Haben Sie genug von den ständigen I-9 Updates? Fragen Sie sich nach der virtuellen I-9 Überprüfung?
Personalfachleute haben in letzter Zeit eine wilde Fahrt hinter sich. Von neuen Formularen bis hin zu strengeren Fristen - die USCIS scheint einen nicht enden wollenden Vorrat an Änderungen zu haben. Aber die neueste Wendung? Die virtuelle I-9-Überprüfung. Ja, Sie haben richtig gehört. Das US-Gesundheitsministerium hat mit seiner Entscheidung über ein "alternatives Verfahren" einen Kurvenball geworfen und einen einst vertrauten Prozess auf den Kopf gestellt.
All dies hat dazu geführt, dass die Einführung virtueller I-9-Überprüfungsverfahren stark zugenommen hat. Dieser digitale Wandel bietet zwar Komfort und Effizienz, bringt aber auch besondere Herausforderungen und Überlegungen zur Einhaltung der Vorschriften mit sich.
Doch bevor wir uns mit den Überlegungen befassen, sollten wir mehr darüber erfahren, was eine virtuelle Überprüfung ist.
Was ist das Formular I-9 Virtual Verification?
Das Formular I-9 (Employment Eligibility Verification) ist ein bundesstaatliches Einwanderungsformular, das Arbeitgeber für alle neu eingestellten Mitarbeiter ausfüllen müssen. Damit wird überprüft, ob der Arbeitnehmer berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.
Mit der neuen Regelung des DHS können Arbeitgeber dieses Verfahren jedoch elektronisch abwickeln, müssen dabei aber die notwendigen Voraussetzungen erfüllen.
Wer kann die I-9-Formulare virtuell überprüfen?
Das alternative Verfahren kann nicht von jedem angewandt werden, da bestimmte Anforderungen erfüllt werden müssen.
Diese Anforderungen sind zweierlei:
- E-verify-Nutzung ist erforderlich: Um die Dokumente Ihrer Mitarbeiter aus der Ferne prüfen zu können, müssen die Teilnehmer bei E-Verify angemeldet sein. Neue Benutzer müssen ein E-Verify-Tutorial absolvieren, das eine Schulung zur Erkennung gefälschter Dokumente enthält. Bestehende E-Verify-Arbeitgeber können auf dieses Tutorial zugreifen und es jederzeit wiederholen.
- Die Teilnehmer müssen bei E-Verify einen guten Status haben: Für E-Verify bedeutet "good standing", dass Sie in drei Bereichen ein Häkchen setzen: 1. Sie sind für alle Einstellungsstandorte bei E-Verify angemeldet, 2. Sie verwenden E-Verify, um die Beschäftigungsberechtigung neu eingestellter Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten zu bestätigen, und 3. Sie erfüllen alle anderen Anforderungen des E-Verify-Programms.
Wenn Sie die oben genannten Anforderungen erfüllen, haben wir eine gute Nachricht: Sie können die I-9-Dokumente von Neueinstellungen praktisch überprüfen.
Vorteile der virtuellen I-9-Überprüfung
Abgesehen von der offensichtlichen Bequemlichkeit und Effizienz bietet die virtuelle I-9-Überprüfung eine Reihe weiterer Vorteile, die Ihre Personalprozesse erheblich verbessern und die Kosten senken können. Lassen Sie uns einige der wichtigsten Vorteile näher betrachten.
- Verbesserte Genauigkeit: Durch die Automatisierung des Dokumentenprüfungsprozesses kann die virtuelle I-9-Prüfung das Risiko menschlicher Fehler verringern und sicherstellen, dass alle Dokumente genau und einheitlich geprüft werden.
- Geringeres Betrugsrisiko: Virtuelle I-9-Überprüfungsplattformen enthalten oft fortschrittliche Technologien zur Dokumentenüberprüfung, die helfen können, gefälschte Dokumente zu erkennen. Dies kann Ihr Unternehmen vor kostspieligen Strafen und rechtlichen Problemen schützen.
