Dazu gehört die Einhaltung verschiedener Arbeitsgesetze, Branchenstandards und staatlicher Vorschriften zum Schutz der Rechte und des Wohlergehens der Mitarbeiter. HR-Compliance umfasst viele Bereiche, darunter Arbeitsgesetze, Verträge, Mindestlöhne, Einstellungspraktiken, Mitarbeiterklassifizierung, Krankenversicherung und Gesundheitsfürsorge, Löhne und Überstunden, Sozialleistungen, Sicherheit am Arbeitsplatz, Antidiskriminierungs- und Belästigungsrichtlinien, Datenschutzbestimmungen und vieles mehr. Durch die Sicherstellung der Einhaltung von HR-Vorschriften können Unternehmen rechtliche Risiken mindern, ein positives Arbeitsumfeld aufrechterhalten und die Rechte ihrer Mitarbeiter wahren.
Entdecken Sie, wie wichtig die Einhaltung von HR-Vorschriften für die Schaffung fairer und integrativer Arbeitsplätze ist.
Warum ist die Einhaltung von Vorschriften für die Personalabteilung wichtig?
Personalverantwortliche müssen sich der Arbeitsgesetze bewusst sein und wissen, wie die Nichteinhaltung dieser Gesetze aussieht. Angesichts der sich ändernden Vorschriften des Arbeitsministeriums, der einzelnen Bundesstaaten (insbesondere Kalifornien und New York) und der Mitarbeiterhandbücher ist es jedoch schwierig, eine Checkliste für die Einhaltung der HR-Vorschriften zu erstellen.
Warum also sollten sich Personalleiter um die Einhaltung von Vorschriften kümmern?
Die Einhaltung von Vorschriften ist für die Personalabteilung (HR) aus mehreren Gründen wichtig:
Die Einhaltung von Gesetzen stellt sicher, dass Organisationen die rechtlichen Anforderungen erfüllen, die durch Bundes-, Landes- und Kommunalgesetze festgelegt sind. Die Nichteinhaltung dieser Gesetze kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, z. B. Geldbußen, Strafen oder Gerichtsverfahren. Die HR-Compliance hilft Unternehmen, auf der richtigen Seite des Gesetzes zu bleiben und rechtliche Risiken zu vermeiden.
Compliance schützt die Rechte und das Wohlergehen der Mitarbeiter. Sie gewährleistet eine faire Behandlung, Nichtdiskriminierung und den ordnungsgemäßen Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten. Compliance-Maßnahmen wie Antidiskriminierungsrichtlinien, Sicherheitsvorschriften und der Schutz der Privatsphäre schaffen ein sicheres und integratives Arbeitsumfeld, in dem sich die Mitarbeiter respektiert und geschätzt fühlen.
HR-Compliance-Standards verbessern den Ruf einer Organisation. Sie demonstrieren das Engagement für ethische Praktiken und die Achtung der Rechte der Mitarbeiter. Compliance trägt dazu bei, Vertrauen bei Mitarbeitern, Kunden und Stakeholdern aufzubauen, was für den langfristigen Erfolg und ein positives Markenimage entscheidend ist.
Compliance minimiert organisatorische Risiken. Durch die Einhaltung der HR-Vorschriften verringern Unternehmen die Wahrscheinlichkeit von Rechtsstreitigkeiten, Beschwerden und Verstößen gegen Vorschriften. Compliance stärkt auch die internen Kontrollen und verringert das Risiko von Betrug, Fehlverhalten oder unethischem Verhalten innerhalb der Organisation.
Compliance kann ein Wettbewerbsvorteil sein. Unternehmen, die der Einhaltung von HR-Richtlinien Priorität einräumen, ziehen Top-Talente an, die ethische und faire Arbeitsbedingungen schätzen. Compliance hilft Unternehmen auch, Verträge zu gewinnen, Partnerschaften zu sichern und gute Beziehungen zu Aufsichtsbehörden zu pflegen.
Die Einhaltung von Vorschriften im Personalwesen ist von entscheidender Bedeutung, denn sie gewährleistet die Einhaltung von Gesetzen, schützt die Mitarbeiter, sorgt für einen guten Ruf, mindert Risiken und verschafft den Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil.
Was sind einige Beispiele für HR-Compliance-Probleme?
In jedem Bereich des Personalwesens gibt es geltende Gesetze und Klassifizierungen, die bei der Erstellung von Unternehmensrichtlinien für Vollzeit-, Teilzeit-, unbezahlte und Vertragsmitarbeiter berücksichtigt werden müssen. Auch wenn nicht alle Aufgaben der Personalabteilungen in diese Kategorien fallen, gibt es doch einige Bereiche der Personalverwaltung, in denen die meisten Probleme mit der Einhaltung von Gesetzen auftreten. Dazu gehören:
Hintergrund-Screenings
Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter können Personalverantwortliche einige Fehler machen, die zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften im Rahmen ihrer Einführungsprogramme führen. Dazu gehören:
- Das Versäumnis, von den Bewerbern eine ordnungsgemäße Zustimmung für Hintergrundüberprüfungen einzuholen.
