7 points essentiels pour l'optimisation des opérations juridiques, première partie

L'optimisation des opérations juridiques est devenue vitale. Pourquoi ? En tant que l'une des divisions les mieux formées et les plus qualifiées au sein d'une organisation - et souvent la plus formée et la plus qualifiée - le service juridique et l'équipe des opérations juridiques qui le soutiennent sont soumis à une pression énorme en termes de performances.

Les PDG et les cadres supérieurs souhaitent de plus en plus que leurs services juridiques fassent preuve de leadership en explorant les moyens de gérer leurs opérations plus efficacement afin d'apporter une valeur ajoutée stratégique au reste de l'organisation.

L'un des principaux moyens dont disposent les responsables et les équipes des opérations juridiques pour atteindre cet objectif ? En adoptant la technologie.

Dans la mesure du possible, les responsables des services juridiques devraient rechercher des occasions d'adopter le domaine d'activité en plein essor des opérations juridiques et démontrer activement comment les solutions technologiques peuvent réduire les inefficacités, les coûts et promouvoir la croissance grâce à une meilleure compréhension et à une planification plus intelligente.

Voyons comment les professionnels du droit qui introduisent les opérations juridiques dans leurs services se tournent de plus en plus vers les technologies de gestion des affaires juridiques, de facturation électronique et d'automatisation des flux de travail TAP pour les aider à résoudre la plupart des problèmes que nous venons d'évoquer.

Voici trois domaines essentiels dans lesquels l'optimisation des opérations juridiques peut apporter une valeur maximale à une organisation, et comment la technologie peut aider les responsables et les équipes des opérations juridiques à y parvenir.

Mise en œuvre d'une procédure cohérente pour l'ouverture de nouveaux dossiers

Comme nous l'avons souligné plus haut, les services juridiques sont de plus en plus scrutés pour être l'une des divisions les mieux gérées de l'organisation. Une façon d'y parvenir ? L'optimisation des opérations juridiques devrait consister à rendre plus efficaces certains aspects du processus de gestion des dossiers.

Confrontées au défi d'ouvrir, d'assigner et de gérer de nouvelles affaires dans l'ensemble de l'organisation, de nombreuses équipes juridiques reconnaissent que les systèmes hérités, développés en interne ou manuels qu'elles utilisent constituent un sérieux obstacle au bon déroulement des opérations : Ils ne sont tout simplement pas en mesure d'intégrer ou de prendre en compte les meilleures pratiques juridiques.

Lorsque les processus habituels d'ouverture des dossiers, de gestion du flux de travail et d'établissement de rapports sur l'état d'avancement des dossiers sont décentralisés, ils alourdissent le travail du personnel du service juridique. Les avocats, les assistants juridiques et le personnel opérationnel s'enlisent dans des tâches manuelles banales et répétitives et dans la recherche d'informations manquantes.

Solution

Aujourd'hui, technologie de gestion des dossiers juridiques permet aux équipes juridiques de relever ces défis, avec trois avantages clés à la clé :

• Réduire l'effort d'ouverture de nouveaux dossiers. En automatisant l'ouverture des dossiers, nos clients peuvent utiliser des modèles et créer des normes pour normaliser les dossiers au sein du service juridique. Le temps nécessaire à l'ouverture d'un nouveau dossier passe ainsi de 60 à 15 minutes.
• Établir une source unique de vérité. Un emplacement centralisé pour toutes les données relatives aux affaires juridiques garantit une base de données complète et précise. Au-delà du simple accès à des données de meilleure qualité, une solution de gestion des dossiers juridiques offre des capacités de recherche et de reporting complètes que le service juridique peut utiliser pour normaliser le travail et identifier les tendances afin d'améliorer les résultats au fil du temps.
• Gestion proactive des coûts. La centralisation de toutes les données relatives aux dossiers permet au service juridique de gérer la charge de travail et d'améliorer l'équilibre des charges entre les avocats et les cabinets. En veillant à ce que les avocats travaillent avec les cabinets qui apportent la plus grande valeur ajoutée au service juridique et en optimisant le travail effectué par le personnel interne, on peut permettre à l'organisation d'économiser 1,5 % de dépenses juridiques externes par an.