- Erhöhte Datensicherheit: Virtuelle I-9-Überprüfungssysteme verfügen in der Regel über robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten. Dies kann dazu beitragen, das Risiko von Datenschutzverletzungen und Identitätsdiebstahl zu mindern.
Kosten-Wirksamkeit
Die virtuelle I-9-Überprüfung ist zwar mit anfänglichen Investitionen in Technologie oder Software verbunden, kann aber letztlich zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, insbesondere für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern im Außendienst. Hier sind einige Möglichkeiten:
- Geringerer Verwaltungsaufwand: Die virtuelle I-9-Überprüfung kann den Onboarding-Prozess rationalisieren und den Zeit- und Ressourcenaufwand für die manuelle Überprüfung und Speicherung von Dokumenten verringern.
- Verbesserte Effizienz: Durch die Automatisierung von Aufgaben wie dem Scannen und Überprüfen von Dokumenten kann die virtuelle I-9-Überprüfung die Effizienz und Produktivität Ihrer Personalabteilung steigern.
- Geringeres Risiko von Strafen: Die Einhaltung der I-9-Bestimmungen ist von entscheidender Bedeutung. Die virtuelle I-9-Überprüfung kann dazu beitragen, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und das Risiko kostspieliger Strafen zu verringern.
Durch die Nutzung der Vorteile der virtuellen I-9-Überprüfung können Unternehmen ihre HR-Prozesse verbessern, Kosten senken und die Einhaltung der Vorschriften insgesamt verbessern.
Verstehen Sie, ob Remote-I-9-Überprüfungen das Richtige für Sie sind
Wenn es um die Einhaltung der Vorschriften geht, gibt es keine Grauzone - entweder Sie halten die Vorschriften ein oder nicht, so dass die Einhaltung der Beschäftigungsberechtigung hier an erster Stelle steht. Wenn Sie jedoch die Vorschriften einhalten und gleichzeitig die Vorteile des neuen alternativen Verfahrens nutzen können, umso besser!
Doch bevor Sie diesen Schritt wagen, sollten Sie sich ansehen, was wir als Schlüsselfaktoren und -indikatoren dafür ansehen, ob die virtuelle I-9-Überprüfung für Sie geeignet ist oder nicht.
- Entfernte Umgebung: Virtuelle I-9-Überprüfungen sind ideal für entfernte Umgebungen, da sie ein nahtloses Onboarding unabhängig vom Standort ermöglichen. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Sie Talente von überall aus einstellen und gleichzeitig die Compliance einhalten können, was den Prozess sowohl für die Personalabteilung als auch für neue Mitarbeiter vereinfacht.
- Großes Aufkommen: Bei einer großen Anzahl von Neueinstellungen kann die virtuelle I-9-Überprüfung den Einstellungsprozess erheblich beschleunigen. Durch die Automatisierung und Vereinfachung der Überprüfung können Sie eine große Anzahl von Neueinstellungen effizient verwalten, ohne Abstriche bei der Genauigkeit oder Compliance zu machen.
- Schlankes Team: Schlanke Teams, insbesondere wenn es um saisonale Einstellungen oder hohe Einstellungsvolumina geht, benötigen Lösungen, die den Verwaltungsaufwand minimieren und Zeit sparen. So können sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren und gleichzeitig sicherstellen, dass alle erforderlichen Unterlagen schnell und präzise bearbeitet werden.
Wichtige Überlegungen für virtuelle Inspektionen des Formulars I-9
Unabhängig davon, ob Sie ein Team wie die I-9-Experten von Mitratech beauftragen oder ob Sie es selbst tun, sollten Sie wissen, worauf Sie achten sollten und was von Ihnen verlangt wird:
- Einhaltung von Bundesvorschriften: Auch wenn die virtuelle I-9-Überprüfung auf dem Vormarsch ist, ist es wichtig, die Bundesvorschriften einzuhalten. Konsultieren Sie die DHS-Regelung, um genau zu verstehen, wer für dieses Verfahren in Frage kommt.
