4 consejos sobre retención legal que agradecemos este noviembre
Sumérjase en lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en materia de conservación de datos, custodia, expectativas legales de liberación y mucho más.
Es época de dar las gracias, y no deberíamos dejar de mencionar los consejos y trucos que alivian la presión de crear, comunicar y gestionar las retenciones legales. Un proceso de retención eficaz es como un seguro: siempre merece la pena la inversión (y no tenerlo puede salir caro).
En este blog, destacamos cuatro consejos indispensables sobre las retenciones legales que resuenan en el ámbito jurídico. Desde matices procedimentales hasta avances tecnológicos, estas estrategias validadas por expertos contribuyen a la perfecta ejecución de las retenciones legales, una ventaja cada vez más importante en nuestro cambiante panorama jurídico y normativo.
Establecer prácticas de conservación de datos defendibles y repetibles
Contar con una práctica defendible y repetible mejora el cumplimiento y minimiza los riesgos asociados al proceso de retención legal, lo que ahorra tiempo y dinero a su empresa.
Hazlo:
- Trabajar en estrecha colaboración con el asesor jurídico para establecer mejores prácticas defendibles y repetibles para todos.
- Supervisar el progreso de la recopilación de datos y los custodios en retenciones activas, especialmente los que abandonan la empresa.
- Recuerde continuamente a los custodios su deber de preservar la información y señale los casos de incumplimiento.
- Llevar un registro de los datos conservados, implicando a las partes interesadas adecuadas y manteniendo un acceso fácil a los datos conservados.
No lo haga: Redactar bodegas legales llenas de jerga, confiar en el seguimiento manual u olvidarse de terceros.
Sea proactivo a la hora de comunicar las actualizaciones de las retenciones legales a sus depositarios.
Sus custodios serán todas las personas que posean pruebas o datos pertinentes para el litigio, la auditoría o el caso en cuestión, y es responsabilidad suya informarles de sus obligaciones de conservación de manera oportuna y directa.
Hazlo:
- Distinguir entre custodios activos y custodios silenciosos, manteniendo una lista actualizada y compartiéndola con el equipo de TI.
- Desarrollar una estrategia para identificar todas las fuentes de información y aplicaciones pertinentes.
- Comunicar claramente las responsabilidades de gestión de datos a los custodios.
- Considere la posibilidad de crear plantillas de notificaciones comunes para ahorrar tiempo.
No lo haga: Confiar en procesos manuales para identificar a los custodios y realizar un seguimiento de las actualizaciones.
Invertir en una solución automatizada de retención legal tiene la capacidad de transformar el proceso de retención legal al tiempo que mejora la experiencia del custodio. Tanto el custodio como la empresa salen ganando, lo que aumenta su ROI.
Mantener informados a los conserjes
Para obtener los mejores resultados y garantizar el cumplimiento en toda la organización, es importante mantener informados a los custodios, ya que son el epicentro del proceso de retención legal. Sin embargo, en un equipo en crecimiento o distribuido, puede ser difícil estar al tanto de esto manualmente con tantas piezas en movimiento.
Hazlo:
- Mantenga informados a los depositarios durante todo el proceso de retención legal para un mejor cumplimiento.
- Utilice recordatorios y escalamientos automatizados para agilizar el proceso de instrucción y certificación.
- Ajústelo en función de los cambios o el alcance, y controle los cambios de los empleados durante el periodo de retención.
- Integración con las bases de datos de RR.HH. y de la empresa para la notificación puntual de las bajas de los empleados.
No: Confiar únicamente en enfoques manuales para el seguimiento de la custodia, ya que puede dar lugar a incumplimientos, expolio de pruebas y falta de visibilidad.
Establezca expectativas claras sobre la liberación de la retención legal
Una vez finalizado el litigio, es importante dar los pasos necesarios para liberar la retención comunicando a los custodios que pueden purgar sus datos. Antes de proceder a la liberación, es importante asegurarse de que la información importante se comparte con todas las partes en su totalidad.
Hazlo:
- Establezca un proceso claro para la liberación de retenciones y comuníquelo a los custodios.
- Especifique los desencadenantes de la liberación de la retención legal, como la expiración del plazo de prescripción o el sobreseimiento del litigio.
- Describa la finalidad de la liberación de la retención y recuerde a los custodios los calendarios de conservación anteriores.
- Revise periódicamente las retenciones abiertas y conozca los factores desencadenantes de su liberación.
No lo haga: Olvide comunicar la liberación de retenciones legales en su totalidad a todas las partes implicadas.
Estos consejos, cuando se siguen, contribuyen a un proceso de retención legal bien gestionado y defendible, ayudando a las organizaciones a adelantarse a los retos de los litigios y a los riesgos potenciales. La implementación de la mejor solución de software de retención de litigios (como LegalHold) maximiza la eficiencia y minimiza los riesgos para un proceso sin problemas. Obtenga más información sobre el ROI de este software (y los riesgos de no tenerlo) a través de nuestro último libro electrónico.
