Il s'agit de se conformer aux diverses lois du travail, aux normes industrielles et aux réglementations gouvernementales afin de protéger les droits et le bien-être des employés. La conformité des ressources humaines couvre de nombreux domaines, notamment le droit du travail, les contrats, le salaire minimum, les pratiques d'embauche, la classification des employés, l'assurance maladie et les soins de santé, les salaires et les heures supplémentaires, les avantages sociaux, la sécurité sur le lieu de travail, les politiques de lutte contre la discrimination et le harcèlement, les réglementations en matière de protection de la vie privée, et bien d'autres encore. En veillant à la conformité des RH, les organisations peuvent atténuer les risques juridiques, maintenir un environnement de travail positif et faire respecter les droits de leurs employés.
Découvrez l'importance de la conformité des RH dans la création de lieux de travail équitables et inclusifs.
Pourquoi la conformité est-elle importante pour les ressources humaines ?
Les professionnels des ressources humaines doivent connaître le droit du travail et savoir à quoi ressemble la non-conformité, mais avec l'évolution des réglementations du ministère du travail, des différents États (en particulier la Californie et New York) et des manuels des employés, il devient difficile de créer une liste de contrôle de la conformité des ressources humaines.
Pourquoi les responsables des ressources humaines devraient-ils se préoccuper de la conformité ?
La conformité est importante pour les ressources humaines (RH) pour plusieurs raisons :
La conformité permet de s'assurer que les organisations respectent les exigences légales fixées par les lois fédérales, nationales et locales. Le non-respect de ces lois peut avoir des conséquences juridiques, telles que des amendes, des pénalités ou des poursuites judiciaires. La conformité des RH aide les organisations à rester du bon côté de la loi et à éviter les risques juridiques.
La conformité protège les droits et le bien-être des employés. Elle garantit un traitement équitable, la non-discrimination et le traitement approprié des informations sensibles concernant les employés. Les mesures de conformité telles que les politiques antidiscriminatoires, les règles de sécurité et la protection de la vie privée créent un environnement de travail sûr et inclusif où les employés se sentent respectés et valorisés.
Les normes de conformité en matière de ressources humaines renforcent la réputation d'une organisation. Elles témoignent d'un engagement en faveur de pratiques éthiques et du respect des droits des salariés. La conformité contribue à instaurer la confiance entre les employés, les clients et les parties prenantes, ce qui est essentiel pour une réussite à long terme et une image de marque positive.
La conformité minimise les risques organisationnels. En respectant les réglementations en matière de ressources humaines, les organisations réduisent la probabilité de litiges juridiques, de griefs et de violations des réglementations. La conformité renforce également les contrôles internes et réduit le risque de fraude, de mauvaise conduite ou de comportement contraire à l'éthique au sein de l'organisation.
La conformité peut être un avantage concurrentiel. Les organisations qui accordent la priorité à la conformité des RH attirent les meilleurs talents qui apprécient les lieux de travail éthiques et équitables. La conformité permet également aux organisations de remporter des contrats, d'établir des partenariats et d'entretenir de bonnes relations avec les organismes de réglementation.
La conformité des RH est essentielle parce qu'elle garantit la conformité légale, protège les employés, maintient une réputation positive, atténue les risques et procure un avantage concurrentiel aux organisations.
Quels sont les exemples de problèmes de conformité en matière de ressources humaines ?
Chaque domaine des ressources humaines comporte des lois et des classifications applicables qui doivent être prises en compte lors de l'élaboration des politiques de l'entreprise pour les employés à temps plein, à temps partiel, non exemptés et contractuels. Bien que toutes les tâches effectuées par les services des ressources humaines ne relèvent pas de ces catégories, il existe quelques domaines de la gestion des ressources humaines où l'on observe le plus grand nombre de problèmes de conformité des ressources humaines. Il s'agit des domaines suivants
Vérification des antécédents
Lors de l'embauche d'un nouveau collaborateur, les recruteurs et les professionnels des ressources humaines peuvent commettre quelques erreurs qui entraînent des problèmes de conformité dans leurs programmes d'intégration. Ces erreurs sont les suivantes :
- Absence de consentement approprié des candidats à l'emploi pour la vérification de leurs antécédents.
