它涉及遵守各种劳动法、行业标准和政府法规，以保护员工的权利和福利。人力资源合规涉及许多领域，包括就业法、合同、最低工资、招聘惯例、员工分类、医疗保险和医疗保健、工资和加班费、员工福利、工作场所安全、反歧视和骚扰政策、隐私法规等。通过确保人力资源合规，企业可以降低法律风险，保持良好的工作环境，并维护员工的权利。
了解人力资源合规对创建公平、包容的工作场所的重要性。
为什么合规对人力资源至关重要？
人力资源专业人员需要了解劳动法以及不合规的表现形式，但随着劳工部、各州（尤其是加利福尼亚州和纽约州）以及员工手册等法规的不断变化，制定一份人力资源合规清单变得十分困难。
那么，人力资源领导者为什么要关注合规性呢？
合规对人力资源（HR）至关重要，原因有几个：
合规确保组织符合联邦、州和地方法律规定的法律要求。不遵守这些法律可能会导致法律后果，如罚款、处罚或诉讼。人力资源合规有助于组织遵守法律，避免法律风险。
合规保护员工的权利和福利。它确保公平待遇、不歧视和妥善处理敏感的员工信息。反歧视政策、安全法规和隐私保护等合规措施营造了一个安全、包容的工作环境，让员工感受到尊重和重视。
人力资源合规标准可提高组织的声誉。它体现了对道德实践和尊重员工权利的承诺。合规有助于在员工、客户和利益相关者之间建立信任，这对长期成功和积极的品牌形象至关重要。
合规可将组织风险降至最低。通过遵守人力资源法规，组织可以减少法律纠纷、申诉和违反法规的可能性。合规还能加强内部控制，降低组织内部发生欺诈、不当行为或不道德行为的风险。
合规可以成为一种竞争优势。将人力资源合规性放在首位的组织能够吸引重视道德和公平工作场所的顶尖人才。合规还有助于组织赢得合同、确保合作关系，并与监管机构保持良好关系。
人力资源合规至关重要，因为它能确保法律合规、保护员工、维护良好声誉、降低风险并为组织提供竞争优势。
人力资源合规问题有哪些例子？
人力资源的每个领域都有适用的法律和分类，在为全职员工、兼职员工、非豁免员工和合同员工制定公司政策时都需要考虑到这些法律和分类。虽然人力资源部门执行的任务并非都属于这些类别，但在人力资源管理的几个领域中，我们发现人力资源合规问题的数量最多。这些领域包括
背景审查
在招聘新员工时，招聘人员和人力资源专业人员可能会犯一些错误，导致入职培训计划出现合规性问题。这些错误包括
- 未征得求职者对背景调查的适当同意。
- 在进行背景调查时忽视遵守《公平信用报告法》（FCRA）规定的准则。
- 不当使用背景调查信息，例如基于年龄或残疾等受保护特征做出招聘决定。
背景审查软件可帮助确保员工和职业安全，同时减少领导亲自进行审查的时间。
绩效管理
绩效管理是人力资源领导者最容易犯的合规性错误之一。虽然大多数人力资源部门会将绩效管理标榜为留住人才或参与机会，但它却是合规问题最多的人力资源政策之一（尤其是对小型企业而言）。这些问题包括
- 绩效标准或评估标准的应用不一致。
- 未能为员工提供明确的绩效预期和反馈。
- 没有及时或持续地解决绩效问题。
- 在评估绩效或做出晋升决定时，基于受保护特征歧视员工。
招聘
招聘新员工是人力资源合规方面的一项挑战，而不仅仅是背景筛查。人力资源部门遇到合规问题的其他领域包括：
- 基于种族、性别、宗教或残疾等受保护特征做出歧视性的招聘决定。
- 提出与受保护特征（如婚姻状况、性取向）相关的非法面试问题。
- 未能按照《美国残疾人法案》（ADA）的要求，在招聘过程中为残疾申请人提供合理的便利。
招聘软件可以帮助确保您遵循最佳实践，并遵守平等就业机会委员会等规定。
I-9 合规性
