La fonction d'un système moderne et complet de gestion des contrats

Pour décrire la fonction d'un système de gestion des contrats du 21e siècle, nous pensons qu'il est utile de commencer par expliquer ce qu'il n'est pas.

• Un système de gestion des contrats n'est pas une armoire ou un dossier informatique contenant tous vos contrats.
• Il ne s'agit pas d'un juriste chargé d'examiner les accords émanant de certains services.
• Un système de gestion des contrats n'est pas un flux de travail idéal que tout le monde essaie de suivre, mais que l'on ne peut pas réaliser.
• Il ne s'agit pas d'une personne clé qui "sait" tout ce qui se passe dans l'entreprise.

Il s'agit peut-être de moyens mis en œuvre par une entreprise pour garder le contrôle de ses contrats, mais ils ne constituent pas un système de gestion des contrats. Il s'en faut de beaucoup.

Au début de 2019, un système de gestion des contrats à part entière est une plateforme informatique grâce à laquelle votre entreprise rassemble, négocie, exécute, modifie, surveille, analyse et archive chaque accord auquel l'entreprise est, a été ou sera partie. Un système de gestion des contrats s'appuie sur l'intelligence artificielle et le traitement du langage naturel pour "comprendre" le corpus des accords de votre entreprise afin de garantir que vous et vos contreparties les respectiez et que les accords futurs contiennent des conditions cohérentes et avantageuses.

Un système de gestion des contrats donne à chaque employé l'accès en temps réel dont il a besoin aux contrats existants et en cours d'élaboration pour faire son travail efficacement. Il rationalise et resserre le processus de conclusion de nouveaux contrats, d'exécution et de mise en œuvre des contrats en cours, ainsi que d'évaluation et d'apprentissage des contrats expirés.

En bref, un système moderne de gestion des contrats intègre des contrats intelligents et efficaces dans toutes les facettes de votre activité.

Applications notables des systèmes actuels de gestion des contrats

Vous vous dites peut-être : c'est très bien, mais parlez-moi des applications pratiques. Pas de problème. Voici quelques avantages qu'un système de gestion des contrats peut apporter à une organisation typique.

Vente

Les contrats conclus avec les clients, sous une forme ou une autre, représentent le fruit du travail de votre équipe de vente. Dans l'idéal, ils apportent de la valeur à votre entreprise et à votre contrepartie, mais ce n'est pas toujours le cas. Que ce soit en raison de l'impatience des vendeurs à conclure des affaires, d'un acteur peu scrupuleux de l'autre côté, d'un manque de coordination entre vos équipes ou d'un simple manque d'attention aux détails, les contrats que votre service juridique met en place dans votre canal de vente en ressortent parfois très différents et moins qu'idéaux. Ils peuvent contenir des délais de livraison que vous aurez du mal à respecter, des prix désavantageux ou des clauses inutilement compliquées.

Un système de gestion des contrats ne se contente pas de remédier à ces problèmes, il les élimine à la source. Grâce à une plateforme commune de négociation, d'édition et de signature électronique, les équipes de vente peuvent conclure des contrats plus rapidement sans sacrifier la précision. En donnant à toutes les parties prenantes une visibilité en temps réel sur la négociation et l'assemblage des contrats, un système de gestion des contrats réduit le risque d'erreur et garantit que tout le monde a son mot à dire pour éviter les problèmes de coordination. Les capacités de recherche pilotées par l'IA renforcent votre capacité à repérer les omissions et les incohérences. Résultat : des ventes plus rapides, plus serrées, plus intelligentes et plus rentables.

Marchés publics

L' obtention des intrants et des matières premières dont votre entreprise a besoin nécessite des relations d'approvisionnement fiables et prévisibles. Contrairement à votre équipe de vente, votre service d'approvisionnement est à la place du client dans ces transactions. Cependant, vous souhaitez toujours contrôler aussi étroitement que possible les conditions et l'exécution de vos contrats par la contrepartie.

Un système de gestion des contrats donne à votre équipe d'approvisionnement les outils nécessaires pour rester aux commandes : des modèles pour chaque relation avec les fournisseurs afin d'accélérer l'élaboration des contrats et de simplifier le processus d'appel d'offres, la transparence et des analyses intelligentes pour assurer le respect par les fournisseurs des calendriers de livraison et d'autres obligations, ainsi qu'un accès en temps réel aux contrats nouveaux et en cours afin de faciliter la coordination entre vos services.

Finances

Votre équipe financière a besoin d'un accès facile et instantané aux données contractuelles qui affectent les recettes et les dépenses. Auparavant, ces données n'étaient pas toujours facilement accessibles, ce qui augmentait le risque d'inexactitude des rapports financiers et de la planification. Pire encore, des incohérences dans les conditions contractuelles pouvaient entraîner des "surprises" malvenues en fin de trimestre lorsque, par exemple, une condition de paiement négligée dans un contrat d'approvisionnement arrivait à échéance sans avertissement.

Avec un système de gestion des contrats, non seulement votre département financier dispose d'informations en temps réel sur la tarification des contrats et d'autres conditions financières, mais il dispose également d'outils analytiques alimentés par l'IA pour tirer des enseignements prospectifs des contrats existants, ce qui rend la modélisation financière plus nuancée et plus précise.

Opérations, marketing et informatique

Vous commencez sans doute à comprendre comment un système moderne de gestion des contrats peut transformer votre entreprise. Voici quelques exemples supplémentaires. Dans le domaine des opérations, les parties prenantes disposent désormais d'un accès et d'une contribution transparents aux conditions contractuelles clés qui affecteront leurs départements, ainsi que de la possibilité d'examiner le corpus de vos contrats existants pour comprendre les obligations qui déterminent les priorités opérationnelles.

Votre équipe de marketing peut désormais voir les détails des contrats de vente en cours et ainsi analyser laquelle de ses stratégies de marketing a conduit aux résultats les plus bénéfiques pour l'entreprise. Dans le domaine des technologies de l'information, un système de gestion des contrats élimine le casse-tête que représente la gestion d'un patchwork d'applications contractuelles mal intégrées, en les remplaçant par une solution unique, de bout en bout et entièrement prise en charge.

Juridique

Quant à votre service juridique, il est généralement celui qui a le moins besoin d'être convaincu des mérites d'un système complet de gestion des contrats. Pratiquement toutes les équipes juridiques que nous avons rencontrées ressentent la douleur (et perdent souvent le sommeil) de la gestion des contrats d'entreprise sans les outils nécessaires pour vérifier, promulguer et contrôler les contrats essentiels à la mission de l'entreprise.

Et ne nous lancez pas dans les récits que nous avons entendus sur les frustrations dues au temps perdu en inefficacités juridico-administratives, comme perdre la trace de la version "maître" d'un projet dans une multitude de lignes rouges envoyées par courriel, courir après les vendeurs pour obtenir la copie complète d'un accord, ou lire ligne par ligne les anciens contrats pour trouver les clauses qui font jurisprudence.

Il n'est pas exagéré de dire qu'un système complet de gestion des contrats transforme un service juridique en rendant les contrats plus cohérents, plus transparents et plus efficaces pour l'ensemble de l'entreprise. En prime, il réduit les tensions avec les autres départements en montrant comment les compétences et les efforts de l'équipe juridique s'alignent sur le reste de l'entreprise.

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