- Négliger de suivre les lignes directrices définies par le Fair Credit Reporting Act (FCRA) lors de la vérification des antécédents.
- L'utilisation inappropriée des informations issues de la vérification des antécédents, par exemple pour prendre des décisions d'embauche fondées sur des caractéristiques protégées telles que l'âge ou le handicap.
Les logiciels de vérification des antécédents peuvent contribuer à garantir la sécurité des employés et du travail tout en réduisant le temps que les dirigeants doivent consacrer aux vérifications elles-mêmes.
Gestion des performances
La gestion des performances est l'un des domaines où les responsables des ressources humaines commettent le plus souvent des erreurs de conformité. Alors que la plupart des départements RH considèrent la gestion des performances comme une opportunité de rétention ou d'engagement, c'est l'une des politiques RH qui pose le plus grand nombre de problèmes de conformité (en particulier pour les petites entreprises). Il s'agit notamment de :
- Application incohérente des normes de performance ou des critères d'évaluation.
- Ne pas fournir aux employés des attentes et un retour d'information clairs sur leurs performances.
- Ne pas traiter les problèmes de performance rapidement ou de manière cohérente.
- Discriminer les salariés sur la base de caractéristiques protégées lors de l'évaluation des performances ou des décisions de promotion.
Embauche
L'embauche de nouveaux employés est un défi de conformité RH qui va au-delà des vérifications d'antécédents. Parmi les autres domaines dans lesquels les départements RH rencontrent des problèmes de conformité, on peut citer
- Prendre des décisions d'embauche discriminatoires fondées sur des caractéristiques protégées telles que la race, le sexe, la religion ou le handicap.
- Poser des questions d'entretien illégales liées à des caractéristiques protégées (par exemple, l'état civil, l'orientation sexuelle).
- Ne pas fournir d'aménagements raisonnables aux candidats handicapés au cours du processus d'embauche, comme l'exige l'Americans with Disabilities Act (ADA).
Un logiciel de recrutement peut vous aider à vous assurer que vous suivez les meilleures pratiques et que vous respectez des règles telles que celles de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (Equal Employment Opportunity Commission).
Conformité I-9
L'embauche d'employés nés à l'étranger s'accompagne d'un ensemble de risques de non-conformité fixés par les agences gouvernementales et les lois fédérales. Parmi les infractions les plus courantes, citons
- Remplissage incomplet ou incorrect du formulaire I-9, qui vérifie l'éligibilité des travailleurs à l'emploi.
- Ne pas vérifier l'autorisation de travail des employés titulaires d'un permis de travail temporaire ou de certaines catégories de visas.
- Conserver les formulaires I-9 plus longtemps que la loi ne l'exige ou ne pas les stocker et les éliminer correctement.
Les solutions I-9 aident à fournir le cadre nécessaire aux départements des ressources humaines pour rester en conformité avec la loi lorsqu'ils gèrent les formulaires I-9.
Il est essentiel pour les organisations de se tenir au courant des lois et réglementations fédérales pertinentes afin de garantir la conformité et d'éviter les complications juridiques.
Conseils pour améliorer la conformité des RH
L'amélioration de la conformité des RH est cruciale pour les organisations afin d'atténuer les risques juridiques et de créer un lieu de travail équitable et inclusif. Voici quelques conseils pour améliorer la conformité des RH :
Rester informé
Examinez régulièrement les lois, les règlements et les meilleures pratiques du secteur et tenez-vous au courant. Abonnez-vous à des bulletins d'information, assistez à des conférences ou à des séminaires en ligne et utilisez des ressources RH réputées pour vous assurer que vous disposez des informations les plus récentes.
Élaborer des politiques et des procédures claires
Créer des politiques et des procédures complètes en matière de ressources humaines qui s'alignent sur les lois et les réglementations en vigueur. Communiquer efficacement ces politiques aux employés, en leur proposant des formations et des ressources pour garantir leur compréhension et leur respect.
