Was löst ein I-9 Audit aus?

Was ist ein I-9 Audit?

Im November 1986 wurde das Gesetz zur Reform und Kontrolle der Einwanderung (Immigration Reform and Control Act) erlassen, das die Arbeitgeber verpflichtet, die Identität und Beschäftigungsberechtigung ihrer Mitarbeiter mit dem Formular I-9 zu überprüfen.

Das US-Ministerium für Heimatschutz (DHS) und die US-Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) führen I-9-Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass Unternehmen das Gesetz einhalten und korrekte Unterlagen führen. Wird ein Unternehmen geprüft und für nicht konform befunden, kann es neben anderen Strafen mit Geldbußen von bis zu 2.789 US-Dollar pro Formular belegt werden. Ab dem 28. Juni 2024 werden diese Geldbußen erhöht. Die vollständige Liste der erhöhten Bußgelder finden Sie im Federal Register.

Mögliche Auslöser für ein I-9 Audit

Gehen wir nun näher darauf ein, was eine I-9-Prüfung auslösen kann und wie Sie Ihr Risiko mindern können.

Kennzeichnung durch die Datenbank

Das DHS unterhält eine Datenbank mit Daten zur Überprüfung von Einwanderung und Beschäftigung. In dieser Datenbank werden Trends verfolgt und "rote Flaggen" entdeckt, die auf mögliche Verstöße hinweisen. Einige dieser Trends und "roten Fahnen" umfassen:

• Branche: Wenn Sie in einer Branche tätig sind, in der ein höheres Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften besteht, können Sie ins Visier genommen werden. Dazu gehören das Gastgewerbe, der Einzelhandel und die Landwirtschaft.
• Geografischer Standort: Bestimmte geografische "Hotspots" lösen mit größerer Wahrscheinlichkeit Prüfungen aus.
• Frühere Prüfungsdaten: Fehler in der Vergangenheit oder Verstöße in der Vergangenheit erhöhen die Wahrscheinlichkeit, erneut geprüft zu werden.

Fusionen, Übernahmen oder Änderungen der Eigentumsverhältnisse

Bei einem Wechsel des Unternehmensinhabers kann es zu I-9-Audits kommen, um die weitere Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen.

Dies ist besonders wichtig, wenn das erwerbende Unternehmen beschließt, die Mitarbeiter des Verkäufers als "Neueinstellungen" zu betrachten, da möglicherweise viele neue I-9-Formulare ausgefüllt werden müssen.

Reklamationen oder Tipps

Beschwerden sind ein häufiger Auslöser für Audits, da sie aus verschiedenen Quellen stammen können:

• Derzeitige Mitarbeiter: Wenn derzeitige Mitarbeiter Beweise für eine falsche I-9-Verwaltung oder die illegale Einstellung von Arbeitnehmern ohne Papiere entdecken, können sie eine Beschwerde einreichen. Diese Berichte sind in der Regel am glaubwürdigsten.
• Ehemalige Mitarbeiter: Ehemalige Arbeitnehmer können eine Beschwerde einreichen, wenn sie über ihre Kündigung verärgert sind oder glauben, dass sie ihren Arbeitsplatz an einen Arbeitnehmer ohne Papiere verloren haben.
• Stellenbewerber: Bewerber, die nicht eingestellt wurden, können behaupten, dass sie die Stelle an einen Arbeitnehmer ohne Papiere verloren haben oder dass der Einwanderungsstatus während des Bewerbungsverfahrens nicht ordnungsgemäß geprüft wurde. Diese Beschwerden sind oft nicht glaubwürdig, können aber dennoch eine Prüfung auslösen.
• Konkurrenten: Geschäftskonkurrenten können Beschwerden einreichen, um den Geschäftsbetrieb zu stören, auch wenn dafür in der Regel keine Beweise vorliegen.

Aufmerksamkeit der Medien

Negative Berichterstattung in den Medien, insbesondere im Zusammenhang mit Einwanderungsfragen, kann die Aufmerksamkeit des ICE auf sich ziehen und eine Prüfung auslösen.

Andere Untersuchungen oder Prüfungen von Regierungsbehörden

Die Behörden arbeiten zusammen, um ihre Ziele zu erreichen, so dass eine Untersuchung durch eine Behörde zu einer Überprüfung der Einhaltung der I-9-Vorschriften führen kann.

• IRS oder andere Aufsichtsbehörden: Andere arbeitsbezogene Prüfungen können Probleme mit der Einhaltung des I-9 aufdecken.
• Vertrauliche Informanten: Vertrauliche Informanten stellen der Bundesregierung Informationen zur Verfügung und erhalten dafür Schutz in ihrem eigenen Fall.
• Mitverschwörer: Personen, die an kriminellen Aktivitäten wie dem Transport oder der Beherbergung von Arbeitnehmern ohne Papiere beteiligt sind, können Informationen über Unternehmen anbieten, die Arbeitnehmer ohne Papiere beschäftigen, um ihre Strafe zu verringern.

Was passiert, wenn Sie geprüft werden?

Wenn Ihr Unternehmen für eine Prüfung vorgesehen ist, beginnt das Verfahren mit einer Notice of Inspection (NOI). Die Arbeitgeber haben mindestens drei Arbeitstage Zeit, um das/die angeforderte(n) Formular(e) I-9 vorzulegen.

• Papierverfahren: Wenn Sie ein Papierverfahren verwenden, müssen Kopien und Scans der I-9s und anderer relevanter Dokumente, die die Mitarbeiter für ihre I-9s einreichen, bereitgestellt werden.
• E-Verify: Arbeitgeber, die E-Verify nutzen, müssen Kopien der von den Mitarbeitern vorgelegten Unterlagen für Liste A des Formulars I-9 anfertigen und aufbewahren.
• Andere Verfahren: Arbeitgeber, die ein alternatives Verfahren mit einem Arbeitnehmer anwenden, müssen eine klare und lesbare Kopie aller Dokumente aufbewahren, die der Arbeitnehmer vorlegt, um die Identität und die Berechtigung zur Beschäftigung für das Formular I-9 nachzuweisen.

Die Homeland Security Investigations (HSI) können auch zusätzliche Unterlagen anfordern, z. B. Informationen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, eine Liste der aktiven und ausgeschiedenen Mitarbeiter, Gründungsurkunden und Geschäftslizenzen.

Die ICE-Inspektoren überprüfen sie auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Unstimmigkeiten können zu Verwarnungen oder Geldbußen führen, die auf der Grundlage von Faktoren wie der Größe des Unternehmens, der Anzahl früherer Verstöße und der Schwere der Verstöße festgelegt werden. Im Falle eines Bußgeldbescheids hat Ihr Unternehmen Anspruch auf eine Anhörung, wenn Sie diese innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Notice of Intent to Fine (NIF) beantragen.Zum besseren Verständnis des Verfahrens bietet das ICE auf seiner Website ein hilfreiches Flussdiagramm.

Audits müssen nicht beängstigend sein - Sehen Sie, wie

Auch wenn wir uns noch so sehr bemühen, kann es zu Prüfungen kommen - aber sie müssen nicht beängstigend sein! Der Schlüssel ist, proaktiv und vorbereitet zu sein. Wenn es zu einem I-9-Audit kommt, kann man mit den richtigen Informationen und Hilfsmitteln dafür sorgen, dass es so reibungslos wie möglich abläuft.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Mitratech Sie bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützen kann, vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo mit einem unserer Teammitglieder, um unsere I-9-Managementlösung in Aktion zu sehen.