Automatiser le processus d'examen et d'approbation des factures

Les dépenses liées à la collaboration avec les conseillers externes constituent l'un des principaux centres de coûts au sein du service juridique. Il n'est donc pas surprenant que les services juridiques fassent l'objet d'une surveillance budgétaire accrue et que les attentes concernant la précision de la gestion des conseillers externes soient de plus en plus grandes.

Dans l'environnement actuel, votre directeur juridique a besoin d'une meilleure visibilité sur les dépenses et d'une plus grande prévisibilité dans le processus de planification.

Cela signifie qu'il faut prévisibles en ce qui concerne les prévisions de dépenses juridiques et efficace dans l'engagement et la gestion des relations avec les conseillers externes.. Avec des processus manuels de gestion des dépenses et de facturation électronique dépassés, les équipes juridiques consacrent souvent trop de temps précieux à des tâches à faible valeur ajoutée telles que.. :

• Traitement, examen et approbation des factures
• Mise en œuvre des lignes directrices en matière de facturation
• Répondre aux demandes de renseignements des cabinets juridiques
• Résolution des litiges liés à la présentation de factures incorrectes, incomplètes ou tardives

Pour pouvoir établir des prévisions avec certitude, votre équipe doit recevoir des mises à jour et des régularisations de la part des avocats externes. Sans visibilité ou collaboration en temps réel sur le travail en cours, vous êtes dans l'incertitude et vous vous demandez si une affaire va dépasser le budget, le temps ou l'étendue.

Lorsque la facture est reçue, c'est souvent longtemps après que le travail a été effectué, ce qui gêne encore plus l'examen de la facture et conduit à de nouvelles conversations et à de nouveaux litiges. Même lorsque des lignes directrices sont établies pour les entreprises avec lesquelles vous faites affaire, il devient difficile de savoir si elles sont ou non respectées de manière cohérente.

Solution

Avec une stratégie proactive de gestion des dépenses juridiques qui inclut une solution de facturation électronique à jour, l'équipe des opérations juridiques peut passer de tâches banales telles que l'examen des factures à la mise en évidence de la valeur stratégique que le service juridique apporte à l'organisation. L'optimisation des opérations juridiques par la gestion et l'automatisation du workflow des factures peut vous aider à mettre en œuvre ces priorités dans des domaines spécifiques :

• Traitement, examen et approbation des factures. En améliorant la visibilité et le suivi, l'amélioration organique des pratiques de facturation se traduit par une optimisation des dépenses, une réduction des litiges et une amélioration des relations.
• Application des lignes directrices en matière de facturation. En intégrant des directives de facturation, les lignes douteuses sont signalées pour examen, ce qui permet aux personnes chargées d'examiner les factures de les trier rapidement et de les ajuster ou de les rejeter. Au fil du temps, vos meilleurs cabinets d'avocats comprendront et amélioreront leurs procédures de facturation en raison de l'examen plus approfondi des dépenses. Cet avantage peut à lui seul réduire les dépenses juridiques de 3 % par an.
• Rationaliser les communications avec les avocats externes. La facturation électronique peut accélérer le processus de paiement et aider les cabinets d'avocats à se conformer à vos exigences et à vos attentes. L'utilisation d'une solution de facturation électronique vous permettra de profiter des AFA et des remises pour paiement anticipé. Elle réduira également le nombre de demandes de renseignements par courrier électronique et par téléphone concernant le traitement et le paiement des factures. Cela ne transformera peut-être pas les relations avec les avocats externes du jour au lendemain, mais cela mais elle Elle ne transformera peut-être pas les relations avec les avocats externes du jour au lendemain, mais elle offre la possibilité de rationaliser les processus actuels, de réduire le temps perdu par le personnel, d'éliminer les paiements en double et d'imposer des négociations.

Commencez à suivre les indicateurs clés de performance à l'aide de tableaux de bord qui rendent les progrès visibles pour toute l'équipe.

Les services juridiques étant de plus en plus orientés vers les affaires, l'évaluation des performances et des résultats à l'aide d'indicateurs clés de performance (ICP) est devenue une pratique standard.

L'un des moyens d'obtenir de meilleurs résultats grâce à cette méthodologie est de mieux faire connaître les indicateurs clés de performance (ICP), c'est-à-dire exactement ce que l'on attend d'une personne. ce qu'ils qu'ils sont et quels objectifs qu'ils permettent d'atteindre - à votre équipe.

