Anwendungsfälle der Workflow-Automatisierung

Selbstbedienungs-NDA

Die Automatisierung des NDA-Prozesses durch den Einsatz eines Self-Service-NDA-Workflows kann zu unternehmensweiter Konsistenz und beträchtlichen Einsparungen führen. Aus diesem Grund wenden sich immer mehr Rechtsabteilungen an Lösungen zur Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe wie TAP Workflow Automation.

Beispiel: Als Yahoo Legal TAP nutzte, wurde ein Self-Service-Portal für NDA-Workflows geschaffen, das 20+ Ländersogar unter Verwendung chinesischer Schriftzeichen. Es wird jährlich von Hunderten von Mitarbeitern genutzt und erspart Anwälten und Anwaltsgehilfen die Arbeit mit Hunderten von NDAs, Tausende von kostspieligen Lohnstunden entfallen.

Herausforderung

Entwicklung und Einführung eines NDA-Workflows zur Selbstbedienung, um Ineffizienzen zu beseitigen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und Kosten zu senken.

Lösung

• Selbstbedienungs-NDAs können individuell gestaltet werden oder die vorformatierten Vorlagen von TAP verwenden.
• Ein komplettes Vorlagen-Repository speichert NDA-Vorlagen, um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein.
• Die Weiterleitung von Anfragen an die richtigen internen Beteiligten kann bei Bedarf in den NDA-Workflow integriert werden.
• Die Anforderungen an die Unterschriftsberechtigung sind in den Arbeitsablauf integriert und können sichere Tools für die elektronische Unterschrift nutzen.
• Die Statusüberwachung in Echtzeit ermöglicht die Prozessüberwachung.
• Die Beteiligten können bei Genehmigungsverfahren und komplexeren Selbstbedienungs-NDAs über Online-Kommentare/Notizen zusammenarbeiten.
• Benachrichtigungen und Warnungen können zu bestimmten Zeitpunkten während des gesamten Prozesses an die Beteiligten verschickt werden.

Vorteile

• Einfache standardisierte NDAs können jederzeit und an jedem Ort eingeholt werden, ohne dass eine kostspielige interne Prüfung durch juristisches Personal erforderlich ist, was zu erheblichen Einsparungen führt.
• Über ein einziges Portal können große Unternehmen nun NDA-Prozesse in großem Umfang verwalten, sogar über globale Netzwerke hinweg.
• Die Automatisierung des Prozesses sorgt für einen fehlerfreien Arbeitsablauf und eine schnellere und zuverlässigere Benutzererfahrung.
• Jeder Self-Service-NDA-Workflow kann automatisch in einem sicheren Cloud-Archiv gesichert werden, das für Audit-, Governance- und Compliance-Zwecke leicht zugänglich ist.
• Die Integration der elektronischen Unterschrift standardisiert sichere Genehmigungen.

ROI

• Ein Self-Service-NDA-Workflow kann bis zu 7 Mal schneller und 15-mal effizienter als ein manueller Prozess, mit 100% Konformität und bis zu 400% ROI.
• Schnelle Akzeptanz und einfache Gestaltung/Einführung optimiert das Time-to-Value-Verfahren über nahezu sofortiger ROI.