外部顾问

对我们中的大多数人来说，工作场所已经完全改变了，当我们蜷缩在混乱的环境中进行远程工作时，我们并不确定何时才能回到自己的办公室。虽然许多科技公司和专业服务公司的高管都习惯于频繁地进行远程工作，但企业法律顾问可能并不习惯这样做，因此我们想与大家分享五个注意事项，让你在这个不确定的商业时代能更轻松地进行远程工作：

1. 设置一个有利的工作空间--当我们拥有所需的物品时，我们的工作都会做得最好。这可能需要快速跑回办公室取回额外的显示器供在家使用，为家庭办公室购买额外的打印机墨盒，或者为长时间的电话会议寻找一副好的蓝牙耳机。在家办公时，使用您习惯的工具或购买新工具以适应特定需求，将有助于您更好地工作，并免去后勤方面的麻烦--这两方面的投资都是值得的。
2. 保持作息规律-保持作息规律对完成任务至关重要。这包括继续设置闹钟，并像平时在办公室一样做好准备。在家工作和在不同的环境中工作并不意味着你不能休息--确保享受你的午休时间，并在需要时去喝咖啡（如果你现在可以选择开车去喝咖啡的话！）。
3. 确定可外包的任务，如账单审核--在完全不同的环境中工作，还要处理其他事务，您最不愿意操心的事情就是乏味的账单审核需求。Quovant提供一整套管理和监控事务的解决方案，包括简化的电子账单、全面的法律账单审核和绩效分析。现在是监控外部法律顾问成本的重要时期。无论您是需要一个软件解决方案来管理自己的事务管理和电子账单，还是需要一个经验丰富的团队来监控账单合规性、审查活动并确定提高效率的机会，Quovant公司都能为您提供帮助。
4. 减少分心--COVID-19 不仅让全国许多管理人员流离失所，还导致学校和托儿所关闭。在家工作时，如果有年幼的孩子在身边，那么在正常工作时间内，拥有一个私密、封闭的空间来集中精力是非常重要的。对于那些没有家庭办公空间的人来说，他们可以在餐厅的桌子上办公，或者暂时把办公桌搬到卧室里。确保孩子（和他们的保姆）知道不要打扰你，但也要享受这种情况带来的好处--比如每周和全家人一起吃几次午餐。确保你的家人（包括你的配偶）知道你的工作时间是有规律的，在你完成一天的工作之前不要打扰你。在家工作可能需要与家人设定更严格的界限，以确保尽量减少打扰。
5. 鼓励协作--无论是团队成员可以在家访问的内联网，还是使用公司现有的大量云文档管理工具，当你的部门（和公司，以及律师事务所合伙人）其他成员也在不同地点远程办公时，团队协作就显得至关重要。通过这种方式共享文件和文档与在办公室时一样方便。即使是简单的平台，如 Google Docs，也能让你的工作更方便，并有助于简化协作。小贴士Quovant 的LegalBill也支持中小型法律团队的协作。从供应商和文档管理，到重要的电子邮件和备注，LegalBill 可以化解管理事务、供应商和发票的复杂性--它的起价为每位用户每月 175 美元，并提供 30 天的免费试用期！

牢记上述注意事项，并与家人（和自己）划清界限，您就一定能在驾驭和适应这种 "新常态 "的过程中取得成功。请记住，与团队成员进行坦诚的沟通会有很大的帮助--我们都在承受着各种压力，重要的是要相互信任，相互支持。我们同舟共济！

由于 COVID-19 的影响，我们面临着许多不确定因素，并在我们有生以来从未见过的环境中艰难前行。我们正在做出艰难的财务决策，我们不知道经济衰退会持续多久，我们都在努力工作，以保持员工和客户的快乐和参与--远程！领导层不能停滞不前。我们必须能够快速、果断地采取行动，并且能够自如地做出改变。虽然我们听到过 "每一个好的危机都应该被利用 "这样的箴言，但我们还是希望能够敏感地认识到这可能会给企业法律部门及其运营带来的独特复杂性。虽然这并不是一份详尽无遗的清单，但我们希望您能考虑以下几点，以减轻当前某些法律流程所面临的压力：

