Anwendungsfälle der Workflow-Automatisierung

Hardware- und Software-Anfragen

Herausforderung

Erarbeitung eines Verfahrens für die Verwaltung von Hardware- und Softwareanfragen und Ermöglichung der Nachverfolgung dieser Anfragen und Artikel durch die Organisation.

Lösung

• Online-Selbstbedienungsanfragen können in TAP angepasst werden, um alle erforderlichen Informationen zu erfassen.
• Sobald ein Antrag auf Hardware oder Software eingereicht wurde, leitet der Arbeitsablauf diesen an die richtigen Beteiligten/Administratoren zur Prüfung in der vorgesehenen Reihenfolge weiter.
• Regeln und eingebettete Geschäftslogik können in Formulare/Workflows eingebettet werden, um Anfragen vorzufiltern.
• Genehmigungen können andere Arbeitsabläufe wie Hardware-/Software-Schulungen oder Beschaffungen auslösen.
• Durch die Integration mit IT-Asset-Tracking-Systemen kann ein Nachweis über die Zuordnung von Hardware und Software erstellt werden.
• Automatische Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass die Anträge bei Bedarf umgehend von der Verwaltung geprüft werden.
• Statusaktualisierungen können an Antragsteller in verschiedenen Phasen des Überprüfungsprozesses gesendet werden.
• Durch den mobilen Zugriff können die Workflow-Teilnehmer aus der Ferne zugreifen und handeln.
• Ein zentrales Dashboard bietet einen Überblick über alle aktuellen und historischen Anfragen innerhalb des Unternehmens.
• Alle Workflow-Aufzeichnungen, Assets und Dokumentationen werden zentral in einem sicheren Cloud-Repository für spätere Prüfungen und Analysen gespeichert.

Vorteile

• Anfragen können in Minuten oder Stunden statt in Tagen bearbeitet werden.
• Durch die Erfassung genauer Anforderungen über automatisierte Formulare werden Fehler und Hin- und Her-Kommunikation vermieden.
• Die Automatisierung von Formularen und Arbeitsabläufen in einem einzigen System sorgt für konsistente Prozesse und damit für Kosten- und Zeiteinsparungen.
• Anpassungsfähigkeit bedeutet, dass alle Formulare und Arbeitsabläufe an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
• Die zentrale Überwachung ermöglicht eine Echtzeit-Sicherheitsüberwachung und -steuerung von IT-Ressourcen.
• Audits und Analysen von Anträgen können dank der automatischen Archivierung von Workflow-Protokollen und Daten im Detail durchgeführt werden.