工作流程自动化在实现工作场所 "数字化转型 "的潜力方面是一个巨大的飞跃。它不仅能为企业带来令人印象深刻的效益，还能为那些在工作场所度过了相当长一段时间的人们带来巨大的改变。
对于 "工作流程自动化 "究竟是什么，人们常常感到困惑。要定义工作流程自动化，了解工作流程自动化的成就，并探讨其定义在不远的将来可能发生的深刻变化，我们首先应该回顾一下过去。在谈论自动化之前，我们应该问：究竟什么是工作流程？
一系列经过精心安排的可重复任务，涉及人员、流程和内容，以实现预期成果。
用 NetApp 公司法律运营总监兼 CLOC 创始人 Connie Brenton 最简单的话来说就是
这里的关键是要把工作流程理解为一系列程序驱动的行动和交接，在这些行动和交接中，数据、文件或授权以受控和结构化的方式执行，并从一个参与者传递到另一个参与者。
当然，自古以来，工作流程都是手动执行的。我们追求效率的时间几乎一样长；尤其是罗马人，他们致力于在整个帝国中设计类似机器的逻辑。
后来，工业革命和生产线的机械化将标准化和效率提升到了前所未闻的高度。至少在流水线上是这样：以办公室和文件为中心的流程则完全是另一回事，老式的低效率可能会在这里大行其道，甚至会随着这些流程越来越大、越来越复杂、越来越不一致、文件堆得越来越高而被放大。
效率低下的惰性
基于纸张的人工流程本质上是低效的，因为它们受制于变幻莫测的人性，而人性是不可能机器人化的。
因此，一系列因素（右边列出了一些最严重的违规者）造成了错误、延误、高成本等问题，而且（让我们承认）具有可预见的一致性。
有大量的统计数据和资料可以证明这些成本：
- 根据库珀-莱布蓝德国际会计公司（Coopers and Lybrand）的数据，15% 的纸质文件归档错误或放错位置，因此员工需要花费20%到40% 的时间来寻找这些文件。而白领员工花费 70% 的时间处理纸质文件。
- 库珀-莱布蓝德国际会计公司还发现，寻找丢失文件的成本是实际文件成本的六倍。重做呢？成本是实际成本的11倍。
- 埃森哲公司报告称，在其调查的 1000 名中层管理人员中，59% 的人每天都会错过重要信息，因为这些信息就存在于他们公司的某个地方，但他们却找不到。
- Gartner 指出，专业人员花费 50% 的时间搜索信息，平均每查找一份文档需要 18 分钟。
- IDC 和 Adobe 的一项研究发现，浪费在各种文档相关问题上的时间会使企业的每位信息工作者每年损失 19,732 美元，相当于企业总生产率损失 21.3%。换一种说法呢？对于一个拥有 1000 名员工的企业来说，解决了这些问题，就相当于又增加了 213 名有生产力的员工。
还有另一种代价，那就是企业的士气和精神。它是由清单上的最后一个因素造成的，即令人窒息的乏味，这是单调乏味的工作流程的结果，然后成为问题的促成因素。
效率低下的流程在整个组织中大规模重复，就会形成自己的惰性，无法加快速度，也无法以任何类似于反应力或灵活性的方式改变方向。这是因为，流程中的人员已经被无休止地重复令人厌烦的任务所磨灭。
那么......什么是工作流程自动化？
我不想说教，automate这个词来自古希腊语automatizein，意思是 "自己的行为"。
工作流程自动化允许工作流程中的重复元素在没有人工干预的情况下自行启动和完成，从而消除或最大限度地减少了我们清单上的所有弊端。并将实际的人类解放出来，专注于更多的人类活动，在这些活动中，想象力和协作至关重要。
那么，如何实现工作流程自动化呢？有很多产品和方法都属于这一范畴。但最理想的形式通常是基于软件的解决方案，可实现可重复流程的标准化、表单和文档的数字化、路由和通知的自动化，以及集中监督和安全归档。
结果如何？更快、更具成本效益、抗错性更强的工作流程取代了手工和纸质工作流程，人、内容和流程这三个要素和谐共处。
它的未来是什么？
正如我所提到的，我们对 "工作流程自动化 "的定义可能会在未来几年发生变化。目前，在私营企业和政府机构中，都有一些主要的驱动因素在推动工作流程自动化的应用：
- 人们日益认识到，提高效率对企业生存至关重要，因为十分之九的管理人员认为，他们的工作效率取决于公司日常工作流程的效率。
- Cadence Group 的一项研究发现，有超过 14,000 项联邦、州和行业法律法规规定了如何存储纸质和电子记录。仅《萨班斯-奥克斯利法案》（Sarbanes-Oxley）的合规性就促使许多企业采用以流程和文档自动存档为特色的工作流程自动化平台。
- 华盛顿、州议会和全国各地的市政厅都在呼吁提高响应速度和效率，即使运营预算依然紧张。这就是为什么县级和州级机构等都在转向工作流程自动化，以削减成本，同时改善选民服务。我们还可以举出其他九十亿个理由。
- 麦肯锡的一份研究报告称，"60% 的职业至少有 30% 的活动在技术上可实现自动化"。
我们都知道，变革的步伐不会减慢。工作流程自动化中正在集成的不断发展的技术只会进一步推动其潜力的发挥：
- 区块链将通过分布式服务器网络处理、分类和共享防篡改数据和文件，从而改进工作流程并使之自动化，提供更高水平的安全性和透明度，并减少交易过程中对中介的需求，这只是我们在其他地方深入探讨的区块链为世界金融论坛带来的众多好处中的一部分。
- 人工智能和机器学习将赋予这些平台更好的模式识别和 "认知 "技能，使它们甚至能够预测和自适应地行动，这样，程序化的工作流程就可以灵活地应对不同的情况和需求，而不需要人工来重新设计。
- 协作的虚拟化程度将会提高，因为基于云的工作流程自动化平台能够在各种设备和数字接触点上运行，这将使团队能够在任何地方进行连接、共享和协同工作。能够将外部贡献者纳入其中将是一个额外的收获，因为最近的一项研究发现，承包商实际上比正式员工更投入、更具创新性。
- 归根结底，所有这些进步都将使公司、政府和员工受益。 尤其是员工，因为ADP的研究表明，55% 的员工对用自动化取代重复性工作感觉良好。
将他们从 "琐碎的痛苦 "中解放出来，他们就能完成伟大的事业。仅这一点，就是拥抱工作流程自动化的令人振奋的理由。
