人力资源部门是名副其实的 "人力引擎"，负责管理企业运营过程中涉及的所有员工接触点，从确定员工需求到招聘、录用、留用和离职，同时还要处理人力资源数据。
为了完成现代人力资源部门所需的众多任务和职能，许多人力资源高管会选择多家人力资源技术供应商，每家供应商都会提供部分解决方案，以节省时间、资源或资金。当这些外包解决方案与内部职能相结合时，组织的需求就能得到满足。无论是 I-9 合规性、背景筛选、税收抵免还是失业申请，每个服务供应商都可能需要访问某些员工和人力资源数据，以代表公司履行其职能。
员工和人力资源数据 = 暴露风险
允许多个访问点访问员工数据集存在以下风险 暴露风险.任何旨在保护私人信息的全公司范围内的安全措施，其强度只能与接收数据的供应商中最薄弱的安全措施相当。一旦数据被共享，雇主就会失去对数据的控制。随着美国各州新法规的出台，特别是 加州隐私权法案规定，如果雇主未能保护好员工数据，将被处以高额罚款。随着新的雇主数据合规要求的出现，人力资源技术世界突然变得更加复杂，对供应商进行适当审查和签约的需求也更加迫切。
在将某些人力资源职能外包给供应商时，有许多共享员工数据的合法需求。在与这些供应商签订合同时，有责任核实并监督供应商如何管理这种访问权限。理想情况下，所使用的数据是及时和准确的。但通常情况下，由于采用了 "发送和存储 "或平面文件模式，即与供应商共享一套完整的数据，可能是在每个发薪期共享，因此数据共享会延迟或过度暴露。在这种安排下，数据在瞬息万变的劳动力环境中可能会 "过时"。或者，文件共享义务不受限制，在许多情况下，与供应商共享大量 PII 存储库，而供应商可能并不需要所有数据来履行合同服务。所有员工的数据都可能被共享，但只有少数员工使用该服务。一个相关的例子是就业和收入核查，平均每年可能只有五分之一的雇员需要核查报告。
外包服务
在外包服务时，多年来的 "现状 "可能是提供整个员工数据集。这种做法之所以一直存在，要么是因为供应商要求这样做，要么是因为人们认为在每个发薪期传送一份完整的报告更为方便。由于提供的数据量巨大，这就增加了数据暴露的风险，而且供应商可能会通过重新包装和转售这些数据，使其超出预期用途，从而诱使这些数据进一步货币化。事实上，有些供应商同时也是 数据经纪人可能会将通过人力资源技术服务获得的雇主档案合并到一个员工集体数据库中，而这正是其数据经纪业务模式的关键要素。这当然不是雇主的初衷，雇主有责任保护员工数据。在加利福尼亚州，这种责任现在已经上升为一项合规监管任务，更多的州也在朝着这个方向努力。
Mitratech 与 Vault Verify 强强联手，更好地服务共同客户
随着雇主及其员工对隐私保护的关注日益加深，这些长期以来形成的做法理应受到质疑。事实上，各州法律将越来越多地要求加强对员工数据保护的审查。好消息是，不再需要采用这种 "发送并存储 "的方法，即在每个薪资期通过各种报告与多个服务提供商共享所有员工数据。由于采用了实时 API 技术，现在有了更好的办法！
作为人力资源合规领域的领导者，Mitratech很荣幸地宣布与Vault Verify结成新的联盟，以便更好地为双方客户服务。
Vault Verify是一家创新型就业和收入核查外包服务提供商。例如，当客户联系Vault Verify，要求为申请抵押贷款的员工提供就业核查或收入核查（VOE或VOI）报告时，Vault Verify可以及时、准确地提供符合FCRA标准的报告，从而减轻人力资源或工资部门的劳动负担。
Vault EDGe 网关
为了满足认证核查员的在线请求，Vault Verify利用与所有主要HCM平台的实时应用程序接口（API）。设置通常只需几个小时。然后，通过客户的应用程序接口安全地访问数据，并且 只提取和使用满足个人同意的服务请求所需的数据点。数据提供给验证者后，就会从Vault Verify的系统中完全删除。通过Vault EDGe网关这一创新、合规的流程，客户可获得诸多优势。
Vault EDGe网关的主要优点是客户可以大大减少潜在的员工数据风险。竞争性VOE/VOI供应商的典型情况是，人力资源部门在每个薪资期通过文件传输共享整个员工数据集和薪资数据。一旦这些数据与第三方共享，PII 的安全性就会受到供应商保护水平的影响。 过去人力资源技术供应商过去曾发生过大规模数据泄露事件。当所有数据被共享后，人力资源部门对员工数据的任何控制都会丧失。最大限度降低风险的最佳方法是减少共享数据的数量。使用Vault Verify的EDGe网关还能不断提高客户的效率。
Vault EDGe网关的另一个好处是，人力资源部门可以利用其他人力资源技术供应商的服务，这些供应商将通过Vault EDGe网关访问他们的数据，从而实现相同的安全优势，同时减少履行其服务所需的API或数据报告。通过利用Vault EDGe网关访问同时使用Vault Verify的客户的员工数据的协议，Mitratech可以促进 通过Tracker I-9管理I-9或 背景筛选在不增加集成的情况下，Mitratech可以安全地访问实时数据和通知。
捆绑
这两项服务的客户最欢迎的好处也许是通过捆绑降低了总成本。Vault Verify的VOE/VOI解决方案对其雇主客户始终是免费的。由于Vault Verify独特的收入分享计划，其他人力资源技术服务的费用也有可能节省。每完成一名员工的验证，Vault Verify都会与雇主分享部分验证费用。毕竟，这是您的数据！这种收入流可以通过降低Mitratech服务项目的价格的形式提供给您，包括 I-9 追踪系统和 AssureHire。节省的费用是相当可观的。
如果您有兴趣实现Vault EDGe网关的安全优势、Vault Verify的VOE/VOI服务的效率以及Mitratech服务的降价，请立即联系您的Mitratech代表，进行定制审查。
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