• 优化远程工作流程-- 随着员工适应 100% 的远程工作，现在是考虑简化法律流程的最佳时机。Quovant公司的LegalBill为法律团队提供了他们所需的一切，消除了管理事务、电子账单、法律账单审查和报告的成本和复杂性。这是一个成熟的行业，复杂的ELM解决方案已趋于饱和，这些解决方案往往耗时长、成本高且难以上手。它们根本无法满足当今中小型法律团队的需求。LegalBill 解决了这些问题。它是一个功能强大的基于云的解决方案，建立在我们近 30 年的最佳实践基础之上。最重要的是，它的定价清晰明了（每个用户每月 175 美元，听起来如何？），安装方便快捷，能为您和您的团队带来立竿见影的价值。点击此处了解更多信息，并享受 30 天免费试用。

• 利用法律支出分析 - 随着财务优化成为当务之急，您很可能会创造性地考虑如何全面减少支出，并降低目前并非关键任务的费用和支出。您和您的团队要处理的事情很多，您最不需要处理的就是乏味的法律账单审核需求。仔细查看账单上的小时数、执行这些小时数的法律人员、对法律账单准则的遵守情况等，将有助于发现节省成本的关键领域，并在您最需要的时候精简您的法律支出。最棒的是什么？所有这些都可以通过我们的管理账单审查计划进行外部处理。单击此处了解更多信息。

我们相信您的工作已经排得很满，预算也越来越紧张。务实、迅速行动并对未来保持乐观非常重要。在这个充满不确定性的时期，Quovant 可以为您提供帮助，并与您息息相关。我们很高兴有机会向您展示我们的解决方案和洞察力如何在短短几天内轻松实施，从而提高员工士气、增强可见性并节约成本。

虽然没有针对 COVID-19 的战术手册，但我们有针对您的法律支出和律师事务所绩效分析的战术手册。请立即联系我们的团队，了解更多关于我们如何帮助您取得成功的信息，无论现在还是将来。我们将携手共渡难关！

即使企业内部的法律团队人才济济，您也会在某些时候需要外部法律顾问的服务。当企业对其外部律师事务所进行评级时，选择正确的数据可能是一项挑战。企业领导者可能不是律师，因此可能需要依靠公司的自我评估来确定其项目的 "健康状况"。

但有必要这么主观吗？在进行绩效评估时，硬数据是必不可少的工具。组织可以使用一些特定的指标来评估律师事务所的绩效。虽然这可能不是 "一切为了钱"，但这些关键指标可以让我们深入了解您的小组是如何处理工作的，以及您收到的结果的价值。

准则合规性和分类

最重要的衡量标准之一是了解支出本身。首先，您的法律小组必须在您的计费准则范围内运作。诚然，您的指导原则应为您的法律团队提供足够的工作空间。内部法务部门与外部法律顾问之间的正确沟通包括深入了解他们应该收取哪些费用，以及为什么。这听起来简单明了。但企业领导者有时很难完全理解法律工作如何促进法律和风险管理策略。

外部法律顾问的计费准则应说明预期的法律工作内容和交付方式。当他们提交发票时，您应该能够阅读细列项目的详细信息，并立即了解这些费用是否可以接受。

为了帮助确定某些费用的合理性和可接受性，Quovant专有的通用语言分类法使您的发票超越了传统的--而且经常被误用的--统一任务管理系统（UTBMS）编码。通用语言代码的应用使账单数据更易于理解和操作，从而更好地反映您的支出情况。

预算编制

一旦对法律开支有了更好的了解，就可以对具体阶段和活动进行分配。经验丰富的律师事务所应该能够对索赔进行评估并提供预算估算，并有能力在预算范围内开展工作。Quovant 能够捕捉案件预算，并在预算达到一定数额时向团队成员发出通知，还能报告在预算范围内圆满结束的案件数量。

基准

了解您目前在外部资源上的花费，有助于您对现有小组进行修改，并为未来使用新的外部律师制定计划。全行业信息有助于您围绕小组做出更好的、以数据为导向的决策。您可以确定与新公司的潜在关系，并与现有合作伙伴重新谈判安排。有了数据，您就能知道当地市场是竞争激烈还是稀缺，从而增强您的实力，谈判出更有利的费率。

此外，从律师事务所发票中收集的指标可将贵公司的业绩与其他类似公司（如在特定州）和案件进行比较。Quovant提供外部数据访问权限，因此您可以将自己的法律支出与特定行业的其他公司进行比较。

数据带来改变

通过使用这些精选的关键指标，您可以更好地确定合理的期望值，并对外部法律顾问的效率和效力进行评级。