如何创建无纸化工作流程（以及原因）

首先是什么？ 依靠纸张是 昂贵.首先是纸张本身的成本（更不用说它对环境的影响），然后是纸张的物理存储要求。

您还需要考虑到，这会降低员工的工作效率和生产率。这不仅会拖慢他们的工作速度，还会增加出错的可能性，从而带来更大的风险。

让我们深入了解一下，如果贵组织还没有实现无纸化，为什么要考虑实现无纸化。

无纸化的好处

降低成本

空间对于任何组织来说都是一个挑战--物理存储成本是大多数组织的主要支出。从纸张成本到打印机、硬件、办公用品，再到运输和邮寄成本，无纸化办公可以为你节省一笔惊人的费用，而这是你在制定预算时根本没有考虑到的。

电子存储就是答案。这样既节省了存储空间，又节省了上述所有费用，还节省了操作成本和时间，否则就会浪费在通过混乱的纸张线索寻找特定文件上。

尤其是在 COVID-19 大流行导致实际工作场所发生变化的今天，以物理形式存储文件可能会增加不必要的复杂性。您的员工有可能在家工作，也有可能在办公室和远程办公之间来回奔波，因此，让他们都能平等地访问所需的资源和文件至关重要。

更好地协作和减少错误

处理工作流程的人员越少，出现人为 错误的 可能性自然就越小。 特别是在纸质流程中，人为出错的几率非常高；这可能涉及到从不完整的表格到难以辨认的笔迹等任何问题。

尽管这些错误在当时看来可能微不足道（而且可能很容易就会无辜地犯错），但它们会扰乱你的工作流程。 这可能会导致员工相互指责，激起不满情绪或引起员工的不满。

通过无纸化办公，你更有可能 发现工作流程本身的问题，而不是团队成员的问题，并专注于如何改进流程，以提高未来的绩效。这样可以减少人为错误， 加强员工和团队之间的协作， 提高士气。

提高安全性和合规性

与任何工作流程或过程的数字化一样，当您将文件转移到基于云的无纸化系统时，您将加强安全措施，防范物理威胁。从盗窃到火灾或洪水等自然灾害，以纸质形式存储的重要数据很容易丢失，而一旦备份了这些数据，就能更好地利用数据恢复选项应对威胁。

一旦您从堆积如山的不完整或缺失的纸质文件过渡到数字纸质跟踪，对流程的审核就会变得更加简单快捷。文件的数字化记录意味着更高的透明度和可见性，从而更容易确保您符合所有必要的行业和政府法规。

[bctt tweet="几乎有一半的打印文件在 24 小时内被扔掉，30% 的文件根本没有从打印机上取过。" via="no"]

使用一流的工具促进无纸化工作流程

无纸化工作流程是什么样的？ 没有一个放之四海而皆准的答案。 因为创建无纸化工作流程的第一步，就是确定要数字化的工作流程。

尝试从一个广泛使用的工作流程开始，该流程遵循同一套流程，并经常重复。 新员工入职培训就是一个例子。简化这一流程可以为人力资源部门节省数不清的宝贵时间，并帮助新员工以最高效的方式为自己的角色做好准备。

通过自动化使用频率高的工作流程，您可以很快看到投资回报率。 同时也能尽早向组织内的其他人展示无纸化工作流程的好处。

在实现无纸化的过程中，您可能需要考虑的另一个良好开端是在流程中加入电子签名。这是一种在数字文件上表示同意或批准的简单方式，而且在法律上是可以接受的。电子签名软件是一种安全、便捷的方式，让您可以随时随地在线签署文件，它可以加快协议流程，最大限度地提高整个组织的工作效率。

不知道从哪里开始？Mitratech 提供的TAP 工作流程自动化是一种易于实施的解决方案。它与最先进、最安全的电子签名平台完全集成。当您开始无纸化办公时，您可以高枕无忧，因为您知道您的表格和合同是合规的、具有法律约束力的和安全的。