厌倦了 I-9 的不断更新?想了解虚拟 I-9 验证?

最近,人力资源专业人员的工作可谓一波三折。从新表格到更严格的截止日期,美国公民与移民服务局(USCIS)的变化似乎永无止境。但最新的变化是什么呢?虚拟 I-9 验证。是的,你没听错。国土安全部(DHS)刚刚通过 "替代程序"的裁决,抛出了一个曲线球,颠覆了曾经熟悉的流程。

所有这些都导致了虚拟 I-9 核查流程的采用率激增。虽然这种数字化转变提供了便利和效率,但也带来了独特的挑战和合规方面的考虑。

不过,在开始考虑之前,我们先来谈谈什么是虚拟验证。

什么是 I-9 虚拟验证表?

I-9 表(就业资格核实表)是雇主必须为所有新员工填写的联邦移民表格。它可以核实雇员是否有资格在美国工作。

传统上,这一过程需要对员工的证件进行实物检查,但根据国土安全部的新规定,雇主可以通过电子方式完成这一过程,但必须满足必要的要求。

谁可以虚拟验证 I-9 表格?

替代程序并非人人都能使用,因为必须满足 特定的要求

这些要求包括两个方面:

  • 必须使用电子身份验证:要远程检查您员工的文件,参与者必须在 E-Verify 有良好的信誉。新用户需要完成 E-Verify 教程,其中包括识别虚假文件的培训,而现有的 E-Verify 雇主可以访问该教程,并可随时重修。
  • 参与者必须在 E-Verify 系统中处于良好状态:对于 E-Verify(电子身份验证)而言,良好状态意味着您在三个方面打勾:1.您已在所有招聘网站注册 E-Verify,2. 您使用 E-Verify 确认新聘员工在美国的就业资格,3.您遵守 E-Verify 计划的所有其他要求。

如果您符合上述要求,我们有一个好消息,您几乎可以验证新员工的 I-9 文档。

虚拟 I-9 验证的好处

除了显而易见的便利和效率之外,虚拟 I-9 验证还提供了一系列额外的好处,可以显著改善人力资源流程并降低成本。让我们来详细探讨其中的一些关键优势。

  • 提高准确性:虚拟 I-9 验证通过实现文件验证流程的自动化,可以降低人为错误的风险,并确保所有文件都得到准确一致的审核。
  • 降低欺诈风险:虚拟 I-9 验证平台通常采用先进的文件验证技术,有助于发现欺诈性文件。这可以保护您的企业免受代价高昂的处罚和法律问题。
  • 增强数据安全性:虚拟 I-9 验证系统通常具有强大的安全措施来保护敏感的员工数据。这有助于降低数据泄露和身份盗窃的风险。

成本效益

虽然虚拟 I-9 验证可能涉及到技术或软件方面的初始投资,但它最终可以节省大量成本,尤其是对于拥有大量远程员工的企业而言。以下是一些方法:

  • 减轻行政负担:虚拟 I-9 验证可简化入职流程,减少人工审核和存储文件所需的时间和资源。
  • 提高效率:通过自动执行文件扫描和验证等任务,虚拟 I-9 验证可提高人力资源部门的效率和生产力。
  • 降低处罚风险:遵守 I-9 合规规定至关重要。虚拟 I-9 验证可帮助确保合规性并降低高昂的处罚风险。

利用虚拟 I-9 验证的优势,企业可以改进人力资源流程、降低成本并提高整体合规性。

了解远程 I-9 验证是否适合您

就合规性而言,没有灰色地带--要么合规,要么不合规,因此确保符合就业资格是首要考虑因素。不过,如果您能在利用新替代程序的同时保持合规性,那就更好了!

但是,在跃跃欲试之前,让我们来看看虚拟 I-9 验证是否适合您的关键因素和指标。

  1. 远程环境:虚拟 I-9 验证非常适合远程环境,因为它可以实现无缝入职,不受地点限制。这种灵活性可确保您从任何地方招聘人才,同时保持合规性,为人力资源部门和新员工简化流程。
  2. 大批量:对于大批量的新员工,虚拟 I-9 验证可大大加快入职流程。通过自动化和简化验证,您可以在不影响准确性或合规性的情况下有效管理大量新员工。
  3. 精益团队: 精益团队,尤其是涉及季节性招聘或大批量招聘时,需要能够最大限度减轻行政负担并节省时间的解决方案。这样,他们就可以专注于战略任务,同时确保快速准确地处理所有必要的文档。
    驾驭员工 I-9 验证的数字化环境

I-9 表格虚拟检查的主要注意事项

无论您是利用 Mitratech 的 I-9 专家团队还是自己动手,您都应该知道自己应该寻找什么以及需要什么:

  • 遵守联邦法规:虽然虚拟 I-9 验证将继续存在,但遵守联邦法规至关重要。请咨询国土安全部的规定,以充分了解谁有资格使用此流程。
  • 文件真实性:虚拟 I-9 验证的主要问题之一是确保所提交文件的真实性。雇主必须采取措施验证这些文件的真实性。这可能涉及使用先进的文件验证技术或进行额外检查。
  • 安全数据处理:虚拟 I-9 验证涉及敏感员工信息的处理。雇主必须采取强有力的数据安全措施,防止未经授权访问或披露这些信息。
  • 记录保留:雇主必须在特定期限内保留 I-9 表,即使在员工离职后也是如此。这些记录必须便于联邦当局查阅。虚拟 I-9 验证系统的设计应便于长期保留记录。

虚拟 I-9 验证的最佳做法

随着虚拟入职的转变,人力资源专业人员采用最佳实践至关重要,这不仅能简化验证流程,还能保证您的合规性。无论您是经验丰富的专家,还是人力资源新手,无论您是在华尔街,还是在大街上,这些最佳实践都将为您带来立竿见影的效果和长期的成功:

  1. 选择可靠的技术合作伙伴:选择一个符合联邦法规、具有强大安全功能和成功历史的 I-9 虚拟验证平台。
  2. 提供明确说明:确保员工了解虚拟 I-9 流程所涉及的步骤,并提供清晰的文件检查指导。如果您需要帮助,可直接链接至国土安全部的 5 步流程。
  3. 培训人力资源团队:教育人力资源团队了解虚拟 I-9 验证的最新指导原则,包括联邦法规的任何更新。
    实施质量控制措施:定期审查虚拟 I-9 验证流程,以发现并解决任何潜在问题。
    保持信息灵通:随时了解联邦移民法的最新发展和虚拟 I-9 核实的最佳实践。

想要了解虚拟 I-9 验证?

正如我们之前所说,合规不是灰色地带--您要么合规,要么不合规,但您不必独自实施或评估您当前的虚拟验证流程。
Mitratech 的 I-9 专家团队随时准备为您提供帮助。请与我们的团队预约一次演示,讨论您的需求,了解我们如何使您的工作符合要求。