Il est pourtant important de le comprendre : La façon dont les indicateurs de performance clés sont utilisés pour orienter la prise de décision au sein d'une organisation à l'aide de technologie de gestion juridique sera nettement plus efficace que lorsque les ICP sont utilisés par une organisation qui n'est pas n'utilise pas utilise pas cette technologie. Pourquoi ? Parce que les données essentielles à la réalisation des ICP sont mises à la disposition de l'ensemble de l'équipe grâce aux fonctions de tableau de bord offertes par ces solutions.

Les équipes qui débutent dans le domaine des opérations juridiques voudront commencer par suivre certains indicateurs clés de performance et répondre à des questions à leur sujet :

• Le nombre d'affaires en cours, leur stade et leur état d'avancement pour obtenir le nombre moyen de jours d'ouverture par type/catégorie d'affaire.
• Affectation des dossiers par membre du personnel et par entreprise afin d'obtenir une allocation des ressources et une optimisation au fil du temps.
• les dépenses juridiques depuis le début de l'année et les dépenses juridiques par type d'affaire, afin de permettre une réduction des dépenses globales d'une année sur l'autre.

Ces mesures peuvent certainement être utiles, mais à mesure qu'un service juridique devient plus avisé sur le plan commercial et technologique, les questions qu'il pose deviennent de plus en plus complexes. Grâce aux solutions juridiques les plus avancées d'aujourd'hui, vous pouvez aller au-delà du simple rapport sur les mesures et répondre à ces questions cruciales :

• "Obtenons-nous la meilleure valeur pour ce travail ?"
• "Comment nous situons-nous par rapport à nos tendances habituelles ?
• "Quel est le cabinet d'avocats extérieur auquel nous faisons appel pour nos litiges et quel est le pourcentage de ces litiges qui ont abouti à des résultats favorables pour nous ?

Solution

La plupart des systèmes d'automatisation des opérations juridiques proposent aujourd'hui des tableaux de bord standard et interactifs qui fournissent des rapports en temps réel et une visibilité des rapports standards et avancés qui permettent de suivre les indicateurs clés de performance conventionnels. Comme l'ont souligné des analystes experts tels que Kevin Clem de la HBR, ces tableaux peuvent changer la donne.

À mesure que les opérations juridiques et l'automatisation transforment de nombreuses tâches auparavant manuelles, ces tableaux de bord offrent également aux membres de l'équipe un moyen facile de documenter les performances et les progrès réalisés par les cadres supérieurs dans des domaines qui, auparavant, auraient été difficiles à analyser ou obscurs. Des exemples de ce qui se passe ?

Exemple : Réduction du cycle de vie d'une affaire. Combien de temps faut-il à l'équipe juridique pour traiter une affaire juridique, de l'ouverture à la clôture ? Les décideurs aiment comparer cet ICP aux moyennes du secteur, car il est applicable à un certain nombre de domaines. Par exemple, combien de temps faut-il au département pour clôturer les affaires de contentieux par rapport à la moyenne historique ? Ou encore, combien de temps faut-il au service pour examiner et réviser les contrats aujourd'hui par rapport au passé ?

Le suivi de ces temps de cycle peut fournir des informations essentielles sur la réactivité du service vis-à-vis de ses partenaires commerciaux. Ou, dans le cas d'un litige, il permet de déterminer si le service fait tout ce qui est en son pouvoir pour régler les affaires avant qu'elles n'entraînent de lourds frais d'avocat externe.

Exemple : Faire en sorte que les membres de l'équipe restent concentrés sur leur tâche. En ce qui concerne les temps de cycle, il est important de veiller à ce que les affaires juridiques ne passent pas entre les mailles du filet et ne deviennent pas des responsabilités majeures. À cette fin, les rapports de suivi des indicateurs clés de performance vous permettent de créer une visibilité au sein de l'équipe qui alerte les avocats sur les affaires qui restent en suspens trop longtemps. Des "rapports de contrôle" distribués à des membres ciblés de l'équipe permettent de s'assurer que rien n'est oublié et qu'il n'y a pas d'angle mort dans votre service.

La capacité à comprendre et à visualiser ces tendances clés vous permet, en tant que professionnel des opérations juridiques, de gérer et d'aborder de manière proactive toute tendance préjudiciable aux performances de votre service.