今年 11 月我们要感谢的 4 个法律持有提示
深入了解数据保存、保管、法律持有发布预期等方面的注意事项。
在这个感恩的季节，如果我们不介绍一些缓解创建、沟通和管理法律搁置压力的技巧和窍门，那就太失职了。有效的搁置程序有点像保险--永远值得投资（没有它可能代价高昂）。
在本博客中，我们将重点介绍在法律领域引起共鸣的四个不可或缺的法律保留提示。从程序上的细微差别到技术上的进步，这些经过同行检验的策略有助于法律保留的无缝执行，而这一优势在我们不断变化的法律和监管环境中正变得越来越重要。
建立可辩护、可重复的数据保存实践
采用可辩护、可重复的做法可提高合规性，最大限度地降低与法律保留程序相关的风险，从而为企业节省时间和金钱。
做：
- 与法律顾问密切合作，为所有人制定可辩护、可重复的最佳实践。
- 监控数据收集的进展情况和主动保留的保管人，尤其是那些离开公司的保管人。
- 不断提醒保管人保存信息的责任，并将违规行为上报。
- 保存保存数据的记录，让正确的利益相关者参与进来，并保持对保存数据的便捷访问。
不要起草充满专业术语的法律文件，依赖人工跟踪，或忘记第三方。
积极主动地与托管人沟通法律持有更新情况
您的保管人将是任何拥有与争议、审计或相关案件有关的证据或数据的人，您有责任及时、直接地告知他们保存证据的义务。
做：
- 区分活跃托管人和沉默托管人，随时更新名单并与 IT 团队共享。
- 制定战略，确定所有相关信息来源和应用。
- 向保管人明确传达数据管理责任。
- 考虑将常用通知模板化，以节省时间。
不要依赖人工流程来识别托管人和跟踪更新。
投资自动化法律保留解决方案能够改变法律保留流程，同时改善托管人的体验。托管人和公司双赢，提高投资回报率。
随时向保管员通报情况
为了获得最佳结果并确保整个组织的合规性，让保管人随时了解情况非常重要，因为他们是法律保留流程的中心。然而，对于一个不断发展壮大或分布各处的团队来说，要在如此多的环节中保持手动操作是很有挑战性的。
做：
- 在整个法律持有过程中随时向保管人通报情况，以便更好地合规。
- 使用自动提醒和升级功能，加快指示和证明流程。
- 根据变化或范围进行调整，并在保留期内监控员工的变化。
- 与人力资源和企业数据库整合，及时通知员工离职。
不要仅依靠人工方法跟踪保管情况，因为这可能会导致违规、证据遗失和缺乏可见性。
设定明确的法律保留释放预期
诉讼结束后，必须采取步骤解除扣留，通知保管人可以清除其数据。在实施释放之前，必须确保与所有各方共享完整的重要信息。
做：
- 制定明确的解除搁置程序，并将其传达给保管人。
- 明确解除法律保留的触发因素，如诉讼时效到期或驳回诉讼。
- 概述解除扣留的目的，并提醒保管人注意更新的保留时间表。
- 定期审查未决搁置，了解解除搁置的触发因素。
不要忘记向所有相关方传达解除法律保留的全部内容。
