法律运营优化的 7 个要点，第一部分

法律业务优化变得至关重要。为什么？作为企业内训练有素、技能最娴熟的部门之一，而且往往是训练有素、技能最娴熟的部门，法律部门以及为其提供支持的法律运营团队面临着巨大的业绩压力。

首席执行官和高级管理层越来越希望看到他们的法律部门发挥领导作用，探索如何更有效地开展业务，为组织的其他部门增加战略价值。

法律运营经理和团队实现这一目标的主要途径之一是什么？ 拥抱技术。

在力所能及的范围内，法律部门的领导者应该寻找机会，接受法律运营这一新兴实践领域，并积极展示技术解决方案如何通过提高洞察力和更明智的规划来降低低效、减少成本并促进增长。

让我们来探讨一下正在将法律运营引入其部门的法律专业人士是如何越来越多地利用法律事务管理、电子账单和TAP 工作流程自动化技术来帮助他们解决刚才提到的许多问题的。

以下是法律运营优化可为企业带来最大价值的三个重要领域，以及技术如何帮助法律运营经理和团队实现这一目标。

实施一致的新事项启动流程

如上文所述，法律部门正受到越来越严格的审查，要求其成为组织中运营最好的部门之一。实现这一目标的方法之一是什么？法律运营优化应包括提高事务管理流程各方面的效率。

面对在整个组织内开启、分配和管理新事务的挑战，许多法律团队认识到，他们一直使用的传统/自制或手动系统 严重阻碍了业务的顺利开展： 这些系统无法嵌入或体现法律最佳实践。

当开启事务、管理工作效率和报告事务进展的常规流程被分散时，就会给法律部门的员工造成负担。律师、律师助理和业务人员被琐碎、重复的手工任务和查找遗漏信息的工作所拖累。

解决方案

今天、法律事务管理技术使法律团队能够解决这些挑战，并从实施中获得三大好处：

• 减少开启新事务的工作量。 通过自动开启事务，我们的客户可以使用模板和创建标准来规范整个法律部门的事务。这样，开启新事务的时间就从 60 分钟缩短到 15 分钟。
• 建立单一真相源。所有事务数据的集中位置可确保数据库的完整性和准确性。除了获取更好的数据外，法律事务管理解决方案还能提供全面的搜索和报告功能，供法律部门用于规范工作和识别趋势，从而随着时间的推移改善结果和成果。
• 主动管理成本。由于所有事务数据都是集中管理的，因此法律部门可以对工作量进行事务管理，并改善律师和公司之间的负载平衡。确保法律顾问与能为法律部门提供最高价值的公司合作，并优化内部员工的工作，这可以 每年可为企业节省 1.5% 的外部法律开支。的外部法律开支。

发票审查和批准流程自动化

法律部门最大的成本中心之一是与外部法律顾问合作的相关支出。毫不奇怪，法律部门面临着越来越严格的预算审查，对外部法律顾问管理的准确性也有了更高的要求。

在当今环境下，您的总法律顾问需要更好地了解支出情况，并在计划过程中提高可预测性。

这意味着 可预测的法律支出预测并 有效地聘用和管理外部法律顾问关系。.由于使用过时的人工支出管理和电子账单流程，法律团队往往将过多的宝贵时间投入到低价值的任务中，例如： ：

• 处理、审查和批准发票
• 执行计费准则
• 答复律师事务所的询问
• 解决因发票提交不正确、不完整或迟交而产生的争议

为了提供准确的预测，您的团队需要从外部法律顾问那里获得更新和应计信息。如果不能实时查看或协作处理正在进行中的事务，您就会不知所措，不知道某项事务是否会超出预算、超出时间或超出范围。

当收到发票时，往往已是工作完成很久之后，这进一步阻碍了对发票的审查，并导致更多的来回对话和争议。即使为与您有业务往来的公司制定了指导方针，也很难识别这些指导方针是否得到了始终如一的遵守。

解决方案

有了包括最新电子账单解决方案在内的法律支出管理前瞻性战略，法律运营团队就可以从发票审核等琐碎工作转向突出法律部门为企业带来的战略价值。通过管理和自动发票工作流程功能优化法律运营，可帮助您在特定领域执行这些优先事项：

