7 aspectos esenciales para la optimización de las operaciones jurídicas, primera parte

La optimización de las operaciones jurídicas se ha vuelto vital. ¿Por qué? Al ser una de las divisiones más formadas y capacitadas de una organización -y con frecuencia la más formada y capacitada-, el departamento jurídico, y el equipo de Operaciones Jurídicas que lo respalda, están sometidos a una enorme presión de rendimiento.

A los directores generales y a la alta dirección les gusta cada vez más que sus departamentos jurídicos demuestren su liderazgo explorando formas de gestionar sus operaciones con mayor eficacia para añadir valor estratégico al resto de la organización.

¿Una de las principales formas que tienen los directores y equipos de operaciones jurídicas de lograr este objetivo? Adoptando la tecnología.

En la medida de lo posible, los responsables de los departamentos jurídicos deben buscar oportunidades para adoptar el área de práctica en auge de las operaciones jurídicas y demostrar activamente cómo las soluciones tecnológicas pueden reducir la ineficacia, reducir los costes y promover el crecimiento a través de una mayor comprensión y una planificación más inteligente.

Exploremos cómo los profesionales jurídicos que están introduciendo Operaciones Jurídicas en sus departamentos recurren cada vez más a las tecnologías de gestión de asuntos jurídicos, facturación electrónica y automatización de flujos de trabajo TAP para ayudarles a resolver muchos de los problemas que acabamos de mencionar.

He aquí tres áreas esenciales en las que la optimización de las Operaciones Jurídicas puede aportar el máximo valor a una organización, y cómo la tecnología puede ayudar a los responsables y equipos de Operaciones Jurídicas a conseguirlo.

Implantar un proceso coherente para la apertura de nuevos asuntos

Como hemos señalado anteriormente, los departamentos jurídicos están sometidos a un escrutinio cada vez mayor para que sean una de las divisiones mejor gestionadas de la organización. ¿Una forma de lograrlo? La optimización de las operaciones jurídicas debe implicar que los aspectos del proceso de gestión de asuntos sean más eficientes.

Enfrentados al reto de abrir, asignar y gestionar nuevos asuntos en toda la organización, muchos equipos jurídicos reconocen que los sistemas heredados, caseros o manuales que han estado utilizando suponen un serio obstáculo para la fluidez de las operaciones: Simplemente no son capaces de integrar o tener en cuenta las mejores prácticas jurídicas.

Cuando los procesos rutinarios de apertura de asuntos, gestión del flujo de trabajo y elaboración de informes sobre el progreso de los asuntos están descentralizados, suponen una carga para el personal del departamento jurídico. Empantanan a abogados, asistentes jurídicos y personal de operaciones con tareas manuales mundanas y repetitivas y búsquedas de información que falta.

Solución

Hoy, tecnología de gestión de asuntos jurídicos permite a los equipos jurídicos resolver estos retos, con tres ventajas clave derivadas de su implantación:

• Reducción del esfuerzo para abrir nuevos asuntos. Al automatizar la apertura de asuntos, nuestros clientes pueden utilizar plantillas y crear normas para normalizar los asuntos en todo el departamento jurídico. Esto reduce el tiempo de apertura de un nuevo asunto de 60 a 15 minutos.
• Establecer una única fuente de verdad. Una ubicación centralizada para todos los datos de los asuntos garantiza una base de datos completa y precisa. Más allá del mero acceso a datos de mayor calidad, una solución de gestión de asuntos jurídicos ofrece funciones completas de búsqueda y generación de informes que el departamento jurídico puede utilizar para estandarizar el trabajo e identificar tendencias con el fin de mejorar los resultados a lo largo del tiempo.
• Gestión proactiva de los costes. Dado que todos los datos de los asuntos están centralizados, el departamento jurídico puede gestionar la carga de trabajo de los asuntos y mejorar el equilibrio de la carga entre los abogados internos y los bufetes. Garantizar que los abogados trabajen con los bufetes que aportan el mayor valor al departamento jurídico y optimizar el trabajo realizado por el personal interno puede ahorrar a la organización un 1,5% en gastos jurídicos externos al año.

