait être encore longue, mais nous la résumerons par cette citation de Brian McGovern, ancien responsable des données juridiques et aujourd'hui directeur exécutif de Mitratech, qui a mis en œuvre la solution de gestion des dossiers et de facturation électronique TeamConnect :
"Nous avons constaté une amélioration considérable de la qualité de nos données et de la normalisation de nos processus. À elle seule, la mise en œuvre de la facturation électronique nous a permis d'économiser en moyenne 6,7 % sur les factures légales. Dans certains domaines, ces économies ont même été plus importantes....C'est un cadeau qui ne s'arrête jamais".
Pourquoi les services juridiques des entreprises ont besoin d'une gestion des dépenses
Si le retour sur investissement n'est pas suffisant pour vous convaincre que de nombreuses équipes juridiques d'entreprise se tournent vers la gestion des dépenses, ce type de solution technologique est également essentiel pour relever d'autres défis dans le domaine juridique.
"Jusqu'à aujourd'hui, la compétence opérationnelle était à peine la norme. Aujourd'hui, alors que l'on attend des entreprises qu'elles fournissent des prestations de haut niveau, les services juridiques doivent faire leur part pour fournir un service optimal et être gérés comme une entreprise, développer des plans stratégiques, des budgets réfléchis, mettre en œuvre des outils d'amélioration de l'efficacité, développer les talents, tirer parti de la gestion des connaissances, gérer les fournisseurs, et faire bien d'autres choses encore." - CLOC
Une étude menée par Hobson & Company a identifié deux principaux défis commerciaux qui poussent Legal à adopter une solution de gestion des dépenses :
- Processus inefficaces et lourds
- Lignes directrices en matière de facturation et tarifs négociés non appliqués
Maintenant, zoomons un peu plus sur chacun d'entre eux.
1 - Processus inefficaces et fastidieux
Sans une vue unique des dépenses juridiques externes, les juristes d'entreprise et le personnel administratif peuvent facilement passer un nombre croissant d'heures à répondre aux demandes de paiement individuelles et à communiquer avec les cabinets d'avocats.
La documentation et les factures essentielles étant réparties entre plusieurs plateformes et systèmes - courriels, disques durs sur le cloud, serveurs individuels et feuilles de calcul, pour n'en citer que quelques-uns - essayer de compiler tout ce qui est nécessaire à l'examen des factures peut s'avérer inefficace et fastidieux, tout en consommant d'innombrables heures de travail coûteuses pour le personnel.
En outre, ces tâches manuelles et chronophages peuvent également miner le moral du personnel. Souvent, les avocats, recrutés pour leur connaissance de la pratique du droit, sont obligés de se consacrer à des tâches administratives, ce qui épuise leur productivité et les détourne d'un travail plus important.
Selon Adobe Research, 81 % des employés de bureau américains considèrent les technologies de pointe comme un facteur clé de leur satisfaction au travail. Si votre entreprise peut mettre en œuvre des outils qui favorisent l'efficacité afin que les employés passent moins de temps sur les processus et plus de temps sur le travail pour lequel ils ont été embauchés, vous n'augmenterez pas seulement la productivité et la rentabilité, mais vous inspirerez également des employés plus heureux.
2 - Lignes directrices en matière de facturation non appliquées et taux négociés
L'une des principales infractions en matière de facturation commises par les avocats externes ? Augmenter leurs tarifs sans l'accord de leurs clients. Comme ces frais peuvent entraîner des dépassements importants, les avocats salariés passent un temps considérable à vérifier les tarifs facturés par rapport aux tarifs convenus au début de la mission.
Toute solution de gestion des dépenses digne de ce nom devrait être en mesure de vérifier de manière fiable les factures par rapport aux directives spécifiques à l'entreprise - automatiquement - et de notifier les avocats en cas de divergences. De cette façon, vous ne manquerez aucun des éléments suivants :
- D'importantes possibilités de réduction des coûts
- Possibilités de remises sur le volume et d'accords d'honoraires alternatifs en cas d'augmentation de la charge de travail
- Erreurs de facturation
- Postes non conformes aux lignes directrices en matière de facturation
Et tout autre élément important qu'il est si facile de négliger lorsqu'on utilise un processus d'examen manuel.
Atteindre les objectifs de l'entreprise grâce aux solutions de gestion des dépenses juridiques
Le service juridique ne devant pas vivre en vase clos, la gestion des dépenses juridiques n'est pas seulement essentielle à la santé d'un service juridique, mais aussi à celle de l'ensemble de l'entreprise. Utilisé correctement, c'est un outil qui peut placer le service juridique au centre de l'innovation et de l'excellence au sein de l'organisation, et générer une valeur stratégique pour le reste de l'entreprise.
Après tout, selon SpendSource:
"Un plan de gestion des dépenses réussi aligne tous les objectifs de votre entreprise et vous aide à prendre les décisions appropriées et à établir les bons fournisseurs pour atteindre vos objectifs".
Brian McGovern le confirme. En tant que fervent partisan de la priorité donnée aux objectifs commerciaux et aux indicateurs de performance clés, McGovern déclare :
"Bien qu'il soit très important de déterminer où vous voulez être et pourquoi d'un point de vue technologique, il est également important que vous apportiez des changements au niveau de la gestion du processus. De cette façon, vous pouvez fixer des normes pour ce que vous faites et où vous allez en tant qu'entreprise....Bien qu'en fin de compte, votre feuille de route technologique pour les solutions de gestion juridique doive répondre aux besoins juridiques urgents, elle doit également répondre aux préoccupations des entreprises."
Il n'y a pratiquement rien de plus préoccupant pour une entreprise que la nécessité de contrôler les dépenses. En mettant en place une solution adéquate de contrôle des dépenses et de gestion des dépenses de l'entreprise, le service juridique peut donc montrer la voie au reste de l'entreprise.
Vous cherchez plus d'informations sur la gestion des dépenses ? Consultez ces ressources utiles :
