现代综合合同管理系统的功能

要描述 21 世纪合同管理系统的功能，我们认为首先要说明它不是什么。

• 合同管理系统不是一个装有所有合同的文件柜或电脑桌面文件夹。
• 这不是指派一名法律工作人员来审查源自特定部门的协议。
• 合同管理系统并不是一个理想的工作流程，每个人都想遵循，但现实中却做不到。
• 这不是一个 "了解 "企业所有情况的关键人物。

这些可能是企业试图在合同签订方面保持领先的方法，但它们并不构成合同管理系统。远非如此。

截至 2019 年初，全功能合同管理系统是一个 IT 平台，您的企业可通过该平台收集、谈判、执行、修改、监控、分析和存档企业现在、过去或将来参与的每项协议。合同管理系统利用人工智能和自然语言处理来 "理解 "企业的协议语料库，以帮助确保您和您的交易方遵守协议，并确保未来的协议包含一致、有利的条款。

合同管理系统可让每位员工实时了解现有合同和不断变化的合同，从而高效开展工作。它既简化了签订新合同、履行和执行现有合同以及评估和学习过期合同的流程，又加强了这一流程。

简而言之，现代合同管理系统将智能、高效的合同管理融入到业务的方方面面。

当今合同管理系统的显著应用

您可能会想：这听起来不错，但请告诉我实际应用。没问题。以下是合同管理系统能为典型组织带来的一些常见好处。

销售

与客户签订的合同或多或少都代表着销售团队的劳动成果。理想情况下，它们能为您的企业和交易对方带来价值，但事实并非总是如此。无论是由于销售人员急于达成交易，还是由于对方不择手段，或是由于团队之间缺乏协调，抑或是由于不注重细节，法律部门提交给销售渠道的合同有时会大相径庭，不尽如人意。它们可能包含你难以遵守的交货时间表、不利的定价或不必要的复杂条款。

合同管理系统不仅能帮助解决这些问题，还 能从源头上消除这些问题 。通过一个共享的谈判、编辑和电子签名平台，销售团队可以在不牺牲精确性的前提下更快地完成交易。合同管理系统可让所有利益相关者实时了解合同谈判和装配情况，从而降低出错风险，确保每个人都能提出意见，避免出现协调问题。人工智能驱动的搜索功能可提高您发现遗漏和不一致之处的能力。结果：更快、更严密、更智能、更有利可图的销售。

采购

要获得业务所需的投入和原材料，就必须建立可靠、可预测的采购关系。与销售团队不同，采购部门在这些交易中是站在客户的立场上的。但是，您仍然希望尽可能严格地控制合同条款和对方的履约情况。

合同管理系统为您的采购团队提供了保持主导地位的工具：为每种供应商关系提供模板，以加快合同组装速度并简化招标流程；提供透明度和智能分析，以促使供应商遵守交付时间表和其他义务；实时访问新合同和当前合同，以促进各部门之间的协调。

财务

您的财务团队需要方便、即时地访问影响收入和支出的合同数据。以前，这些数据并不总能随时获取，从而增加了财务报告和计划不准确的风险。更糟糕的是，合同条款的不一致可能导致季度末出现不受欢迎的 "意外"，例如，采购合同中被忽视的付款条款在毫无征兆的情况下到期。

有了合同管理系统，您的财务部门不仅能实时了解合同定价和其他财务条款，还能利用人工智能分析工具从现有合同中获得前瞻性见解，使财务建模更加细致准确。

运营、营销和 IT

毫无疑问，您已经开始了解现代合同管理系统如何改变您的业务。下面再举几个例子。在运营领域，利益相关者现在可以无缝访问影响其部门的关键合同条款并提出意见，还能检查现有合同的内容，了解推动运营优先事项的义务。

您的营销团队现在可以看到管道中销售合同的详细信息，从而分析哪些营销策略为企业带来了最有利的结果。在 IT 领域，合同管理系统消除了管理各种集成度不高的合同应用程序的麻烦，取而代之的是一个端到端、全面支持的单一解决方案。

法律

至于你的法律部门，他们通常是最不需要说服来了解全面合同管理系统优点的人。实际上，我们遇到的每一个法律团队都感受到了在没有审查、发布和监控关键任务合同所需的工具的情况下管理企业合同的痛苦（而且经常为此而失眠）。

此外，我们还听过很多关于法律管理效率低下而浪费时间的故事，比如在大量的电子邮件红线中找不到草案的 "主 "版本，追着销售人员要一份完整的协议副本，或者逐行阅读过去的合同以寻找先例语言，这些故事都让人沮丧不已。

毫不夸张地说，一个全面的合同管理系统可以使整个企业的合同签订工作更加一致、透明和高效，从而改变法律部门。此外，它还能帮助展示法律团队的技能和努力如何与企业其他部门保持一致，从而减少与其他部门之间的紧张关系。

[bctt tweet="一个全面的合同管理系统可以使整个企业的合同签订工作更加一致、透明和高效，从而改变法律部门的工作。］