Automatizar el proceso de revisión y aprobación de facturas

Uno de los mayores centros de costes dentro de la asesoría jurídica es el gasto relacionado con el trabajo con asesores externos. No es de extrañar que los departamentos jurídicos se enfrenten a un mayor escrutinio presupuestario, y que haya mayores expectativas sobre la precisión de la gestión de los abogados externos.

En el entorno actual, el Consejo General necesita una mayor visibilidad del gasto y más previsibilidad en el proceso de planificación.

Eso significa ser previsibles con las previsiones de gasto legal y eficaz en la contratación y gestión de relaciones con asesores externos. Con procesos manuales obsoletos de gestión de gastos y facturación electrónica, los equipos jurídicos suelen dedicar demasiado tiempo valioso a tareas de escaso valor, como:

• Tramitación, revisión y aprobación de facturas
• Aplicación de las directrices de facturación
• Responder a las consultas de los bufetes de abogados
• Resolución de litigios por presentación incorrecta, incompleta o tardía de facturas

Para ofrecer una previsión con certeza, su equipo necesita recibir actualizaciones y acumulaciones de los abogados externos. Sin visibilidad o colaboración en tiempo real sobre el trabajo en curso, no sabrás si un asunto se saldrá del presupuesto, del plazo o del alcance.

Cuando se recibe la factura, a menudo es mucho después de que se haya realizado el trabajo, lo que dificulta aún más la revisión de la factura y da lugar a más conversaciones y disputas. Incluso después de establecer directrices para las empresas con las que se negocia, resulta difícil saber si se siguen o no de forma sistemática.

Solución

Con una estrategia proactiva para gestionar los gastos jurídicos que incluya una solución de facturación electrónica actualizada, un equipo de operaciones jurídicas puede pasar de tareas mundanas como la revisión de facturas a destacar el valor estratégico que el departamento jurídico aporta a la organización. La optimización de las operaciones jurídicas a través de la gestión y las capacidades de flujo de trabajo automatizado de facturas pueden ayudarle a ejecutar estas prioridades en áreas específicas:

• Tramitación, revisión y aprobación de facturas. Al aumentar la visibilidad y el seguimiento, la mejora orgánica de las prácticas de facturación se traduce en una optimización del gasto, una reducción de las disputas y una mejora de las relaciones.
• Aplicación de las directrices de facturación. Al incorporar directrices de facturación, las partidas cuestionables se marcan para su revisión, lo que permite a los revisores de facturas clasificar rápidamente la factura y ajustarla o rechazarla. Con el tiempo, los principales bufetes de abogados comprenderán y mejorarán sus procedimientos de facturación debido al mayor control de los gastos. Este beneficio por sí solo puede reducir el gasto legal hasta en un 3% anual.
• Agilizar las comunicaciones con los abogados externos. La facturación electrónica puede agilizar el proceso de pago y ayudar a los despachos de abogados a cumplir sus requisitos y expectativas. Utilizar una solución de facturación electrónica le permitirá beneficiarse de los descuentos por pronto pago y AFA. También reducirá el número de consultas por correo electrónico y llamadas telefónicas en torno al procesamiento y pago de facturas. Puede que no transforme las relaciones con los abogados externos de la noche a la mañana, pero lo hace de la noche a la mañana, pero ofrece la oportunidad de agilizar los procesos actuales, reducir las pérdidas de tiempo del personal, eliminar los pagos duplicados y reforzar las negociaciones.

Empezar a hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) con cuadros de mando que hagan visible el progreso a todo el equipo.

A medida que los departamentos jurídicos se orientan cada vez más a los negocios, se ha convertido en una buena práctica estándar medir el rendimiento y los resultados mediante Indicadores Clave de Rendimiento (KPI).

Una de las formas de obtener mejores resultados con esta metodología es dar a conocer mejor los KPI, es decir, exactamente qué qué son y qué objetivos que persiguen- a su equipo.

