La función de un sistema moderno y completo de gestión de contratos

Para describir la función de un sistema de gestión de contratos del siglo XXI, nos parece útil empezar explicando lo que no es.

• Un sistema de gestión de contratos no es un archivador o una carpeta de ordenador con todos sus contratos.
• No se trata de un miembro del personal jurídico encargado de revisar los acuerdos procedentes de departamentos específicos.
• Un sistema de gestión de contratos no es un flujo de trabajo ideal que todo el mundo intenta seguir, pero que en realidad no puede.
• No es una persona clave que "sabe" todo lo que pasa en la empresa.

Estas pueden ser formas en las que una empresa intenta estar al tanto de su contratación, pero no constituyen un Sistema de Gestión de Contratos. Ni mucho menos.

A partir de principios de 2019, un sistema de gestión de contratos con todas las funciones es una plataforma informática a través de la cual su empresa reúne, negocia, ejecuta, modifica, supervisa, analiza y archiva todos los acuerdos de los que la empresa es, ha sido o será parte. Un sistema de gestión de contratos aprovecha la inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural para "entender" el corpus de los acuerdos de su empresa, con el fin de ayudar a garantizar que usted y sus contrapartes los cumplan y que los futuros acuerdos contengan términos coherentes y beneficiosos.

Un sistema de gestión de contratos proporciona a cada empleado el acceso en tiempo real que necesita a los contratos existentes y en evolución para realizar su trabajo con eficacia. Agiliza y hace más riguroso el proceso de firma de nuevos contratos, de ejecución y cumplimiento de los contratos en vigor, y de evaluación y aprendizaje de los contratos vencidos.

En resumen, un sistema moderno de gestión de contratos integra la contratación inteligente y eficiente en todas las facetas de su negocio.

Aplicaciones destacadas de los sistemas actuales de gestión de contratos

Quizá piense: todo eso suena muy bien, pero hábleme de las aplicaciones prácticas. No hay problema. Estas son algunas de las ventajas habituales que un sistema de gestión de contratos puede aportar a una organización típica.

Ventas

Los contratos con los clientes, de una forma u otra, representan el fruto del trabajo de su equipo de ventas. Lo ideal es que aporten valor a su empresa y a su contraparte, pero no siempre es así. Ya sea debido a la impaciencia esencial de los vendedores por cerrar acuerdos, a un actor sin escrúpulos en la otra parte, a la falta de coordinación entre sus equipos o a una simple falta de atención a los detalles, los contratos que su departamento jurídico introduce en su canal de ventas a veces tienen un aspecto muy diferente y menos que ideal. Pueden contener plazos de entrega que le costará cumplir, precios desventajosos o cláusulas innecesariamente complicadas.

Un sistema de gestión de contratos no sólo ayuda a solucionar estos problemas, sino que los elimina de raíz. Con una plataforma compartida de negociación, edición y firma electrónica, los equipos de ventas pueden cerrar acuerdos más rápidamente sin sacrificar la precisión. Al ofrecer a todas las partes interesadas visibilidad en tiempo real de la negociación y el montaje de los contratos, un sistema de gestión de contratos reduce el riesgo de error y garantiza que todo el mundo tenga información para evitar problemas de coordinación. La capacidad de búsqueda basada en IA aumenta su capacidad para detectar omisiones e incoherencias. El resultado: ventas más rápidas, más ajustadas, más inteligentes y más rentables.

Adquisiciones

La obtención de los insumos y materias primas que necesita su empresa requiere relaciones de aprovisionamiento fiables y predecibles. A diferencia del equipo de ventas, el departamento de compras se pone en el lugar del cliente en estas transacciones. Pero, aun así, quiere controlar los términos y el cumplimiento de las contrapartes de sus contratos de la forma más estricta posible.

Un sistema de gestión de contratos proporciona a su equipo de compras las herramientas necesarias para llevar las riendas: plantillas para cada relación con los proveedores que agilizan la preparación de los contratos y simplifican el proceso de solicitud de ofertas, transparencia y análisis inteligentes para impulsar el cumplimiento por parte de los proveedores de los plazos de entrega y otras obligaciones, y acceso en tiempo real a los contratos nuevos y en vigor para facilitar la coordinación entre sus departamentos.

Finanzas

Su equipo financiero necesita un acceso fácil e instantáneo a los datos de contratación que afectan a los ingresos y los gastos. Antes, estos datos no siempre eran fácilmente accesibles, lo que aumentaba el riesgo de que los informes financieros y la planificación fueran inexactos. Y lo que es peor, las incoherencias en las condiciones contractuales podían dar lugar a desagradables "sorpresas" al final del trimestre cuando, por ejemplo, vencía sin previo aviso una condición de pago que se había pasado por alto en un contrato de aprovisionamiento.

Con un sistema de gestión de contratos, su departamento financiero no solo dispone de información en tiempo real sobre los precios de los contratos y otras condiciones financieras, sino que también cuenta con herramientas analíticas basadas en IA para obtener información prospectiva de los contratos existentes, lo que hace que el modelado financiero sea más matizado y preciso.

Operaciones, marketing e informática

Sin duda está empezando a hacerse una idea de cómo un sistema moderno de gestión de contratos puede transformar su empresa. He aquí algunos ejemplos más. En el ámbito de las operaciones, las partes interesadas disponen ahora de un acceso sin fisuras a los términos contractuales clave que afectarán a sus departamentos, así como de la capacidad de examinar el corpus de sus contratos existentes para comprender las obligaciones que impulsan las prioridades operativas.

Su equipo de marketing puede ver ahora los detalles de los contratos de ventas en tramitación y analizar así cuáles de sus estrategias de marketing condujeron a los resultados más beneficiosos para la empresa. En el ámbito de las TI, un sistema de gestión de contratos elimina el dolor de cabeza que supone gestionar un mosaico de aplicaciones de contratación mal integradas, sustituyéndolas por una única solución integral y totalmente compatible.

Legal

En cuanto al departamento jurídico, suele ser el que menos necesita convencerse de las ventajas de un sistema integral de gestión de contratos. Prácticamente todos los equipos jurídicos con los que nos hemos reunido sufren las consecuencias (y a menudo pierden el sueño) de gestionar la contratación de la empresa sin las herramientas necesarias para examinar, promulgar y supervisar los contratos de misión crítica.

Y no hablemos ya de las historias que hemos oído de frustración por el tiempo perdido en ineficiencias jurídico-administrativas, como perder la pista de la versión "maestra" de un borrador en un montón de líneas rojas enviadas por correo electrónico, perseguir a los vendedores para conseguir la copia completa de un acuerdo o leer línea por línea contratos anteriores para encontrar el lenguaje precedente.

No es exagerado decir que un sistema integral de gestión de contratos transforma un departamento jurídico al hacer que la contratación sea más coherente, transparente y eficiente para toda la empresa. Como ventaja añadida, también reduce las tensiones comunes con otros departamentos al ayudar a mostrar cómo la habilidad y el esfuerzo de un equipo jurídico se alinean con el resto de la empresa.

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