Verwaltung von Unternehmensinhalten: Die Wahl der richtigen Datenschutzsoftware, Teil 2

Heutzutage lebt ein Unternehmen von Inhalten, und wenn es sich um Finanzdienstleistungen oder einen anderen stark regulierten Sektor handelt? Das Sammeln, Kuratieren und ordnungsgemäße Entsorgen dieser Inhalte ist geschäftskritisch. Aber jeden Tag generiert ein Unternehmen mehr davon. A Los mehr. Hier kommt das Enterprise Content Management ins Spiel.

Der durchschnittliche Umfang der verwalteten Unternehmensdaten aufgestiegen von 1,45 Petabyte im Jahr 2015 zu 9,70 PB im Jahr 2018Jedes Petabyte besteht aus 1.000 Terabyte an Daten. Unternehmen müssen heute mehr denn je in der Lage sein, die unüberschaubaren Datenmengen, die ihnen zur Verfügung stehen, einfach und schnell zu verwalten, darauf zuzugreifen und darüber Bericht zu erstatten, vor allem in den gerade erwähnten stark regulierten Branchen.

Das Problem? Wichtige Daten werden oft in einer Vielzahl von Silos gespeichert: Geschäftsanwendungen, Tabellenkalkulationen, Textdokumente, SMS-Nachrichten, gescannte Dokumente, Berichte, E-Mails, Faxe, Fotos, Kontoauszüge, Textdateien und mehr. Diese Fragmentierung bereitet den Mitarbeitern Kopfzerbrechen und führt zu Ineffizienz: Nach Angaben von IDCverbringt ein Wissensarbeiter etwa 2,5 Stunden pro Tag, oder ungefähr 30% des Arbeitstagesauf der Suche nach Informationen.

Aber die richtige Enterprise Content Management (ECM)-Lösung kann eine einzige Quelle der Wahrheit für alle in einem Unternehmen verwendeten Inhalte.

Enterprise Content Management kann die Suche nach Inhalten vereinfachen und den Zugriff kontrollieren

Eine Verwaltung von Unternehmensinhalten Lösung vereinfacht die Suche nach Inhalten für die Arbeitnehmer und bietet gleichzeitig flexible und angemessene Zugangsstufen. Indem Sie eine einzige sichere Quelle für wichtige und sensible Inhalte schaffen, machen Sie es den Mitarbeitern überall im Unternehmen leicht, das aktuellste und genehmigte Dokument, den Datenbestand oder andere verfügbare Ressourcen zu finden.

Auf der anderen Seite können Sie mit einem ECM den Zugriff auf diese Dokumente einschränken. Wie jeder gute CIO oder CISO weiß, geht die Hauptrisikoquelle für ein Unternehmen von den eigenen Mitarbeitern aus. Sie können schuldig sein für ziemlich breites Spektrum von schlechtem Verhalten, Nachlässigkeit oder unbeabsichtigten Fehlern. Ein Instrument zum Sammeln, Sichern und anschließenden Überwachung des Zugangs Der Zugang zu wichtigen Inhalten ist für jedes Unternehmen obligatorisch, da die geringste Verletzung oder der geringste Missbrauch schwerwiegende Auswirkungen auf den Wettbewerb oder die Regulierung haben kann.

Was sollte ein ECM leisten?

Wenn Sie eine Enterprise Content Management-Softwarelösung in Betracht ziehen, müssen Sie wissen, dass das Produkt, das Sie in Betracht ziehen, dies auch kann:

• Bereitstellung von ein umfangreicher, sicherer Datenspeicher die für die Nutzer sofort zugänglich sind, wann immer sie sie benötigen.
• Lösen Sie die Informationsdilemma Unternehmen, die große Mengen an sensiblen Daten verwalten, dank der Funktionen der Aktenverwaltung für die Speicherung, Aufbewahrung und automatische Löschung dieser Daten in Übereinstimmung mit gesetzlichen und behördlichen Richtlinien.
• Handgriff große Datenmengen zu jeder Stunde eines jeden Tages und speichert sie automatisch für den Abruf rund um die Uhr.
• Benutzer können Einfache Umsetzung der Compliance-Grundlagen wie Prüfpfade, Zugriffsbeschränkungen und Aufbewahrungsrichtlinien.
• Verbessern Sie Effizienz und Produktivität durch die Rationalisierung von Geschäftsprozessen, die Verkürzung der Ausführungszeit und die Beseitigung menschlicher Fehler.
• Meine Unmengen von Daten aus unzähligen Dokumenten, wobei mehrere Bereiche und Parameter angewendet werden, um exakte Ergebnisse zu finden.

Unternehmen, die in das digitale Zeitalter hineingeboren wurden, haben beim Aufbau der Architektur für eine Enterprise-Content-Management-Lösung möglicherweise einen Vorsprung in ihrer Branche. Aber wenn Sie ein Unternehmen sind, das seit Jahrzehnten Technologie einsetzt, sollten Sie eine kosteneffiziente Lösung die Legacy-Systeme mit Unterstützung für unterschiedliche Suchanforderungen überlagern können.

Analysieren Sie unbedingt die Such- und Recherchefunktionen der ECMs, die Sie bewerten. Denken Sie daran, Daten haben keinen EigenwertNur der Wert, den sie bieten, wenn sie richtig analysiert werden, um Erkenntnisse und Informationen zu gewinnen.

Lesen Sie Teil I: Politikmanagement

[bctt tweet="Daten haben keinen intrinsischen Wert, sondern nur den Wert, den sie liefern, wenn sie richtig analysiert werden." via="yes"]