Sin embargo, es importante entenderlo: La forma en que los KPI se utilizan para dirigir la toma de decisiones dentro de una organización utilizando tecnología de gestión jurídica será significativamente más eficaz que cuando los KPI son empleados por una organización que no utilice esta tecnología. ¿Por qué? Porque los datos esenciales para alcanzar los KPI se ponen a disposición de todo el equipo a través de las funciones de cuadros de mando que ofrecen estas soluciones.

Algunos de los KPI comunes que los equipos nuevos en Operaciones Jurídicas querrán empezar a rastrear y sobre los que responderán preguntas:

• El número de asuntos abiertos, su fase y estado para llegar a la media de días abiertos por tipo/categoría de asunto.
• Asignación de asuntos por funcionario y empresa para llegar a la asignación de recursos y su optimización a lo largo del tiempo.
• Gastos jurídicos en lo que va de año y gastos jurídicos por tipo de asunto, para permitir una reducción interanual de los gastos globales.

Estas métricas pueden ser ciertamente útiles, pero a medida que un departamento jurídico adquiere más conocimientos empresariales y tecnológicos, las preguntas que se plantea se vuelven cada vez más complejas. Con las soluciones jurídicas más avanzadas de hoy en día se puede ir más allá de la simple presentación de informes sobre métricas para responder a estas preguntas críticas:

• "¿Estamos obteniendo el mejor valor por este trabajo?".
• "¿Cómo vamos con respecto a nuestras tendencias habituales?"
• "¿Qué empresa de asesoramiento externo estamos utilizando para nuestros asuntos contenciosos, y qué porcentaje de esos asuntos han arrojado resultados favorables para nosotros?".

Solución

En la actualidad, la mayoría de los sistemas de automatización de operaciones jurídicas líderes del sector ofrecen cuadros de mando estándar e interactivos que proporcionan informes en tiempo real y visibilidad en informes estándar y avanzados que hacen un seguimiento de los KPI convencionales. Como han señalado analistas expertos como Kevin Clem, de HBR, pueden cambiar las reglas del juego.

A medida que las operaciones jurídicas y la automatización transforman muchas tareas que antes eran manuales, estos cuadros de mando también ofrecen a los miembros del equipo una forma sencilla de documentar el rendimiento y el progreso a los altos ejecutivos sobre lo que antes habría sido difícil de analizar u oscuro. ¿Ejemplos de cómo funciona esto?

Ejemplo: Reducir el ciclo de vida de un asunto. ¿Cuánto tiempo tarda el equipo jurídico en tramitar un asunto jurídico desde que se abre hasta que se cierra? A los responsables de la toma de decisiones les gusta comparar este KPI con las medias del sector porque es aplicable a varias áreas. Por ejemplo, ¿cuánto tarda el departamento en cerrar los casos de litigios en comparación con la media histórica? ¿O cuánto tarda el departamento en revisar y revisar los contratos en comparación con el pasado?

El seguimiento de estos tiempos de ciclo puede proporcionar información clave sobre la capacidad de respuesta del departamento a sus socios comerciales. O, en el caso de los litigios, ayuda a determinar si el departamento está haciendo todo lo posible para resolver los casos antes de que incurran en elevados honorarios de abogados externos.

Por ejemplo: Mantener a los miembros del equipo al día. En relación con los tiempos de ciclo, es importante garantizar que los asuntos jurídicos no se pierdan y se conviertan en grandes responsabilidades. Para ello, los informes de seguimiento de los KPI permiten crear una visibilidad en todo el equipo que alerta a los abogados de los asuntos que permanecen inactivos durante demasiado tiempo. Los "informes de seguimiento" distribuidos a determinados miembros del equipo garantizan que no se pase nada por alto y que no haya puntos ciegos en el departamento.

La capacidad de comprender y visualizar estas tendencias clave le permite, como profesional de Operaciones Jurídicas, gestionar y abordar de forma proactiva cualquier tendencia que vaya en detrimento del rendimiento de su departamento.