这种情况在我们办公室从未发生过。 因为劳工部联邦合同合规项目办公室（OFCCP）的审计信在总统办公桌上放了两周后，出现在办公桌上，上面贴着黄色的便条 "请处理"，而急忙打来的电话。 在恐惧和惊慌来临之前，这里有一些防范审计信的要点。
了解平权行动 (AA) 规定是否涵盖贵组织。 提问！您必须拥有 50 名以上的美国本土员工，并且与联邦政府签订了价值 50,000 美元或以上的合同。 为政府主承包商提供服务的分包商也可能在该法规的管辖范围之内。 通常情况下，签署 "证明信 "表明您是 EEO/AA 雇主，即表明您已签订分包合同。
人力资源专业人员应与公司的法律、合同、销售或其他部门联系，了解他们是否与政府有业务往来，是否在从事政府工作，或是否为主承包商提供辅助服务。 检查是否有人签署了证明信，同时查看 EEO-1 报告--是否勾选了你是政府承包商/分包商的选项？
请注意：一些城市、州和其他政府组织也有 AA 要求，与联邦法规有一些差异。如果贵公司与这些机构签订了合同，请查看当地/州的规定。 如果贵公司的销售机构正在参与联邦、州或地方工作的投标，请让他们与贵公司协调，以确保贵公司履行投标或合同授予的平权行动义务。
大多数企业领导者认为，只要在政策声明中说明自己是平等就业机会（EEO）雇主就足够了。其实不然！ 平等就业机会委员会（Equal Employment Opportunity Commission）和联邦公平竞争和消费者保护局（OFCCP）是两个不同的机构，分别执行两个不同的法规。
如果您属于平权行动条例的适用范围，您应该了解以下一些事项：
- 平权行动计划 (AAP) 是一项年度工作。 您可以选择计划的日期，但必须每年更新。
- AAP 包括承诺不歧视的内容，并提供了来年的平权行动计划。 它还提供了贵组织在计划日期的人口统计分析以及本年度目标的设定（展望未来）。AAP 还会回顾过去 - 贵组织前几年在实现既定目标方面做得如何？ 在招聘、晋升或解聘方面是否有任何不利影响？ 如果有，您是否已加以解决？
- 您享有 "童子军的荣誉"--有人已认证或承诺作为合同的一部分会有一个认证，但通常不会要求您将联邦计划提交给任何人，除非经过审核。 有些城市和州要求认证和预认证，其中可能包括计划副本。
- 有时，获得大额联邦合同会引发自动审计，以确保您拥有 AAP。
- 数据管理是制定平权行动计划的关键。掌握有关员工的基本、准确的人口统计数据--姓名、种族、性别、职称等--以及报告雇用交易--雇用、晋升和解雇--的能力，对于编制 AAP 至关重要。- 以及报告雇佣交易--招聘、晋升和解雇--的能力，这对编制 AAP 至关重要。
- 仔细界定申请人和捕捉申请人流是至关重要的，也是行政管理报告流程中最繁琐的部分。 申请人的定义是：对某一空缺职位表示兴趣的人，其表示经过审查，符合该职位的基本资格要求，并保持兴趣。 建立捕捉这一信息的系统势在必行。
- 一旦确定了目标，就必须制定如何实现这些目标的计划。您将如何接触女性？少数民族？残疾人？退伍军人？
- 法规要求尽最大努力实现目标，而不要求配额。 如果达不到目标，不会给 OFCCP 带来麻烦，但如果不努力，就会有麻烦。
- 该条例还规定，在其他条件（技能、努力、经验、工作环境、业绩）相同的情况下，从事相同工作的男性/女性和少数族裔/非少数族裔之间的报酬必须公平。
- 每年按时完成计划是为 OFCCP 审计做好准备的最佳途径。
在 OFCCP 审计中您会遇到什么？
如果收到审核函，您将有 30 天的时间向他们发送所要求的所有文件--这被称为审查的案头审核阶段。 合规官员将分析所有文件，并要求补充文件或提出问题。 可以安排现场审核，进一步审查记录并与管理人员和员工面谈。 但这并非在所有情况下都会发生。 现场审核可能会持续几天到几周。
整个过程可能持续几个月到几年，这取决于他们的工作量。
OFCCP 希望核实您是否妥善保存记录；您的任何雇用行为是否存在不利影响；您是否为少数族裔、女性、退伍军人和残疾人开展了有意义的外联活动；您是否根据技能而不是性别和种族等因素向员工支付薪酬。 如果他们发现违规行为，可以采取一些补救措施。
大多数违规行为需要修改政策或程序。他们可能要求继续向他们报告。 通常不会处以罚款，但如果存在违反薪资规定和未能雇用的违规行为，则可能会被勒令支付赔偿金（补发工资、利息）。 在极少数情况下，严重的违规行为可能会被取消联邦合同资格。
由于平权行动规划可能很复杂，因此这是一个非常适合外包给顾问或经常做这项工作的供应商的项目。有许多专业机构可以为您提供帮助。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
