Ya ha pasado por el proceso de contratación, ha enviado una carta de oferta y sólo le queda comprobar los antecedentes. Pero, ¿qué ocurre cuando los resultados muestran una bandera roja? Puede decidir rescindir la oferta, pero no es tan sencillo como parece.
Antes de tomar cualquier decisión final de contratación, debe seguir el proceso de acción adversa.
Aunque pueda parecer una molestia, este proceso es crucial para proteger su reputación y evitar cuantiosas multas.
De hecho, en 2018, Petco fue condenado a pagar más de $ 1 millón debido a una demanda colectiva por violar la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA). Más recientemente, Walgreens enfrentó una demanda similar y debe pagar hasta $ 918 a las personas que no fueron notificadas adecuadamente de que su empleo fue denegado en base a sus verificaciones de antecedentes entre marzo de 2020 y mayo de 2022.
En este blog, explicaremos qué es una acción adversa, qué se exige a los empresarios y compartiremos algunas buenas prácticas para garantizar su cumplimiento.
¿Qué es una acción adversa?
Al investigar sobre las acciones adversas, es posible que se encuentre con referencias a bancos, puntuaciones de crédito, vivienda, seguros y empleo. Si bien estas situaciones difieren, todas implican informes de consumidores, razón por la cual deben cumplir con el proceso de acción adversa en virtud de la FCRA. En el contexto laboral, un informe de consumidor equivale a una verificación de antecedentes laborales.
Por acción adversa se entiende cualquier decisión que afecte negativamente al empleo basada en información descubierta durante el proceso de selección. Esto incluye:
- Rechazar a un solicitante de empleo
- Despido de un empleado
- Denegación de un ascenso
- Cualquier otra decisión laboral influida negativamente por el informe del consumidor
La acción adversa está concebida para proteger a las personas de resultados injustos, especialmente en casos de usurpación de identidad o errores en sus informes.
El incumplimiento de los requisitos sobre acciones adversas expone a su organización a multas y demandas de particulares, la Oficina de Protección Financiera del Consumidor (CFPB), la Comisión Federal de Comercio (FTC) y otros organismos reguladores.
¿Qué se exige a los empresarios?
Ahora que ya hemos cubierto los aspectos básicos, repasemos los pasos que debe seguir para garantizar el cumplimiento.
Paso 1: Notificación previa de acción adversa
Una notificación o carta previa a la acción adversa es el primer paso en el proceso de acción adversa. En este aviso se informa al candidato de que no se puede proceder a su contratación, promoción, etc., basándose en la información encontrada en la comprobación de antecedentes. La información en la que ha basado esta decisión debe ser relevante para el puesto en sí y para la incapacidad para desempeñar el trabajo.
Además, el empresario o la empresa de selección deben enviar al candidato una copia de la verificación de antecedentes y un resumen de sus derechos.
Paso 2: Tiempo de espera
Después de emitir la notificación previa a la acción adversa, debe esperar un tiempo razonable -normalmente de 5 a 7 días laborables- para dar al candidato la oportunidad de revisar los documentos y rebatir cualquier inexactitud. Durante este período, el candidato puede ponerse en contacto con el empleador o con el proveedor de la verificación de antecedentes para abordar estas cuestiones.
Las discrepancias en un informe del consumidor pueden deberse a varios motivos, entre ellos:
- Robo de identidad
- Información obsoleta comunicada por una agencia de información crediticia o calificación crediticia
- Errores de transcripción o mecanografía en los informes judiciales
- Confusión derivada de un nombre común
Paso 3: Revisar la respuesta del candidato
Si el candidato impugna el informe, la agencia de informes de los consumidores (proveedor de la investigación de antecedentes) debe llevar a cabo una investigación y dispone de hasta 30 días para resolver la cuestión. El proceso de contratación debe detenerse durante este tiempo, y el puesto debe permanecer abierto hasta que finalice la investigación.
Paso 4: Notificación de acción adversa
Si no se plantea ninguna disputa, o una vez resuelta la investigación, puede proceder a la notificación final de acción adversa. Este aviso debe incluir:
- La razón para no seguir adelante con el empleo
- Información sobre el derecho del candidato a impugnar y obtener una copia gratuita de su informe de antecedentes en un plazo de 60 días.
