Asesoramiento externo

El lugar de trabajo ha cambiado por completo para la mayoría de nosotros, y mientras nos atrincheramos y trabajamos a distancia en medio del caos, no sabemos con certeza cuándo volveremos a nuestras oficinas. Mientras que muchos ejecutivos de empresas tecnológicas y de servicios profesionales están acostumbrados a trabajar a distancia con cierta frecuencia, probablemente no sea algo que el abogado corporativo esté acostumbrado a hacer, por lo que queríamos compartir cinco consideraciones que harán su trabajo a distancia un poco más fácil durante estos tiempos de incertidumbre empresarial:

1. Todos trabajamos mejor cuando tenemos exactamente lo que necesitamos. Esto puede implicar ir rápidamente a la oficina a por un monitor extra para utilizarlo en casa, adquirir cartuchos de impresora adicionales para la oficina doméstica o encontrar un buen par de auriculares Bluetooth para esas largas conferencias telefónicas. Utilizar las mismas herramientas a las que estás acostumbrado o adquirir otras nuevas que se adapten a tus necesidades específicas mientras trabajas desde casa te ayudará a hacer mejor tu trabajo y te ahorrará quebraderos de cabeza logísticos, dos cosas que merecen la pena.
2. Mantener una rutina: mantener un horario regular es crucial para no desviarse de la tarea. Esto incluye seguir programando una alarma y prepararte como lo harías para un día normal en la oficina. El hecho de que trabajes desde casa y en un entorno diferente no significa que no puedas tomarte tus descansos: asegúrate de disfrutar de tu pausa para comer y de ir a tomar un café cuando sea necesario (si es que ahora mismo puedes ir al autoservicio, claro).
3. Determine las tareas que pueden subcontratarse, como la revisión de facturas - Lo último de lo que quiere preocuparse mientras trabaja en un entorno completamente diferente, y con todo lo demás en marcha, es de la tediosa exigencia de la revisión de facturas. Quovant ofrece un conjunto de soluciones para gestionar y supervisar los asuntos, incluida la facturación electrónica optimizada, la revisión exhaustiva de facturas legales y el análisis del rendimiento. Ahora es un momento especialmente importante para controlar los costes de los abogados externos. Tanto si desea una solución de software para gestionar sus propios asuntos y la facturación electrónica, como si necesita un equipo con experiencia para supervisar el cumplimiento de la facturación, revisar la actividad e identificar oportunidades de eficiencia, Quovant puede ayudarle.
4. Mitigar las distracciones - El COVID-19 no sólo ha desplazado a muchos ejecutivos en todo el país, sino que también ha provocado el cierre de escuelas y guarderías. Cuando se trabaja desde casa con niños pequeños cerca, es importante disponer de un espacio privado y cerrado para concentrarse durante el horario laboral. Quienes no dispongan de un despacho en casa, pueden utilizar la mesa del comedor o trasladar temporalmente el escritorio a un dormitorio. Asegúrese de que los niños (y sus niñeras) sepan que no deben interrumpirle, pero disfrute de las ventajas que aporta esta situación, como comer con toda la familia unas cuantas veces por semana. Asegúrese de que su familia (incluido su cónyuge) sabe que mantiene su horario habitual y que no debe interrumpirle hasta que haya terminado por hoy. Trabajar desde casa probablemente requiera establecer límites más firmes con tu familia para garantizar que las interrupciones sean mínimas.
5. Fomentar la colaboración - Ya sea a través de una Intranet a la que los miembros del equipo puedan acceder desde casa o utilizando una de las numerosas herramientas de gestión de documentos en la nube disponibles para empresas, la colaboración en equipo es vital cuando el resto de tu departamento (y empresa, así como los socios del bufete) también están a distancia y trabajan desde distintos lugares. Compartir archivos y documentos de esta forma es tan fácil como cuando estás en la oficina. Incluso plataformas sencillas como Google Docs hacen que tu trabajo sea más cómodo y ayudan a agilizar la colaboración. Consejo: LegalBill de Quovant también es compatible con la colaboración para equipos jurídicos pequeños y medianos. Desde la gestión de proveedores y documentos, hasta correos electrónicos y notas importantes, LegalBill elimina la complejidad de gestionar asuntos, proveedores y facturas, y su precio es de 175 $ por usuario/mes e incluye una prueba gratuita de 30 días.

