Comment créer un flux de travail sans papier (et pourquoi !)
L'utilisation d'un flux de travail sans papier en lieu et place d'un processus fondé sur le papier présente d'énormes avantages. À moins que vous n'aimiez les coupures de papier, les accidents d'agrafeuse et les recherches désespérées de documents dans des tiroirs poussiéreux ?
Selon une étude réalisée en 2020 par Gartner, 91 % des organisations sont engagées dans une forme ou une autre d'initiative numérique. Pourquoi ? Parce que c'est tout simplement logique. Même avant que la pandémie ne nous fasse découvrir les environnements de travail hybrides, les processus à forte teneur en papier posaient une myriade de problèmes aux entreprises.
D'abord et avant tout ? S'appuyer sur le papier est coûteux. Tout d'abord, il y a le coût du papier lui-même (sans parler de son impact sur l'environnement), puis il y a les exigences de stockage physique de ce papier.
Vous devez également tenir compte du fait qu'il rend vos employés moins efficaces et réduit leur productivité. Non seulement cela les ralentit, mais cela crée une plus grande marge d'erreur, ce qui accroît les risques.
Voyons plus en détail pourquoi votre organisation devrait envisager de passer au zéro papier, si ce n'est déjà fait.
Les avantages de la dématérialisation
Réduction des coûts
L'espace est toujours un défi pour toute organisation - les coûts de stockage physique représentent une dépense importante pour la plupart d'entre elles. Qu'il s'agisse du coût du papier, des imprimantes, du matériel, des fournitures de bureau ou des frais d'expédition et de courrier, la dématérialisation peut vous faire économiser une somme surprenante que vous n'avez même pas envisagée lors de l'établissement de votre budget.
Le stockage électronique est la solution. Vous économisez de l'espace de stockage et de l'argent sur tous les points susmentionnés, ainsi que sur les coûts d'exploitation et le temps perdu à rechercher un document particulier dans un parcours papier confus.
Aujourd'hui, avec la pandémie de COVID-19 qui entraîne des changements sur le lieu de travail, le stockage de fichiers sous forme physique peut s'avérer inutilement complexe. Vos employés pouvant travailler à domicile ou partager leur temps entre le bureau et le travail à distance, il est essentiel qu'ils aient tous le même accès aux ressources et aux documents dont ils ont besoin.
Comme le souligne un article de Forbes:
"Nous parlons littéralement du bureau sans papier depuis des décennies, mais l'employé de bureau moyen utilise encore quelque 10 000 feuilles de papier par an. Selon The Paperless Project (via Medium), les entreprises américaines "dépensent plus de 120 milliards de dollars en formulaires imprimés, dont la plupart sont périmés au bout de trois mois".
Meilleure collaboration et réduction des erreurs
Moins vous confiez vos flux de travail à des êtres humains, moins vous risquez d'être confronté à des erreurs humaines, naturellement. Dans le cas des processus basés sur le papier, en particulier, le risque d'erreur humaine est assez élevé ; il peut s'agir de formulaires incomplets ou d'une écriture illisible.
Aussi insignifiantes qu'elles puissent paraître sur le moment (et les erreurs peuvent être facilement et innocemment commises), ces erreurs peuvent perturber vos flux de travail. Les employés peuvent alors se rejeter la faute les uns sur les autres, ce qui alimente leur ressentiment ou les rend tout simplement malheureux.
En optant pour la dématérialisation, vous avez plus de chances de trouver des défauts dans le flux de travail lui-même, plutôt que dans les membres de l'équipe, et de vous concentrer sur la manière d'améliorer le processus pour obtenir de meilleures performances à l'avenir. Cela permet de réduire les erreurs humaines , d'améliorer la collaboration et le moral des employés et des équipes.
