4 conseils sur le maintien de la légalité dont nous sommes reconnaissants pour ce mois de novembre
Plongez dans les choses à faire et à ne pas faire en matière de préservation des données, de garde, d'attentes légales en matière de libération des données, et bien plus encore.
C'est la saison des remerciements, et nous serions négligents si nous ne mentionnions pas les conseils et astuces qui allègent la pression liée à la création, à la communication et à la gestion des mises en suspens légales. Un processus de mise en suspens efficace est un peu comme une assurance - l'investissement en vaut toujours la peine (et son absence peut s'avérer coûteuse).
Dans ce blog, nous mettons en lumière quatre conseils indispensables sur la mise en suspens des documents juridiques qui trouvent un écho dans le monde juridique. Des nuances procédurales aux avancées technologiques, ces stratégies validées par des pairs contribuent à l'exécution sans faille des suspensions légales, un avantage qui devient de plus en plus important dans notre paysage juridique et réglementaire en mutation.
Établir des pratiques de conservation des données défendables et reproductibles
La mise en place d'une pratique défendable et reproductible améliore la conformité et minimise les risques associés au processus de mise en suspens juridique, ce qui permet à votre entreprise d'économiser du temps et de l'argent.
Faire :
- Travailler en étroite collaboration avec le conseiller juridique afin d'établir des meilleures pratiques défendables et reproductibles pour tous.
- Suivre l'évolution de la collecte des données et des dépositaires en attente active, en particulier ceux qui quittent l'entreprise.
- Rappeler continuellement aux dépositaires leur devoir de préserver l'information et faire remonter les cas de non-conformité.
- Conserver un registre des données préservées, en impliquant les bonnes parties prenantes et en maintenant un accès facile aux données préservées.
À ne pas faire : Rédiger des attendus juridiques truffés de jargon, s'appuyer sur un suivi manuel ou oublier les tiers.
Soyez proactifs dans la communication des mises à jour de la détention légale avec vos dépositaires.
Vos dépositaires seront tous ceux qui possèdent des preuves ou des données pertinentes pour le litige, l'audit ou l'affaire en question - et il est de votre responsabilité de les informer de leurs obligations de conservation en temps opportun et de manière directe.
Faire :
- Distinguer les dépositaires actifs des dépositaires silencieux, en tenant une liste à jour et en la partageant avec l'équipe informatique.
- Élaborer une stratégie pour identifier toutes les sources et applications d'information pertinentes.
- Communiquer clairement aux dépositaires les responsabilités en matière de gestion des données.
- Envisagez de modéliser les avis les plus courants pour gagner du temps.
À ne pas faire : S'appuyer sur des processus manuels pour identifier les dépositaires et suivre les mises à jour.
Investir dans une solution automatisée de mise en suspens des documents juridiques permet de transformer le processus de mise en suspens des documents juridiques tout en améliorant l'expérience du dépositaire. Le dépositaire et l'entreprise sont tous deux gagnants, ce qui permet d'augmenter le retour sur investissement.
Tenir les gardiens informés
Pour obtenir les meilleurs résultats et garantir la conformité dans l'ensemble de l'organisation, il est important de tenir les dépositaires informés, car ils sont l'épicentre du processus de mise en suspens juridique. Cependant, au sein d'une équipe grandissante ou distribuée, il peut être difficile de rester au courant manuellement avec tant d'éléments en mouvement.
Faire :
- Tenir les dépositaires informés tout au long de la procédure de mise en suspens pour une meilleure conformité.
- Utiliser des rappels et des escalades automatisés pour accélérer le processus d'instruction et d'attestation.
- Ajustez-le en fonction des changements ou de la portée, et surveillez les changements de salariés pendant la période d'attente.
- Intégrer les bases de données des ressources humaines et de l'entreprise pour notifier en temps utile les départs de salariés.
À éviter : S'appuyer uniquement sur des approches manuelles pour le suivi de la garde des documents, car cela peut entraîner une non-conformité, une spoliation des preuves et un manque de visibilité.
Fixer des attentes claires en matière de mise en liberté sous contrainte juridique
Lorsque le litige est terminé, il est important de prendre les mesures nécessaires pour lever la rétention en informant les dépositaires qu'ils peuvent purger leurs données. Avant de procéder à la mainlevée, il est important de s'assurer que les informations importantes sont communiquées à toutes les parties dans leur intégralité.
Faire :
- Établir une procédure claire pour la levée des retenues et la communiquer aux dépositaires.
- Préciser les éléments déclencheurs de la levée de la rétention légale, tels que l'expiration du délai de prescription ou le rejet du litige.
- Préciser l'objectif de la levée de la rétention et rappeler aux dépositaires les calendriers de conservation qui les remplacent.
- Examiner régulièrement les mises en suspens et comprendre les éléments déclencheurs de leur libération.
À ne pas faire : Oublier de communiquer l'intégralité de la levée de séquestre à toutes les parties concernées.
Ces conseils, lorsqu'ils sont suivis, contribuent à un processus de mise en suspens juridique bien géré et défendable, aidant les organisations à garder une longueur d'avance sur les défis en matière de litiges et les risques potentiels. La mise en œuvre d'une solution logicielle de mise en suspens des litiges de premier ordre (comme LegalHold) maximise l'efficacité et minimise les risques pour un processus sans heurts. Pour en savoir plus sur le retour sur investissement de ce logiciel (et sur les risques liés à son absence), consultez notre dernier e-book.
