Die Funktion eines modernen, umfassenden Vertragsmanagementsystems

Um die Funktion eines Vertragsmanagementsystems für das 21. Jahrhundert zu beschreiben, ist es hilfreich, zunächst zu erklären, was es nicht ist.

• Ein Vertragsverwaltungssystem ist kein Aktenschrank oder Computer-Desktop-Ordner, in dem sich alle Ihre Verträge befinden.
• Es handelt sich nicht um einen juristischen Mitarbeiter, der mit der Überprüfung von Vereinbarungen aus bestimmten Abteilungen betraut ist.
• Ein Vertragsmanagementsystem ist kein idealer Arbeitsablauf, den jeder zu befolgen versucht, was aber realistischerweise nicht möglich ist.
• Es ist keine Schlüsselperson, die alles "weiß", was im Unternehmen vor sich geht.

Dies sind vielleicht Wege, wie ein Unternehmen versucht, seine Vertragsabschlüsse im Griff zu behalten, aber sie stellen kein Vertragsmanagementsystem dar. Nicht im Entferntesten.

Ab Anfang 2019 ist ein voll funktionsfähiges Vertragsmanagementsystem eine IT-Plattform, über die Ihr Unternehmen alle Verträge, an denen das Unternehmen beteiligt ist, war oder sein wird, zusammenstellt, verhandelt, ausführt, ändert, überwacht, analysiert und archiviert. Ein Vertragsmanagementsystem nutzt künstliche Intelligenz und natürliche Sprachverarbeitung, um den Vertragskorpus Ihres Unternehmens zu "verstehen" und so sicherzustellen, dass Sie und Ihre Vertragspartner die Verträge einhalten und dass künftige Verträge einheitliche, vorteilhafte Bedingungen enthalten.

Ein Vertragsmanagementsystem gibt jedem Mitarbeiter den Echtzeit-Zugang zu bestehenden und neuen Verträgen, den er benötigt, um seine Arbeit effizient zu erledigen. Es rationalisiert und strafft den Prozess des Abschlusses neuer Verträge, der Erfüllung und Durchsetzung laufender Verträge sowie der Bewertung und des Lernens aus abgelaufenen Verträgen.

Kurz gesagt, ein modernes Vertragsmanagementsystem sorgt für eine intelligente und effiziente Vertragsgestaltung in allen Bereichen Ihres Unternehmens.

Bemerkenswerte Anwendungen der heutigen Vertragsmanagementsysteme

Vielleicht denken Sie jetzt: Das hört sich alles toll an, aber was ist mit den praktischen Anwendungen? Das ist kein Problem. Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Vorteile, die ein Vertragsmanagementsystem für ein typisches Unternehmen bieten kann.

Vertrieb

Verträge mit Kunden sind in der einen oder anderen Form die Früchte der Arbeit Ihres Vertriebsteams. Im Idealfall bieten sie Ihrem Unternehmen und Ihrer Gegenpartei einen Mehrwert, aber das ist nicht immer der Fall. Ob es nun an der Ungeduld der Vertriebsmitarbeiter liegt, Geschäfte abzuschließen, an einem skrupellosen Akteur auf der anderen Seite, an mangelnder Koordination zwischen Ihren Teams oder an einer gewöhnlichen Unachtsamkeit im Detail - die Verträge, die Ihre Rechtsabteilung in Ihren Vertriebskanal einspeist, sehen manchmal ganz anders aus und sind nicht optimal. Sie können Liefertermine enthalten, die Sie nur schwer einhalten können, nachteilige Preise oder unnötig komplizierte Bedingungen.

Ein Vertragsmanagementsystem hilft nicht nur, diese Probleme zu beheben, sondern beseitigt sie gleich an der Quelle. Mit einer gemeinsamen Plattform für die Verhandlung, Bearbeitung und elektronische Unterschrift können Vertriebsteams Geschäfte schneller abschließen, ohne dabei an Präzision zu verlieren. Indem ein Vertragsmanagementsystem allen Beteiligten in Echtzeit Einblick in die Vertragsverhandlung und -zusammenstellung gewährt, verringert es das Fehlerrisiko und stellt sicher, dass alle Beteiligten ihren Beitrag leisten, um Abstimmungsprobleme zu vermeiden. Die KI-gesteuerte Suchfunktion verbessert Ihre Fähigkeit, Lücken und Unstimmigkeiten zu erkennen. Das Ergebnis: schnellere, straffere, intelligentere und profitablere Verkäufe.