- Nichtbeachtung der Richtlinien des Fair Credit Reporting Act (FCRA) bei der Durchführung von Hintergrundprüfungen.
- Unangemessene Verwendung von Informationen aus Hintergrundüberprüfungen, z. B. bei Einstellungsentscheidungen aufgrund von geschützten Merkmalen wie Alter oder Behinderung.
Software für Hintergrundüberprüfungen kann dazu beitragen, die Sicherheit von Mitarbeitern und Arbeitsplätzen zu gewährleisten und gleichzeitig den Zeitaufwand der Führungskräfte für die Überprüfungen selbst zu verringern.
Leistungsmanagement
Einer der häufigsten Bereiche, in denen Personalleiter Fehler bei der Einhaltung von Vorschriften machen, ist das Leistungsmanagement. Während die meisten Personalabteilungen das Leistungsmanagement als Möglichkeit zur Mitarbeiterbindung oder -bindung bezeichnen, gehört es zu den Personalmaßnahmen mit den meisten Compliance-Problemen (insbesondere für kleine Unternehmen). Dazu können gehören:
- Inkonsistente Anwendung von Leistungsstandards oder Bewertungskriterien.
- Versäumnis, den Mitarbeitern klare Leistungserwartungen und Feedback zu geben.
- Nicht zeitnahe oder konsequente Behandlung von Leistungsproblemen.
- Diskriminierung von Mitarbeitern aufgrund geschützter Merkmale bei der Leistungsbeurteilung oder bei Beförderungsentscheidungen.
Einstellung
Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist eine Herausforderung für die Einhaltung der Personalvorschriften, die über Hintergrunduntersuchungen hinausgeht. Einige andere Bereiche, in denen Personalabteilungen Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften haben, sind:
- Diskriminierende Einstellungsentscheidungen aufgrund von geschützten Merkmalen wie Ethnie, Geschlecht, Religion oder Behinderung.
- Das Stellen unzulässiger Interviewfragen im Zusammenhang mit geschützten Merkmalen (z. B. Familienstand, sexuelle Orientierung).
- Das Versäumnis, während des Einstellungsverfahrens angemessene Vorkehrungen für Bewerber mit Behinderungen zu treffen, wie dies im Americans with Disabilities Act (ADA) vorgeschrieben ist.
Einstellungssoftware kann Ihnen dabei helfen, bewährte Verfahren zu befolgen und Dinge wie die Equal Employment Opportunity Commission einzuhalten.
I-9 Einhaltung
Die Einstellung von im Ausland geborenen Arbeitnehmern birgt eine Reihe von Risiken, die von Regierungsbehörden und Bundesgesetzen vorgegeben werden. Einige der häufigsten Verstöße sind:
- Unvollständiges oder falsches Ausfüllen des Formulars I-9, mit dem die Berechtigung zur Beschäftigung von Arbeitnehmern überprüft wird.
- Versäumnis, die Arbeitsgenehmigung für Mitarbeiter mit befristeter Arbeitserlaubnis oder bestimmten Visaklassen zu überprüfen.
- Aufbewahrung der I-9-Formulare länger als gesetzlich vorgeschrieben oder nicht ordnungsgemäße Lagerung und Entsorgung der Formulare.
I-9-Lösungen bieten den Personalabteilungen den Rahmen für die Einhaltung der Vorschriften bei der Verwaltung der I-9-Formulare.
Für Unternehmen ist es unerlässlich, sich über die einschlägigen Bundesgesetze und -vorschriften auf dem Laufenden zu halten, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und rechtliche Komplikationen zu vermeiden.
Tipps zur Verbesserung der HR-Compliance
Die Verbesserung der HR-Compliance ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um rechtliche Risiken zu minimieren und einen fairen und integrativen Arbeitsplatz zu schaffen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Verbesserung der HR-Compliance:
Informiert bleiben
Informieren Sie sich regelmäßig über einschlägige Gesetze, Vorschriften und bewährte Verfahren der Branche. Abonnieren Sie Newsletter, nehmen Sie an Konferenzen oder Webinaren teil, und nutzen Sie seriöse HR-Ressourcen, um sicherzustellen, dass Sie über die neuesten Informationen verfügen.
Entwicklung klarer Strategien und Verfahren
Erstellung umfassender Personalrichtlinien und -verfahren, die mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen. Wirksame Vermittlung dieser Richtlinien an die Mitarbeiter und Bereitstellung von Schulungen und Ressourcen, um deren Verständnis und Einhaltung zu gewährleisten.