Mener des audits et des évaluations réguliers
Examinez régulièrement vos pratiques, politiques et dossiers en matière de ressources humaines afin d'identifier toute lacune ou tout problème potentiel en matière de conformité. Il s'agit notamment de procéder à des audits internes des processus RH, tels que le recrutement, la gestion des performances et la tenue des dossiers, afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux exigences légales.
Fournir une formation adéquate
Proposez des programmes de formation au personnel des ressources humaines et aux cadres sur des sujets liés à la conformité, tels que la lutte contre la discrimination, la prévention du harcèlement, les aménagements prévus par l'ADA et la bonne tenue des dossiers. En outre, informez les employés de leurs droits et responsabilités par le biais de sessions de formation et de ressources facilement accessibles.
Tout documenter
Maintenir une documentation précise et à jour des processus, politiques et procédures de ressources humaines, ainsi que des dossiers des employés. Il s'agit notamment d'enregistrer les sessions de formation, les évaluations des performances, les mesures disciplinaires et les aménagements apportés.
Favoriser une culture de la conformité
Promouvoir une culture de conformité et de comportement éthique dans l'ensemble de l'organisation. Encourager une communication ouverte, mettre en place des canaux de signalement des plaintes ou des préoccupations et prendre rapidement des mesures pour résoudre les problèmes soulevés.
Demander un conseil juridique
En cas de doute ou de problèmes de conformité complexes, demandez l'avis d'un avocat expérimenté en droit du travail et spécialisé dans la conformité des ressources humaines. Il peut fournir des conseils adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation et vous aider à vous y retrouver dans les exigences juridiques complexes.
Il est donc essentiel d'évaluer et d'adapter régulièrement vos pratiques en matière de ressources humaines afin de garantir une conformité permanente avec l'évolution des lois et des réglementations.
Quelles sont les lois les plus courantes en matière de conformité des ressources humaines ?
Les professionnels des ressources humaines doivent avoir une bonne compréhension de plusieurs lois et règlements clés en matière de conformité. En voici quelques-unes qu'il est important de connaître :
- Titre VII de la loi sur les droits civils (1964) : Interdit la discrimination en matière d'emploi fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe ou l'origine nationale. Il couvre divers aspects de l'emploi, notamment l'embauche, les promotions, la rémunération et le licenciement.
- Loi sur les Américains handicapés (ADA) : Protège les personnes handicapées contre la discrimination en matière d'emploi et oblige les employeurs à fournir des aménagements raisonnables aux personnes qualifiées. Elle s'applique aux employeurs de 15 salariés ou plus.
- Loi sur le congé familial et médical (FMLA) : Permet aux employés éligibles de bénéficier d'un congé non rémunéré de 12 semaines maximum, protégé par l'emploi, pour des raisons médicales et familiales qualifiées. Les employeurs comptant au moins 50 salariés sont généralement couverts.
- Fair Labor Standards Act (FLSA) : fixe les normes relatives au salaire minimum, à la rémunération des heures supplémentaires, à la tenue des registres et au travail des enfants. Elle définit qui est exempté du paiement des heures supplémentaires et établit des règles pour classer les employés comme exempts ou non exempts.
- Loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA) : Garantit des conditions de travail sûres et saines en établissant des normes de sécurité sur le lieu de travail, en dispensant des formations et en faisant appliquer les réglementations.
- Loi sur l'égalité de rémunération (EPA) : Les employeurs sont tenus de verser un salaire égal pour un travail égal, quel que soit le sexe de l'employé. Elle interdit la discrimination salariale fondée sur le sexe lorsque les emplois requièrent les mêmes compétences, les mêmes efforts et les mêmes responsabilités.
- Loi sur la réforme et le contrôle de l'immigration (IRCA) : Oblige les employeurs à vérifier l'identité et l'autorisation d'emploi de tous les employés embauchés après le 6 novembre 1986, à l'aide du formulaire I-9.
Il ne s'agit là que de quelques exemples et, selon le secteur d'activité et le lieu, il peut y avoir d'autres lois et réglementations à prendre en compte. Il est essentiel que les professionnels des ressources humaines se tiennent au courant de l'évolution du paysage juridique afin de garantir la conformité et de protéger les droits des salariés.
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