Si tiene en cuenta las consideraciones anteriores y establece algunos límites con su familia (y con usted mismo), seguramente se preparará para el éxito mientras navega y se adapta a esta "nueva normalidad". Recuerda que la comunicación abierta con los miembros del equipo es de gran ayuda: todos estamos haciendo malabarismos con diversas presiones y es importante apoyarse en los demás para obtener transparencia y apoyo. Estamos juntos en esto.

Como resultado de la COVID-19, nos enfrentamos a una serie de incertidumbres y navegamos por circunstancias que no habíamos visto en toda nuestra vida. Se están tomando decisiones financieras difíciles, no sabemos cuánto durará la recesión y todos estamos trabajando duro para mantener a nuestros empleados y clientes contentos y comprometidos... ¡a distancia! El liderazgo no puede paralizarse. Debemos ser capaces de actuar con rapidez y decisión y sentirnos cómodos haciendo cambios. Aunque hemos oído musas como "toda buena crisis debe aprovecharse", queremos ser sensibles a las complicaciones únicas que esto puede suponer para los departamentos jurídicos de las empresas y sus operaciones. Aunque no se trata de una lista exhaustiva, esperamos que tenga en cuenta lo siguiente para aliviar las presiones actuales sobre algunos de sus procesos jurídicos:

• Optimice sus procesos de trabajo remoto - A medida que los empleados se adaptan al trabajo 100% remoto, no hay mejor momento para considerar la racionalización de sus procesos legales. LegalBill de Quovant ofrece a los equipos jurídicos todo lo que necesitan y nada que no necesiten, eliminando el coste y la complejidad de la gestión de asuntos, la facturación electrónica, la revisión de facturas jurídicas y la generación de informes. Este es un sector maduro que está saturado de soluciones ELM complejas que a menudo son lentas, costosas y difíciles de integrar. Simplemente no satisfacen las necesidades de los equipos jurídicos de tamaño pequeño y mediano de hoy en día. LegalBill resuelve estos problemas. Es una potente solución basada en la nube y construida sobre nuestros casi 30 años de mejores prácticas. Lo mejor de todo es que se entrega con un precio claro (¿qué le parecen 175 $/usuario al mes?), instalación llave en mano y valor inmediato para usted y su equipo. Obtenga más información aquí y aproveche nuestra prueba gratuita de 30 días.

• Aproveche los análisis de gastos jurídicos: con la optimización financiera como prioridad, es probable que esté buscando formas creativas de reducir los gastos en todos los ámbitos y mitigar los honorarios y gastos que no son fundamentales en este momento. Con todo lo que usted y su equipo tienen entre manos, lo último que necesita es enfrentarse a la tediosa tarea de revisar las facturas legales. Un análisis más detallado de las horas facturadas, el personal jurídico que realiza esas horas, el cumplimiento de las directrices de facturación jurídica, etc., le ayudará a descubrir áreas clave de oportunidad para ahorrar costes y racionalizar su gasto jurídico en un momento en el que más lo necesita. ¿Y lo mejor? Todo esto puede gestionarse externamente a través de nuestro programa de revisión de facturas gestionadas. Haga clic aquí para obtener más información.

Estamos seguros de que su plato está lleno y los presupuestos son cada vez más ajustados. Es importante ser pragmático, actuar con rapidez y mantener el optimismo sobre nuestro futuro. Quovant puede ser útil y muy relevante en estos tiempos de incertidumbre. Nos encantaría tener la oportunidad de demostrar cómo nuestras soluciones y conocimientos pueden aplicarse fácilmente en cuestión de días para ver una mejora de la moral del personal, una mayor visibilidad y un ahorro de costes.