Durchführung regelmäßiger Audits und Bewertungen
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre HR-Praktiken, -Richtlinien und -Aufzeichnungen, um mögliche Lücken oder Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften zu erkennen. Dazu gehört auch die Durchführung interner Audits von HR-Prozessen, wie z. B. Einstellung, Leistungsmanagement und Aufzeichnungen, um sicherzustellen, dass sie mit den gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen.
Angemessene Ausbildung
Bieten Sie Mitarbeitern der Personalabteilung und Managern Schulungsprogramme zu Themen an, die mit der Einhaltung von Vorschriften zusammenhängen, z. B. Antidiskriminierung, Verhinderung von Belästigung, ADA-Anpassungen und ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen. Informieren Sie die Mitarbeiter außerdem über ihre Rechte und Pflichten durch Schulungen und leicht zugängliche Ressourcen.
Alles dokumentieren
Führen Sie eine genaue und aktuelle Dokumentation der HR-Prozesse, Richtlinien, Verfahren und Mitarbeiterunterlagen. Dazu gehören Aufzeichnungen über Schulungen, Leistungsbeurteilungen, Disziplinarmaßnahmen und alle gewährten Vergünstigungen.
Förderung einer Kultur der Rechtstreue
Förderung einer Kultur der Compliance und des ethischen Verhaltens in der gesamten Organisation. Ermutigung zu offener Kommunikation, Bereitstellung von Kanälen für die Meldung von Beschwerden oder Bedenken und sofortige Ergreifung von Maßnahmen zur Lösung von Problemen.
Rechtsbeistand einholen
Im Zweifelsfall oder bei komplexen Compliance-Problemen sollten Sie sich von einem erfahrenen Anwalt für Arbeitsrecht beraten lassen, der auf die Einhaltung von HR-Vorschriften spezialisiert ist. Er kann Ihnen eine auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittene Beratung anbieten und Sie bei der Bewältigung komplexer rechtlicher Anforderungen unterstützen.
Denken Sie daran, dass die Einhaltung der Vorschriften ein ständiges Unterfangen ist. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre HR-Praktiken regelmäßig überprüfen und anpassen, um die ständige Einhaltung der sich ändernden Gesetze und Vorschriften zu gewährleisten.
Was sind einige gängige HR-Compliance-Gesetze?
Personalverantwortliche sollten mit einigen wichtigen Gesetzen und Vorschriften zur Einhaltung von Vorschriften vertraut sein. Hier sind einige wichtige, die man kennen sollte:
- Titel VII des Bürgerrechtsgesetzes (1964): Verbietet die Diskriminierung bei der Beschäftigung aufgrund von Ethnie, Hautfarbe, Religion, Geschlecht oder nationaler Herkunft. Er deckt verschiedene Aspekte der Beschäftigung ab, einschließlich Einstellung, Beförderung, Bezahlung und Kündigung.
- Amerikanisches Gesetz für Menschen mit Behinderungen (ADA): Schützt Menschen mit Behinderungen vor Diskriminierung bei der Beschäftigung und verpflichtet Arbeitgeber, qualifizierten Personen angemessene Vorkehrungen zu treffen. Es gilt für Arbeitgeber mit 15 oder mehr Beschäftigten.
- Gesetz über Familien- und Gesundheitsurlaub (FMLA): Ermöglicht berechtigten Arbeitnehmern bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub aus qualifizierten medizinischen und familiären Gründen. Arbeitgeber mit 50 oder mehr Beschäftigten sind in der Regel abgedeckt.
- Fair Labor Standards Act (FLSA): Legt Standards für Mindestlöhne, Überstundenvergütung, Buchführung und Kinderarbeit fest. Es definiert, wer von der Überstundenvergütung ausgenommen ist, und legt Regeln für die Einstufung von Mitarbeitern als befreit oder nicht befreit fest.
- Gesetz über Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz (OSHA): Sorgt für sichere und gesunde Arbeitsbedingungen, indem es Standards für die Sicherheit am Arbeitsplatz festlegt, Schulungen anbietet und Vorschriften durchsetzt.
- Gesetz zur Lohngleichheit (EPA): Verpflichtet Arbeitgeber, gleichen Lohn für gleiche Arbeit unabhängig vom Geschlecht zu zahlen. Es verbietet die Lohndiskriminierung aufgrund des Geschlechts, wenn die Arbeit gleiche Fähigkeiten, Anstrengungen und Verantwortung erfordert.
- Gesetz zur Reform und Kontrolle der Einwanderung (IRCA): Verlangt von Arbeitgebern, die Identität und die Beschäftigungsberechtigung aller nach dem 6. November 1986 eingestellten Mitarbeiter mit dem Formular I-9 zu überprüfen.
Dies sind nur einige Beispiele, und je nach Branche und Standort gibt es möglicherweise noch weitere Gesetze und Vorschriften zu beachten. Für Personalverantwortliche ist es unerlässlich, mit der sich entwickelnden Rechtslandschaft Schritt zu halten, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und die Rechte der Mitarbeiter zu schützen.
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