雇用外国出生的员工会面临政府机构和联邦法律规定的一系列合规风险。一些较为常见的违法行为包括
- 核实工人就业资格的I-9 表填写不完整或不正确。
- 未能为持有临时工作许可证或某些签证类别的员工重新确认工作许可。
- 保留 I-9 表格的时间超过法律要求，或未能妥善保管和处理这些表格。
I-9 解决方案有助于为人力资源部门管理 I-9 表格提供合规框架。
企业必须随时了解相关联邦法律法规的最新情况，以确保合规并避免法律纠纷。
提高人力资源合规性的技巧
提高人力资源合规性对于组织降低法律风险和创建公平、包容的工作场所至关重要。以下是一些有助于提高人力资源合规性的建议：
保持信息畅通
定期查看相关法律、法规和行业最佳实践并保持更新。订阅新闻简报、参加会议或网络研讨会，并利用信誉良好的人力资源资源，确保您掌握最新信息。
制定明确的政策和程序
制定符合适用法律和法规的全面人力资源政策和程序。向员工有效传达这些政策，提供培训和资源，确保员工理解和遵守。
定期进行审计和评估
定期审查人力资源实践、政策和记录，以发现任何潜在的合规差距或问题。这包括对人力资源流程（如招聘、绩效管理和记录保存）进行内部审计，以确保其符合法律要求。
提供适当的培训
为人力资源员工和管理人员提供合规相关主题的培训计划，如反歧视、预防骚扰、《反歧视法》便利措施和正确的记录保存。此外，通过培训课程和易于获取的资源，让员工了解自己的权利和责任。
记录一切
维护准确、最新的人力资源流程、政策、程序和员工记录文档。这包括保存培训课程、绩效评估、纪律处分和提供的任何便利的记录。
培养合规文化
在整个组织内倡导合规和道德行为文化。鼓励公开沟通，提供投诉或疑虑的报告渠道，并迅速采取行动解决提出的任何问题。
寻求法律顾问
当有疑问或面临复杂的合规问题时，可向经验丰富的专门从事人力资源合规的雇佣律师寻求法律咨询。他们可以根据贵组织的具体需求提供指导，并帮助驾驭复杂的法律要求。
请记住，合规是一项持续的工作，因此必须定期评估和调整人力资源实践，以确保持续符合不断变化的法律法规。
有哪些常见的人力资源合规法律？
人力资源专业人员应充分了解几项重要的合规法律法规。以下是一些需要了解的重要法律法规：
- 民权法案》第七章（1964 年）：禁止基于种族、肤色、宗教、性别或民族血统的就业歧视。它涉及就业的各个方面，包括雇用、晋升、薪酬和解雇。
- 美国残疾人法案》（ADA）：保护残疾人在就业中不受歧视，并要求雇主为符合条件的个人提供合理的便利。它适用于拥有 15 名或以上员工的雇主。
- 家庭和医疗休假法》（FMLA）：为符合条件的员工提供长达 12 周的受工作保护的无薪假期，用于符合条件的医疗和家庭原因。拥有 50 名或 50 名以上员工的雇主一般都在此范围内。
- 公平劳动标准法》（FLSA）：规定了最低工资、加班工资、记录保存和童工的标准。它界定了哪些人可以免于支付加班费，并制定了将雇员划分为豁免或非豁免的规则。
- 职业安全与健康法》（OSHA）：通过制定工作场所安全标准、提供培训和执行法规，确保安全健康的工作条件。
- 同工同酬法》（EPA）：要求雇主不分性别提供同工同酬。它禁止在工作要求同等技能、努力和责任的情况下基于性别的薪酬歧视。
- 移民改革与控制法案》（IRCA）：要求雇主使用 I-9 表核实 1986 年 11 月 6 日之后雇佣的所有员工的身份和就业许可。
以上只是几个例子，根据行业和地点的不同，可能还有其他法律法规需要考虑。人力资源专业人员必须随时了解不断变化的法律环境，以确保合规并保护员工的权利。
