审计 "一词会让全国各地的人力资源专业人员感到恐惧。随着罚款的不断增加，I-9 审核可能会让小错误变成大损失。
保持合规性并避免代价高昂的审核是人力资源工作中较为复杂的方面之一。不过不用担心，我们会帮助您面对这些恐惧，了解您需要知道的一切，包括哪些情况会引发 I-9 审核，以及如何避免审核。
什么是 I-9 审核？
1986 年 11 月，美国颁布了《移民改革与控制法案》，要求雇主使用 I-9 表核实雇员的身份和就业资格。
美国国土安全部（DHS）和美国移民与海关执法局（ICE）对 I-9 进行审核，以确保企业遵守法律并保持准确的记录。如果一家公司被审核发现不合规，除其他处罚外，可能会面临每份表格最高 2,789 美元的罚款。自 2024 年 6 月 28 日起，这些罚款额将有所增加。您可在《联邦公报》上查看增加罚款的完整清单。
I-9 审核的潜在触发因素
现在，让我们深入探讨一下哪些因素会引发 I-9 审核，以及如何降低风险。
数据库标记
国土安全部拥有一个移民和就业核查数据的数据库。该数据库跟踪趋势并捕捉 "红旗"，以提醒潜在的违规行为。其中一些趋势和 "红旗 "包括
- 行业：如果您所在的行业违规风险较高，您可能会成为目标。这包括酒店业、零售业和农业。
- 地理位置：某些地理 "热点 "更容易引发审计。
- 以前的审计数据：以往的错误或违规历史会增加再次接受审计的可能性。
合并、收购或所有权变更
企业所有权的过渡会促使 I-9 审核，以核实是否继续合规。
如果收购公司决定将卖方的员工视为 "新员工"，这一点尤为重要，因为可能会有大量新的 I-9 表格需要填写。
投诉或建议
投诉是审计的常见触发因素，因为投诉的来源多种多样：
- 在职员工：如果在职员工发现 I-9 管理不正确或非法雇用无证工人的证据，他们可以投诉。这些报告通常是最可信的。
- 前雇员：如果前雇员对自己被解雇感到不满，或认为自己的工作被无证工人抢走，他们可以提出申诉。
- 求职者：未被录用的求职者可能会声称他们的工作被无证工人抢走了，或者在申请过程中没有适当地处理移民身份问题。这些投诉往往缺乏可信度，但仍可引发审核。
- 竞争对手：商业竞争对手可能会提出投诉以扰乱经营，但这些投诉通常缺乏证据。
媒体关注
负面的媒体报道，尤其是与移民问题有关的负面报道，可能会引起移民及海关执法局的注意并引发审计。
其他政府机构调查或审计
政府机构通过合作来实现其目标，因此一个机构的调查可能会导致对 I-9 合规性的审查。
- 国税局或其他监督机构：其他与劳工/劳动力相关的审核可能会发现 I-9 合规性问题。
- 秘密线人：秘密线人：秘密线人向联邦政府提供信息，以换取对自己联邦案件的保护。
- 同谋：参与运输或窝藏无证工人等犯罪活动的个人可能会提供有关雇用无证工人的公司的信息，以减轻他们的刑罚。
如果您被审计了会怎样？
如果您的公司被标记为要接受审核，那么审核程序将以检查通知（NOI）开始。雇主至少有三个工作日的时间来提供所要求的 I-9 表格。
- 纸质流程：如果您使用纸质流程，则必须提供 I-9 和员工为其 I-9 提供的其他相关文件的副本和扫描件。
- 电子身份验证：使用电子身份验证的雇主必须制作并保留员工提交的 I-9 表格清单 A 的文件副本。
- 其他程序：对员工使用其他程序的雇主必须保留员工为 I-9 表格证明身份和就业资格而提交的所有文件的清晰可读副本。
国土安全调查局（HSI）还可能要求提供其他文件，如工资单信息、在职和离职员工名单、公司章程和营业执照。