• 处理、审查和批准发票.通过提高可视性和跟踪能力，有机地改进开票实践，从而优化支出、减少争议并加强关系。
• 执行计费准则.通过嵌入计费指南，有问题的细列项目会被标记出来以供审查，从而使发票审查人员能够快速整理发票并进行调整或拒绝。随着时间的推移，您的顶级律师事务所将了解并改进他们的计费程序，因为对支出的审查增加了。仅此一项，每年就可减少多达 3% 的法律支出。
• 简化与外部律师的沟通。 电子账单可以加快付款流程，帮助律师事务所满足您的要求和期望。使用电子账单解决方案可以让您享受到 AFA 和提前付款折扣。它还能减少通过电子邮件和电话就发票处理和付款进行询问的次数。它可能不会在一夜之间改变与外部法律顾问的关系，但它 能为简化当前流程、减少员工时间浪费、消除重复付款和执行谈判创造了机会。

利用仪表盘开始跟踪关键绩效指标，使整个团队都能看到进展情况

随着法律部门越来越以业务为导向，使用关键绩效指标 (KPI) 衡量绩效和成果已成为一种标准的最佳做法。

通过这种方法推动取得更好成果的途径之一是提高对关键绩效指标的认识，也就是 是什么它们是什么以及 它们它们究竟是什么以及它们在推动实现哪些目标。

然而，了解这一点非常重要：使用关键绩效指标指导组织内部决策的方式 使用 法律管理技术 将 比比没有使用 KPI 的组织要有效得多。 不使用这种技术。为什么？因为通过这些解决方案提供的仪表盘功能，整个团队都能看到对实现关键绩效指标至关重要的数据。

一些常见的关键绩效指标是新加入法律运营部门的团队希望从跟踪和回答相关问题开始的：

• 未决事项的数量、阶段和状态，以获得按事项类型/类别分列的平均未决天数。
• 按工作人员和公司分配任务，以实现资源分配和长期优化。
• 按事务类型划分的年初至今的法律支出和法律支出，以实现总体支出的逐年减少。

这些指标固然有用，但随着法律部门越来越精通业务和技术，提出的问题也相应变得更加复杂。借助当今更先进的法律解决方案，您可以从简单地报告指标转向回答这些关键问题：

• "我们的工作是否物有所值？"
• "与我们通常的趋势相比，我们做得怎么样？"
• "我们使用哪家外部法律顾问公司处理诉讼事务，这些事务中对我们有利的结果占多大比例？

解决方案

目前，大多数行业领先的法律运营自动化系统都提供标准的交互式仪表板，可提供 实时报告和可视性 标准报告和高级报告的可视性，这些报告与传统的关键绩效指标（KPI）保持一致。正如《哈佛商业评论》的凯文-克莱姆（Kevin Clem）等专家分析师所指出的，这些功能可以改变游戏规则。

随着法律业务和自动化改造了许多以前以人工为导向的任务，这些仪表盘也为团队成员提供了一种简便的方式，使他们能够向高级管理人员记录业绩和进展，而这些业绩和进展在以前是很难分析或模糊的。这方面的例子有哪些？

举例说明：缩短事务生命周期。 法律团队处理一个法律事务从开始到结束需要多长时间？决策者喜欢将这一关键绩效指标与行业平均水平进行比较，因为它适用于多个领域。例如，与历史平均水平相比，部门结案需要多长时间？或者，与过去相比，现在部门审查和重新划定合同需要多长时间？

通过监控这些周期时间，可以深入了解部门对业务合作伙伴的响应程度。或者，在诉讼案件中，有助于确定部门是否正在尽其所能，在案件产生高额外部律师费用之前解决案件。

举例说明： 让团队成员完成任务。 与周期时间有关的是，确保法律事务不被遗漏并成为重大责任非常重要。为此，关键绩效指标跟踪报告可帮助您创建整个团队的能见度，提醒律师注意闲置时间过长的事务。分发给目标团队成员的 "滴答报告 "可确保不遗漏任何事项，确保部门内没有盲点。

了解和可视化这些关键趋势的能力 作为法律运营专业人员，您可以主动管理和应对任何不利于部门绩效的趋势。