Amélioration de la sécurité et de la conformité
Comme pour la numérisation de n'importe quel flux de travail ou processus, lorsque vous transférez vos documents vers un système dématérialisé basé sur le cloud, vous renforcez les mesures de sécurité contre les menaces physiques. Du vol aux catastrophes naturelles telles que les incendies ou les inondations, il est facile de perdre des données cruciales stockées sur papier. Une fois ces données sauvegardées, vous êtes bien mieux préparé à faire face aux menaces grâce aux options de récupération des données.
Lorsque vous passez de montagnes de documents incomplets ou manquants à des traces écrites numériques, l'audit de vos processus devient beaucoup plus facile et rapide. L'enregistrement numérique des documents est synonyme de transparence et de visibilité accrues, ce qui vous permet de vous assurer plus facilement que vous êtes en conformité avec toutes les réglementations sectorielles et gouvernementales nécessaires.
Étapes de la mise en œuvre d'un modèle de flux de travail sans papier
Voici les bases de l'évolution - et c'est vraiment le mot juste - des processus papier vers des flux de travail sans papier :
- Établir des procédures de gestion des documents : Il s'agit d'un point fondamental, qui doit impliquer les principales parties prenantes dans son élaboration, et qui doit être mis en place avant toute numérisation .
- Décidez de l'endroit où les données seront stockées : Dans le nuage ? Dans des serveurs sur site ? Pas sur les appareils des employés ou dans d'autres silos où elles pourraient être inaccessibles - et non sécurisées.
- Tirez parti de l'automatisation : Il est évident que vous allez numériser ces processus, mais sans une solution de flux documentaire automatisé, vous constaterez qu'un processus numérique peut être tout aussi long et problématique qu'un processus sur papier.
- Sauvegardez tous les documents numérisés : Assurez-vous de trouver un dépôt centralisé et sécurisé pour ces documents, et suivez une taxonomie numérique qui a du sens pour l'organisation.
- Informer les clients des politiques de destruction des documents : Faites-leur savoir que les copies papier appartiennent désormais au passé et informez-les de votre politique de transition et de stockage de ces fichiers ou documents.
[bctt tweet="Près de la moitié des documents imprimés sont jetés dans les 24 heures, et 30 % ne sont jamais retirés de l'imprimante. "via="no"]
Utiliser les meilleurs outils pour faciliter les flux de travail sans papier
À quoi ressemble un flux de travail sans papier ? Il n'existe pas de réponse unique. En effet, la première étape de la création d'un flux de travail sans papier consiste à déterminer le flux de travail que vous souhaitez numériser.
Essayez de commencer par un flux de travail largement utilisé qui suit le même ensemble de processus et qui est répété fréquemment. L'intégration des nouveaux employés en est un exemple. La rationalisation de ce processus peut permettre à votre service des ressources humaines d'économiser un nombre incalculable d'heures précieuses et d'aider vos nouveaux employés à se préparer à leur rôle de la manière la plus efficace possible.
En automatisant un flux de travail très utilisé, vous pouvez rapidement constater le retour sur investissement. Tout en démontrant les avantages d'un flux de travail sans papier à d'autres personnes au sein de l'organisation.
Un autre bon point de départ que vous pouvez envisager dans le cadre de votre dématérialisation est l'intégration de signatures électroniques dans vos processus. C'est un moyen simple d'indiquer le consentement ou l'approbation sur vos documents numériques, et c'est juridiquement acceptable. C'est un moyen sûr et pratique de signer des documents en ligne depuis n'importe où. Les logiciels de signature électronique ont le pouvoir d'accélérer les processus d'accord et d'optimiser la productivité au sein de votre organisation.
Vous ne savez pas par où commencer ? Mitratech propose l'automatisation du flux de travail TAP comme une solution facile à mettre en œuvre. Elle offre une intégration complète avec les plateformes de signature électronique les plus avancées et les plus sécurisées. Alors que vous commencez à vous passer du papier, vous pouvez être tranquille en sachant que vos formulaires et contrats sont conformes, juridiquement contraignants et sécurisés.