Si recurre a un tercero para la investigación de antecedentes, también debe incluir:
- Nombre, dirección e información de contacto de la agencia
- Una declaración en la que se reconozca que la decisión de contratación ha sido tomada por el empleador y no por el organismo tercero.
Paso 5: Eliminar la información sensible
Tras la entrega de la notificación final, aún queda algo de limpieza por hacer para seguir cumpliendo la ley. La FCRA exige que toda la información confidencial se elimine adecuadamente, tal como se indica en la Regla de eliminación. Esto incluye instrucciones tanto para los documentos en papel como para los electrónicos.
Nota: puede haber pasos adicionales en el proceso de acción adversa, dependiendo del Estado.
Buenas prácticas en materia de medidas adversas
Para garantizar que su organización cumple la normativa y evita escollos legales, es esencial seguir las mejores prácticas a la hora de gestionar las acciones adversas. He aquí algunas estrategias clave a tener en cuenta:
- Informe a los candidatos de que está realizando una investigación de antecedentes y asegúrese de que son conscientes de que los resultados podrían afectar a su empleo antes de obtener su consentimiento por escrito.
- Conserve la documentación adecuada: Para evitar demandas o el cumplimiento de la normativa, documente cada paso del proceso y conserve copias hasta que el proceso haya finalizado.
- Vigile el tiempo: Establezca recordatorios y controle el tiempo que tarda cada paso. Debe hacerlo para mantener el cumplimiento de los plazos y tiempos de espera requeridos.
- Sea consciente de las leyes estatales y locales: Trabaje con un tercero o un equipo jurídico para garantizar el cumplimiento de los requisitos estatales y locales específicos. Esto puede aplicarse al tiempo de espera necesario, la documentación requerida y los pasos adicionales
- Manténgase informado sobre las leyes de contratación por oportunidad justa: Estas leyes evolucionan continuamente, por lo que es importante mantenerse al día.
- Trabaje con un tercero: Una de las formas más sencillas de cumplir la normativa es trabajar con un proveedor de investigación de antecedentes que pueda gestionar estos requisitos por usted.
¿Preparado para pasar a la acción?
¿Se siente un poco abrumado? Estas normativas de cumplimiento pueden hacer que tu trabajo como profesional de RRHH sea estresante, sobre todo si tienes en cuenta las diferencias a nivel estatal y de condado.
Sin embargo, es bueno recordar que estas leyes se establecen para proteger tanto al individuo como a la organización de riesgos y acciones injustas.
Si usted está buscando una manera de simplificar el cumplimiento y navegar por el proceso de acción adversa de manera eficiente, entonces puede ser el momento de buscar un socio de investigación de antecedentes que maneje la parte difícil para usted como Mitratech.
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Preguntas frecuentes sobre medidas adversas
Un aviso de acción adversa es una notificación formal de un empleador que indica que puede tomarse una decisión de empleo negativa basada en la información encontrada en una comprobación de antecedentes.
Ha recibido un aviso de acción adversa porque la información de su verificación de antecedentes ha levantado una bandera roja que podría afectar negativamente a su empleo si no se resuelve.
Por ejemplo, rechazar a un solicitante de empleo, despedir a un empleado o denegar un ascenso basándose en los resultados de una comprobación de antecedentes.
No necesariamente. Indica que puede tomarse una decisión negativa, pero usted tiene la oportunidad de impugnar las conclusiones antes de una decisión final.
Si recibe un aviso previo de acción adversa, revise la verificación de antecedentes proporcionada y discuta cualquier inexactitud con el empleador o la agencia de selección.
Los empleadores deben emitir una notificación previa de acción adversa, dar tiempo al candidato para responder, revisar cualquier disputa y, a continuación, emitir una notificación final de acción adversa si es necesario.
Revise inmediatamente la verificación de antecedentes en busca de errores, póngase en contacto con el empleador o la agencia de selección para disputar las inexactitudes y comprenda sus derechos en virtud de la FCRA.
Puede consultar este Resumen de sus derechos en virtud de la Ley de Informes de Crédito Justos de la FTC para obtener más información sobre los derechos de los empleados.
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