Beschaffung

Die Beschaffung der von Ihrem Unternehmen benötigten Inputs und Rohstoffe erfordert zuverlässige und berechenbare Beschaffungsbeziehungen. Anders als Ihr Verkaufsteam steht Ihre Beschaffungsabteilung bei diesen Transaktionen in der Rolle des Kunden. Dennoch möchten Sie die Bedingungen und die Leistung der Gegenpartei in Ihren Verträgen so genau wie möglich kontrollieren.

Ein Vertragsmanagementsystem gibt Ihrem Beschaffungsteam die Werkzeuge an die Hand, um die Kontrolle zu behalten: Vorlagen für jede Lieferantenbeziehung, um die Vertragszusammenstellung zu beschleunigen und den Ausschreibungsprozess zu vereinfachen, Transparenz und intelligente Analysen, um die Einhaltung von Lieferterminen und anderen Verpflichtungen durch die Lieferanten zu fördern, sowie Echtzeitzugriff auf neue und laufende Verträge, um die Koordination zwischen Ihren Abteilungen zu erleichtern.

Finanzen

Ihr Finanzteam benötigt einen einfachen, sofortigen Zugriff auf Vertragsdaten, die sich auf Einnahmen und Ausgaben auswirken. Früher waren diese Daten nicht immer leicht zugänglich, was das Risiko einer ungenauen Finanzberichterstattung und -planung erhöht hat. Schlimmer noch: Unstimmigkeiten in den Vertragsbedingungen konnten zu unliebsamen "Überraschungen" am Quartalsende führen, wenn z. B. eine übersehene Zahlungsfrist in einem Beschaffungsvertrag ohne Vorwarnung fällig wurde.

Mit einem Vertragsmanagementsystem verfügt Ihre Finanzabteilung nicht nur über Echtzeit-Input zu Vertragspreisen und anderen finanziellen Bedingungen, sondern auch über KI-gestützte Analysetools, mit denen sich aus bestehenden Verträgen zukunftsweisende Erkenntnisse ableiten lassen, wodurch die Finanzmodellierung differenzierter und genauer wird.

Betrieb, Marketing und IT

Sie ahnen sicher schon, wie ein modernes Vertragsmanagementsystem Ihr Unternehmen verändern kann. Hier sind einige weitere Beispiele. Im operativen Bereich haben die Beteiligten jetzt nahtlosen Zugang zu den wichtigsten Vertragsbedingungen, die sich auf ihre Abteilungen auswirken , und können den Bestand Ihrer bestehenden Verträge prüfen, um die Verpflichtungen zu verstehen, die die operativen Prioritäten bestimmen.

Ihr Marketingteam kann nun die Details der in der Pipeline befindlichen Verkaufsverträge einsehen und so analysieren, welche seiner Marketingstrategien zu den besten Ergebnissen für das Unternehmen geführt haben. Im Bereich der IT beseitigt ein Vertragsmanagementsystem das Problem der Verwaltung eines Flickenteppichs schlecht integrierter Vertragsanwendungen und ersetzt sie durch eine einzige, durchgängige und vollständig unterstützte Lösung.

Rechtliches

Die Rechtsabteilung ist in der Regel diejenige, die am wenigsten von den Vorzügen eines umfassenden Vertragsmanagementsystems überzeugt werden muss. Praktisch jedes Rechtsteam, das wir kennen, leidet unter der Verwaltung von Unternehmensverträgen ohne die Tools, die für die Prüfung, Bekanntmachung und Überwachung geschäftskritischer Verträge erforderlich sind (und schläft oft darüber ein).

Und lassen Sie uns gar nicht erst mit den Geschichten anfangen, die wir gehört haben, wie frustrierend es ist, Zeit mit ineffizienter juristischer Verwaltung zu verschwenden, wie z. B. den Überblick über die "Master"-Version eines Entwurfs in einer Flut von per E-Mail verschickten Redlines zu verlieren, Vertriebsmitarbeiter auf der Suche nach der vollständig ausgefüllten Kopie einer Vereinbarung zu verfolgen oder frühere Verträge Zeile für Zeile zu lesen, um Präzedenzfälle zu finden.

Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass ein umfassendes Vertragsmanagementsystem eine Rechtsabteilung verändert, indem es die Vertragsabschlüsse für das gesamte Unternehmen einheitlicher, transparenter und effizienter macht. Ein zusätzlicher Bonus ist, dass es auch Spannungen mit anderen Abteilungen abbaut, indem es hilft zu zeigen, wie die Fähigkeiten und Bemühungen eines Rechtsteams mit dem Rest des Unternehmens übereinstimmen.

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