Cómo crear un flujo de trabajo sin papeles (y por qué)
Utilizar un flujo de trabajo sin papel en lugar de un proceso basado en papel tiene enormes ventajas. A no ser que te gusten los cortes de papel, los accidentes con la grapadora y las búsquedas desesperadas de documentos en cajones polvorientos.
Según un estudio realizado por Gartner en 2020, la friolera del 91% de las organizaciones participan en algún tipo de iniciativa digital. ¿Por qué? Porque tiene sentido. Incluso antes de que la pandemia nos introdujera en los entornos de trabajo híbridos, los procesos en los que pesaba mucho el papel suponían un sinfín de retos para las empresas.
¿En primer lugar? Confiar en el papel es caro. En primer lugar, está el coste del papel en sí (por no mencionar el impacto medioambiental que tiene), y luego están los requisitos de almacenamiento físico de ese papel.
También debe tener en cuenta el hecho de que hace que sus empleados sean menos eficientes y disminuye la productividad. No solo les ralentiza, sino que crea más margen de error, lo que conlleva un mayor riesgo.
Analicemos en profundidad por qué su empresa debería plantearse dejar de utilizar papel, si es que aún no lo ha hecho.
Ventajas de prescindir del papel
Reducción de costes
El espacio es siempre un reto para cualquier organización: los costes de almacenamiento físico son un gasto importante para la mayoría. Desde el coste del papel a las impresoras, pasando por el hardware, el material de oficina o los gastos de envío y correo, la eliminación del papel puede ahorrarte una cantidad sorprendente de dinero que ni siquiera habías tenido en cuenta al elaborar tu presupuesto.
El almacenamiento electrónico es la solución. Ahorras espacio de almacenamiento y dinero en todo lo anterior, así como en costes operativos y tiempo que de otro modo se perdería buscando un documento concreto a través de un confuso rastro de papel.
Especialmente ahora, con la pandemia de COVID-19 provocando cambios en el lugar de trabajo físico, puede añadir una complejidad innecesaria tener archivos almacenados en formato físico. Si tus empleados pueden trabajar desde casa o dividir su tiempo entre la oficina y el trabajo a distancia, es crucial que todos tengan el mismo acceso a los recursos y documentos que necesiten.
Como señala un artículo de Forbes:
"Llevamos décadas hablando literalmente de la oficina sin papel, pero el oficinista medio sigue utilizando unas 10.000 hojas de papel al año. Según The Paperless Project (vía Medium), las empresas estadounidenses 'gastan más de 120.000 millones de dólares en formularios impresos, la mayoría de los cuales quedan obsoletos en tres meses'".
Mejor colaboración y reducción de errores
Cuanto menor sea el número de personas que gestionan los flujos de trabajo, menor será la probabilidad de que se produzcan errores humanos . En el caso concreto de los procesos basados en papel, la posibilidad de que se produzcan errores humanos es bastante alta; puede tratarse de cualquier cosa, desde formularios incompletos hasta escritura ilegible.
Por triviales que puedan parecer en ese momento (y los errores pueden cometerse fácil e inocentemente), estos errores pueden perturbar sus flujos de trabajo. Eso puede hacer que los empleados se culpen unos a otros, alimentando el resentimiento o simplemente provocando el descontento del personal.
Al prescindir del papel, es más probable encontrar fallos en el propio flujo de trabajo, en lugar de en los miembros del equipo, y centrarse en cómo mejorar el proceso para obtener mejores resultados en el futuro. Así se reducen los errores humanos y mejora la colaboración y la moral de los empleados y los equipos.
Mayor seguridad y cumplimiento de la normativa
Al igual que con la digitalización de cualquier flujo de trabajo o proceso, cuando trasladas tus documentos a un sistema sin papel basado en la nube, mejoras las medidas de seguridad contra amenazas físicas. Desde robos a catástrofes naturales como incendios o inundaciones, es fácil perder datos cruciales almacenados en papel. Una vez que tengas una copia de seguridad de esos datos, estarás mucho mejor preparado para las amenazas con opciones de recuperación de datos.
Una vez que pase de las montañas de papeles incompletos o que faltan a los registros digitales, la auditoría de sus procesos será mucho más fácil y rápida. Un registro digital de los documentos se traduce en una mayor transparencia y visibilidad, lo que facilita el cumplimiento de todas las normativas sectoriales y gubernamentales necesarias.
Pasos para implantar un modelo de flujo de trabajo sin papel
Estos son los aspectos básicos para evolucionar -y, en realidad, esa es la palabra adecuada- de los procesos basados en papel a los flujos de trabajo de oficina sin papel:
- Establezca procedimientos para la gestión de documentos: Esto es fundamental, y en su desarrollo deben participar las principales partes interesadas, y tiene que tener lugar antes de digitalizar nada.
- Decide dónde se almacenarán los datos: ¿En la nube? ¿En servidores locales? No en los dispositivos de los empleados ni en otros silos, donde pueden ser inaccesibles e inseguros.
- Aproveche la automatización: Es un hecho que digitalizará estos procesos, pero sin una solución de flujo de trabajo documental automatizada, descubrirá que un proceso digital puede ser tan lento y problemático como uno en papel.
- Haga copias de seguridad de todos los documentos digitalizados: Asegúrate de encontrar un repositorio centralizado seguro para ellos y sigue una taxonomía digital que tenga sentido para la organización.
- Notifique a los clientes las políticas de destrucción de documentos: Hágales saber que las copias impresas se están convirtiendo en cosa del pasado y comuníqueles su política de transición y almacenamiento de estos archivos o documentos.
[bctt tweet="Casi la mitad de los documentos impresos se tiran en 24 horas, y el 30% no se recogen nunca de la impresora. "via="no"]
Utilizar las mejores herramientas para facilitar los flujos de trabajo sin papel
¿Cómo es un flujo de trabajo sin papel? No existe una respuesta única. Porque el primer paso para crear un flujo de trabajo sin papel es decidir qué flujo de trabajo quieres digitalizar.
Intente empezar con un flujo de trabajo ampliamente utilizado que siga el mismo conjunto de procesos y se repita con frecuencia. Un ejemplo podría ser la incorporación de nuevos empleados. Racionalizar este proceso puede ahorrar a tu departamento de RRHH incontables horas de valioso tiempo, y ayuda a tus nuevos empleados a prepararse para sus funciones de la forma más eficiente posible.
Al automatizar un flujo de trabajo que se utiliza mucho, puede ver rápidamente el retorno de la inversión. Al mismo tiempo que demuestra las ventajas de un flujo de trabajo sin papel a otras personas de la organización.
Otro buen punto de partida que puede que desee considerar a medida que avanza hacia la eliminación del papel es la incorporación de firmas electrónicas a sus procesos. Es una forma sencilla de indicar consentimiento o aprobación en sus documentos digitales, y es legalmente aceptable. Es una forma segura y cómoda de firmar documentos en línea desde cualquier lugar, el software de firma electrónica tiene el poder de acelerar los procesos de acuerdo y maximizar la productividad en toda su organización.
¿Confuso sobre por dónde empezar? Mitratech ofrece TAP Workflow Automation como una solución fácil de implementar. Ofrece una integración total con las plataformas de firma electrónica más avanzadas y seguras del mercado. Cuando empiece a prescindir del papel, podrá estar tranquilo sabiendo que sus formularios y contratos cumplen con la normativa, son legalmente vinculantes y seguros.
