了解不良行为：人力资源专业人士指南

什么是 "不利行动"？

在研究不良行为时，您可能会遇到有关银行、信用评分、住房、保险和就业的问题。虽然这些情况各不相同，但它们都涉及消费者报告，这就是为什么它们必须遵守 FCRA 规定的不利行动程序。在工作场所，消费者报告相当于就业背景调查。

不利行动是指根据筛选过程中发现的信息而做出的对就业有负面影响的任何决定。这包括

• 拒绝求职者
• 解雇在职员工
• 拒绝晋升
• 受消费者报告负面影响的任何其他就业决定

不利行动旨在保护个人免受不公正结果的影响，尤其是在身份被盗或报告有误的情况下。

如果不遵守不良行为要求，贵机构将面临来自个人、消费者金融保护局 (CFPB)、联邦贸易委员会 (FTC) 和其他监管机构的罚款和诉讼。

对雇主有哪些要求？

在介绍了基础知识之后，让我们来看看确保合规所必须遵循的步骤。

第 1 步：反向行动前通知

负面行动前通知或信函是负面行动程序的第一步。该通知告知应聘者，根据背景调查中发现的信息，您可能不会继续聘用、晋升等。您做出此决定所依据的信息必须与工作本身和无法胜任工作相关。

此外，雇主或筛查公司应向应聘者发送一份背景调查副本和应聘者权利摘要。

步骤 2：等待时间

在发出反面行动前通知后，您必须等待一段合理的时间（通常为 5-7 个工作日），以便让候选人有机会审查文件并对任何不准确之处提出异议。在此期间，应聘者可以联系雇主或背景调查提供方来解决这些问题。

消费者报告中出现差异有几个原因，候选人可以提出异议，其中包括

• 身份盗窃
• 信用报告机构报告的过时信息或信用评分
• 法院报告中的誊写或打字错误
• 通用名称造成的混淆

步骤 3：审查候选人的答复

如果候选人对报告提出异议，消费者报告机构（背景审查提供商）必须进行调查，并在 30 天内解决问题。在此期间，招聘程序应暂停，职位应保持空缺，直至调查结束。

步骤 4：不利行动通知

如果没有提出争议，或一旦调查得到解决，您就可以继续发出最终不利行动通知。该通知必须包括

• 不继续就业的原因
• 关于候选人有权在 60 天内对其背景报告提出异议并免费获取一份副本的信息

如果使用第三方进行背景审查，则还必须包括：

• 机构名称、地址和联系方式
• 承认雇用决定由雇主而非第三方机构做出的声明

步骤 5：处置敏感信息

最后通知送达后，仍有一些清理工作要做，以保持合规。FCRA 要求按照《处理规则》的规定妥善处理所有敏感信息。这包括对纸质和电子文档的说明。

注：根据各州情况，不利行动程序可能还有其他步骤。

不良行为最佳做法

为确保您的组织保持合规并避免法律陷阱，在处理不利行动时必须遵循最佳做法。以下是一些需要牢记的关键策略：

• 提个醒：在征得应聘者的书面同意之前，告知他们你正在进行背景筛查，并确保他们知道筛查结果可能会影响他们的就业。
• 妥善保存文件：为避免诉讼或合规，应记录流程的每个步骤，并保留副本直至流程完成。
• 注意时间：设置提醒并记录每个步骤所需的时间。您必须这样做，才能遵守规定的截止日期和等待时间。
• 了解州和地方法律：与第三方或法律团队合作，确保符合州和地方的特殊要求。这可能适用于所需的等待时间、所需的文件以及其他步骤
• 随时了解公平机会雇佣法：这些法律在不断演变，因此了解最新情况非常重要。
• 与第三方合作：保持合规的最简单方法之一是与背景筛选提供商合作，他们可以为您处理这些要求。