被起诉(或起诉某人)当然不是我们大多数人乐于听到的一句话。但让我们面对现实吧--生活和诉讼有时就是会发生。
一旦出现这种情况,非专业人士最好能熟悉基本术语,甚至一些法律工作人员也可能需要温故而知新。 毕竟,如果你已经收到了通知,现在还不是开始谷歌搜索 "什么是诉讼保留通知 "的最佳时机。那么,话不多说,让我们直接进入主题-- 什么是诉讼保留?
首先,诉讼保留 有几种不同的名称。它可以被称为 "法律搁置"、"保存令 "或 "搁置令"。它由公司的法律团队签发,是对组织的电子或纸质文档销毁政策的暂时中止,涉及任何可能与新的或即将发生的法律案件相关的文档。
相当拗口!从根本上说,员工被要求不得删除或丢弃任何可能与诉讼相关的文件。
整个流程从发出(或收到)诉讼搁置通知开始。
什么是诉讼保留通知?
诉讼保留通知、法律保留通知或文件保存通知(是的,它们确实有很多名字)是一份标准文件,来自面临诉讼、政府调查或审计的组织的内部法律顾问。
该文件发给相关公司(甚至政府组织)的员工,概述了他们保存所有相关信息、文件、数据和记录的义务。该文件包含重要的解释,其目的是保护所有相关证据免遭破坏或篡改,并确保在诉讼前的取证过程中可用。
如果你的组织合理地预期会有诉讼,就 必须实施诉讼搁置。只要有可能在证据开示过程中需要的信息,就应该提醒员工。当贵公司收到投诉、要求函或明确说明或要求保存某些文件或信息的保存函时,可能会公布保存要求。
企业可以在内部发出诉讼保全令,您的律师也可以使用诉讼保全函发出诉讼保全令。如果公司不遵守诉讼搁置令,可能会面临处罚。处罚可能包括巨额罚款、偿还对方的诉讼费用或对未履行披露义务的一方进行推论。
法律保留通知由哪些内容组成?
作为一份重要的法律文件,任何书面法律保留通知都应包括以下几点内容:
- 对诉讼或调查主题的全面描述--这有助于接收者确定自己是否掌握相关信息。
- 明确指示不得销毁、删除或更改记录,并举例说明应保存的记录及其来源。这方面的例子包括
- 工作和家用电脑
- 手机
- 语音邮件系统(包括办公室和个人)及其备份磁带
- 警告保存任何可能相关信息的重要性--更重要的是,警告不遵守诉讼通知的潜在后果。
- 关于需要保存的文件和资料类型以及相关日期范围的详细指南。
- 向接收人解释,根据扣留通知进行保存的义务在他们收到通知后才终止;这一义务是持续的。
- 负责签发和执行法律扣留的公司法律顾问的详细联系方式。另一种方法是提供另一个内部联络人的详细联系信息,该人负责回答有关诉讼保留的问题,并接收公司员工收集的相关信息。
不遵守法律保留通知的后果?
未能及时实施和维持诉讼搁置会产生严重的法律后果。美国法院经常因公司和其他组织未能正确实施诉讼搁置而对其进行制裁。
这些制裁可能包括金钱处罚,如支付对手的法律费用和成本;就丢失或销毁的任何信息向陪审团作出不利推论的指示;以及排除支持索赔或辩护的证据。在一些严重的案件中,甚至可能延伸到缺席判决或驳回诉讼。

诉讼保全的最佳做法
很显然,一旦得知即将发生诉讼或调查,每个组织都有义务保存所有相关信息,除非你想面临处罚。
然而,传统的法律保留方法可能困难重重、成本高昂且容易出错,从而不必要地使公司面临风险。您的企业需要一个端到端的管理解决方案,以可辩护、一致和可报告的方式管理法律保留流程。
集中管理文件
相关数据和文件可能分散在多个部门或不同地点的多个人员和系统中。这就给手工操作的合规工作带来了极大的难度和成本。
合适的法律保留解决方案可让您集中管理文件和信息,并与内部系统集成,从而根据最新的员工数据快速识别相关信息的潜在保管人。
自动化流程和创建模板
如果没有自动化解决方案,工作人员就很难确定保管人并获得所需的证明,以确保可辩护的合规性。将这一流程自动化并使用法律保留模板可以节省法务人员的时间,由于采用了一致的可报告流程,法务人员管理法律保留的时间减少了 75%,同时还降低了诉讼风险。
通过它,您可以向正确的托管人传达指示,然后自动提醒和升级,以推动及时合规。
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