移民与海关执法局检查员将审查其完整性和准确性。不符之处可能导致警告或罚款，罚款数额根据企业规模、以往违规次数和违规严重程度等因素确定。如果被罚款，您的企业有权在收到罚款意向通知 (NIF) 后 30 天内要求听证。为了更好地了解这一过程，ICE在其网站上提供了一个有用的流程图。
如何避免审计
避免审计的最佳方法是保持最新的 I-9 管理程序。以下是您可以采取的几个步骤：
定期进行内部审计：
- 确保在当前的入职流程中准确、及时地填写 I-9 表格。
- 检查现任和前任员工的 I-9 是否有误。
了解常见的 I-9 错误。
- 为人力资源工作人员提供培训
- 人力资源部门的员工应掌握 I-9 合规做法和贵公司程序的最新知识。
保持信息畅通
- 关注美国公民及移民服务局（USCIS）网站的更新。
使用电子 I-9 解决方案
电子系统可以简化流程，降低出错风险。例如，MitratechTracker I-9保持了 20 多年零客户罚款的完美记录。
I-9 审核常见问题
ICE 审计的结果取决于审计结果。以下是可能出现的情况：
积极成果：
- 检查结果通知（合规信函）：这意味着贵公司符合 I-9 规定。
负面结果：
- 可疑文件通知：移民及海关执法局认为您可能有未经授权工作的雇员。需要进一步调查。
- 差异通知：ICE 无法核实特定员工的就业资格。您需要提供补充文件。
- 技术或程序故障通知：I-9 表格有错误。您将有 10 个工作日的时间进行更正，否则将面临更严重的后果。
- 警告通知：发现了严重的 I-9 违规行为，但您有机会改正并避免罚款。
- 罚款意向通知 (NOIF)：发现严重的 I-9 违规行为。您将收到拟议罚款并有机会上诉。
- 最终命令： 如果您不对 NOIF 提起上诉或上诉失败，您将面临被处以的罚款。
切记：即使收到警告或差异通知，也要认真对待发现的问题，并采取纠正措施，防止今后再出现问题。
I-9 内部审计就像是对公司的体检。它可以帮助您
- 在 ICE 出错之前发现并纠正错误
- 防止代价高昂的罚款
- 向员工和监管机构展示合规性
- 降低诉讼风险
定期审核可以帮助您提前发现潜在问题，保持良好的合规状态。
发现遗失或错误的 I-9 表格可能会令人担忧。以下是您应该采取的措施：
- 不要惊慌。错误总会发生。
- 找到丢失的表格。查看员工档案、异地存储或直接与员工联系。
- 纠正错误。如果可能，请更正表格。对于重大错误，应创建一份新表格，并将其附在旧表格之后，同时附上解释。
- 填写缺失的部分。如果缺少第 2 部分，请让员工填写。
请记住，及时准确地纠正错误至关重要。
所有受雇日期在 1986 年 11 月 6 日之后的员工都必须填写 I-9 表。这包括
- 全职员工
- 兼职雇员
- 合同工
- 临时工
基本上，任何为贵公司工作的人都需要 I-9。
移民及海关执法局特工在 I-9 审核过程中重点关注几个关键方面：
- 完整性：是否正确填写所有部分
- 及时性：表格是否在规定时间内完成？
- 文件审查：提交的文件是否核实了员工的身份和工作许可？
- 保存：I-9 表格的保存期限是否正确？
- 歧视的证据：是否有任何模式表明存在歧视性做法？
通过了解这些方面，您可以更好地为审计做好准备，降低被处罚的风险。
审计并不可怕--看看如何审计
即使尽了最大努力，审计仍有可能发生，但这并不可怕！关键是要未雨绸缪，做好准备。如果 I-9 审核发生，掌握正确的信息和工具将有助于确保审核尽可能顺利进行。
如欲了解 Mitratech 如何帮助您保持合规，请与我们的团队成员预约一次演示，了解我们的 I-9 管理解决方案。