- Authentizität der Dokumente: Eines der Hauptanliegen bei der virtuellen I-9-Überprüfung ist die Sicherstellung der Echtheit der eingereichten Dokumente. Die Arbeitgeber müssen Maßnahmen ergreifen, um die Echtheit dieser Dokumente zu überprüfen. Dies kann die Verwendung fortschrittlicher Technologien zur Dokumentenüberprüfung oder die Durchführung zusätzlicher Kontrollen beinhalten.
- Sichere Datenverarbeitung: Die virtuelle I-9-Überprüfung beinhaltet den Umgang mit sensiblen Arbeitnehmerdaten. Arbeitgeber müssen robuste Datensicherheitsmaßnahmen einführen, um diese Informationen vor unbefugtem Zugriff oder Offenlegung zu schützen.
- Aufbewahrung der Unterlagen: Die Arbeitgeber sind verpflichtet, das Formular I-9 für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Diese Aufzeichnungen müssen für die Überprüfung durch die Bundesbehörden leicht zugänglich sein. Virtuelle I-9-Überprüfungssysteme sollten so konzipiert sein, dass sie eine langfristige Aufbewahrung der Unterlagen ermöglichen.
Bewährte Praktiken für die virtuelle I-9-Überprüfung
Mit der Umstellung auf virtuelles Onboarding ist es für Personalverantwortliche von entscheidender Bedeutung, Best Practices zu übernehmen, die nicht nur den Überprüfungsprozess rationalisieren, sondern auch die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten. Ganz gleich, ob Sie ein erfahrener Profi oder ein Neuling im Personalwesen sind, ob Sie an der Wall Street oder auf der Hauptstraße arbeiten - diese Best Practices verhelfen Ihnen zu sofortigen Ergebnissen und langfristigem Erfolg:
- Wählen Sie einen zuverlässigen Technologiepartner: Wählen Sie eine virtuelle I-9-Überprüfungsplattform, die den Bundesvorschriften entspricht, robuste Sicherheitsfunktionen bietet und sich in der Vergangenheit als erfolgreich erwiesen hat.
- Klare Anweisungen erteilen: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Schritte des virtuellen I-9-Verfahrens verstehen, und geben Sie klare Anweisungen für die Dokumentenprüfung. Wenn Sie Hilfe benötigen, finden Sie hier einen direkten Link zum 5-Schritte-Verfahren des DHS.
- Schulen Sie Ihr HR-Team: Informieren Sie Ihr HR-Team über die neuesten Richtlinien für die virtuelle I-9-Überprüfung, einschließlich aller Aktualisierungen der Bundesvorschriften.
Implementieren Sie Maßnahmen zur Qualitätskontrolle: Überprüfen Sie regelmäßig Ihren virtuellen I-9-Überprüfungsprozess, um mögliche Probleme zu erkennen und zu beheben.
Bleiben Sie auf dem Laufenden: Halten Sie sich auf dem Laufenden über die neuesten Entwicklungen im Bundeseinwanderungsrecht und die besten Praktiken für die virtuelle I-9-Überprüfung.
Möchten Sie die virtuelle I-9-Überprüfung erkunden?
Wie wir bereits sagten, ist die Einhaltung der Vorschriften keine Grauzone - entweder Sie tun es oder Sie tun es nicht, aber Sie müssen Ihr derzeitiges virtuelles Verifizierungsverfahren nicht allein einführen oder bewerten.
Das I-9-Expertenteam von Mitratech ist für Sie da, wenn Sie zu einem Gespräch bereit sind. Vereinbaren Sie einen Demo-Termin mit unserem Team, um Ihre Anforderungen zu besprechen und zu sehen, wie wir Ihnen helfen können, die Vorschriften einzuhalten.