Aunque no existe un libro de jugadas para COVID-19, nosotros tenemos uno para su análisis del gasto legal y del rendimiento de su bufete. Póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo para obtener más información sobre cómo podemos ayudarle a alcanzar el éxito, ahora y a largo plazo. Lo superaremos juntos.

Incluso con el mayor nivel de talento en su equipo jurídico interno, en algún momento necesitará los servicios de un asesor externo. Cuando una organización evalúa a sus bufetes de abogados externos, seleccionar los datos correctos puede ser todo un reto. Los líderes empresariales pueden no ser abogados, por lo que quizá sea necesario confiar en la autoevaluación de los bufetes para determinar la "salud" de sus programas.

Pero, ¿es necesario que sea tan subjetivo? Los datos concretos son una herramienta esencial a la hora de evaluar el rendimiento. Existen parámetros específicos que las organizaciones pueden utilizar para evaluar el rendimiento de los bufetes de abogados. Aunque puede que no todo sea "cuestión de dinero", estas métricas clave pueden proporcionar información sobre la forma en que su grupo gestiona su trabajo y el valor de los resultados que recibe.

Cumplimiento de las directrices y categorización

Una de las métricas más importantes es comprender el gasto en sí mismo. En primer lugar, su panel jurídico debe funcionar dentro de sus directrices de facturación. Es cierto que sus directrices deben dejar suficiente margen para que su equipo jurídico haga su trabajo. Una comunicación adecuada entre los departamentos jurídicos internos y los abogados externos implica una comprensión profunda de lo que deben facturar y por qué. Esto parece sencillo. Sin embargo, los directivos de las empresas a veces tienen dificultades para ver cómo contribuye el trabajo jurídico a las estrategias legales y de gestión de riesgos.

Las directrices de facturación de los asesores externos deben describir qué trabajo jurídico se espera y cómo debe realizarse. Cuando presenten facturas, usted debe poder leer los detalles de las partidas y comprender inmediatamente si se trata de gastos aceptables.

Para ayudar a determinar la razonabilidad y aceptabilidad de ciertos gastos, la categorización de lenguaje común patentada por Quovant eleva sus facturas más allá de la codificación tradicional -y, a menudo mal aplicada- del Sistema Uniforme de Gestión Basado en Tareas ("UTBMS"). La aplicación de los códigos de lenguaje común da como resultado datos de facturación fáciles de entender y procesables que cuentan una mejor historia en torno a sus gastos.

Presupuestos

Una vez que se comprenden mejor los gastos jurídicos, se pueden asignar a fases y actividades específicas. Un bufete de abogados experimentado debe ser capaz de evaluar una reclamación y proporcionar una estimación presupuestaria, así como tener la capacidad de trabajar dentro de un presupuesto. Quovant captura los presupuestos de los casos y proporciona notificaciones a los miembros del equipo cuando se alcanza una determinada cantidad del presupuesto, así como informes en torno al número de casos concluidos satisfactoriamente dentro del presupuesto.

Evaluación comparativa

Conocer su gasto actual en recursos externos le ayuda a modificar su panel actual y a planificar el uso futuro de nuevos abogados externos. La información de todo el sector le ayuda a tomar mejores decisiones basadas en datos sobre su panel. Puede identificar posibles relaciones con nuevos bufetes y renegociar acuerdos con socios existentes. Armado con datos, sabrá si el mercado local es competitivo o escaso, lo que reforzará su poder para negociar tarifas más ventajosas.

Además, las métricas recopiladas de la facturación de los bufetes de abogados permiten comparar el rendimiento de su bufete con el de otros bufetes de posición similar (por ejemplo, en un estado concreto) y casos. Quovant ofrece acceso a datos externos para que pueda comparar su gasto legal con el de otros en un sector determinado.

Los datos marcan la diferencia

Utilizando estas métricas clave seleccionadas, estará mejor posicionado para establecer expectativas razonables y evaluar la eficiencia y eficacia de los abogados externos.