Fatigué des mises à jour constantes de l'I-9 ? Vous vous interrogez sur la vérification virtuelle de l'I-9 ?
Les professionnels des ressources humaines ont été très sollicités ces derniers temps. Des nouveaux formulaires aux délais plus stricts, l'USCIS semble avoir une réserve inépuisable de changements. Mais quel est le dernier rebondissement en date ? La vérification virtuelle de l'I-9. Oui, vous avez bien entendu. Le DHS vient de lancer une boule de neige avec sa décision relative à la "procédure alternative", bouleversant ainsi un processus autrefois familier.
Tout cela a conduit à une augmentation de l'adoption des processus de vérification virtuelle de l'I-9. Si ce passage au numérique est synonyme de commodité et d'efficacité, il présente également des défis uniques et des considérations de conformité.
Mais avant d'entrer dans le vif du sujet, parlons un peu de ce qu'est la vérification virtuelle.
Qu'est-ce que le formulaire I-9 de vérification virtuelle ?
Le formulaire I-9 (Employment Eligibility Verification) est un formulaire d'immigration fédéral que les employeurs doivent remplir pour tous les nouveaux employés. Il permet de vérifier que l'employé a le droit de travailler aux États-Unis.
Traditionnellement, ce processus impliquait l'examen physique des documents de l'employé. Toutefois, avec la nouvelle décision du DHS, les employeurs peuvent effectuer ce processus par voie électronique, mais ils doivent respecter les exigences nécessaires.
Qui peut vérifier virtuellement les formulaires I-9 ?
La procédure alternative ne peut pas être utilisée par tout le monde car des conditions spécifiques doivent être remplies.
Ces exigences sont de deux ordres :
- L'utilisation d'E-verify est requise : Pour examiner à distance les documents de vos employés, les participants doivent être en règle avec E-Verify. Les nouveaux utilisateurs devront suivre un tutoriel E-Verify qui comprend une formation sur la reconnaissance des documents frauduleux. Les employeurs E-Verify existants peuvent accéder à ce tutoriel et le repasser quand ils le souhaitent.
- Les participants doivent être en règle avec E-Verify : Pour E-Verify, être en règle signifie que vous cochez la case dans trois domaines : 1. Vous êtes inscrit à E-Verify pour tous les sites d'embauche, 2. vous utilisez E-Verify pour confirmer l'éligibilité à l'emploi des employés nouvellement embauchés aux États-Unis, et 3. vous respectez toutes les autres exigences du programme E-Verify. Vous respectez toutes les autres exigences du programme E-Verify.
Si vous remplissez les conditions susmentionnées, nous avons une bonne nouvelle : vous pouvez virtuellement vérifier les documents I-9 des nouveaux employés.
Avantages de la vérification virtuelle de l'I-9
Au-delà de la commodité et de l'efficacité évidentes, la vérification virtuelle de l'I-9 offre une série d'avantages supplémentaires qui peuvent améliorer de manière significative vos processus de ressources humaines et réduire les coûts. Examinons plus en détail certains de ces avantages.
- Précision accrue : en automatisant le processus de vérification des documents, la vérification virtuelle de l'I-9 peut réduire le risque d'erreur humaine et garantir que tous les documents sont examinés de manière précise et cohérente.
- Réduction du risque de fraude : Les plateformes virtuelles de vérification I-9 intègrent souvent des technologies avancées de vérification des documents qui permettent de détecter les documents frauduleux. Cela peut protéger votre entreprise contre des pénalités coûteuses et des problèmes juridiques.
- Sécurité accrue des données : Les systèmes virtuels de vérification I-9 disposent généralement de mesures de sécurité solides pour protéger les données sensibles des employés. Cela permet d'atténuer le risque de violation des données et d'usurpation d'identité.
Rapport coût-efficacité
Si la vérification virtuelle de l'I-9 peut impliquer un investissement initial dans la technologie ou le logiciel, elle peut en fin de compte permettre de réaliser d'importantes économies, en particulier pour les entreprises qui emploient un grand nombre d'employés à distance. Voici quelques exemples :
- Réduction de la charge administrative : La vérification virtuelle de l'I-9 peut rationaliser le processus d'intégration, en réduisant le temps et les ressources nécessaires à l'examen et au stockage manuels des documents.
- Efficacité accrue : En automatisant des tâches telles que la numérisation et la vérification de documents, la vérification virtuelle de l'I-9 peut accroître l'efficacité et la productivité de votre service des ressources humaines.
- Réduction du risque de sanctions : Il est essentiel de respecter les règles de conformité I-9. La vérification virtuelle de l'I-9 peut contribuer à garantir la conformité et à réduire le risque de pénalités coûteuses.
En tirant parti des avantages de la vérification virtuelle de l'I-9, les entreprises peuvent améliorer leurs processus de ressources humaines, réduire leurs coûts et renforcer leur conformité globale.
Comprendre si les vérifications I-9 à distance vous conviennent
En matière de conformité, il n'y a pas de zone grise : soit vous êtes en conformité, soit vous ne l'êtes pas. Toutefois, si vous pouvez maintenir la conformité tout en profitant de la nouvelle procédure alternative, c'est encore mieux !
Mais avant de franchir le pas, examinons ce que nous considérons comme des facteurs et des indicateurs clés pour déterminer si la vérification virtuelle de l'I-9 vous convient ou non.
- Environnement distant : Les vérifications virtuelles de l'I-9 sont parfaites pour les environnements distants, car elles permettent une intégration transparente, quel que soit l'endroit où l'on se trouve. Cette flexibilité vous permet d'embaucher des talents de n'importe où tout en maintenant la conformité, ce qui simplifie le processus pour les RH et les nouveaux employés.
- Volume important : Pour un grand nombre d'embauches, les vérifications virtuelles de l'I-9 peuvent accélérer considérablement le processus d'intégration. En automatisant et en simplifiant la vérification, vous pouvez gérer efficacement un grand nombre de nouveaux employés sans sacrifier la précision ou la conformité.
- Équipe allégée : Les équipes Lean, en particulier lorsqu'il s'agit d'embauches saisonnières ou de volumes importants, ont besoin de solutions qui minimisent la charge administrative et leur permettent de gagner du temps. Elles peuvent ainsi se concentrer sur des tâches stratégiques tout en s'assurant que tous les documents nécessaires sont traités rapidement et avec précision.
Principales considérations pour les inspections virtuelles du formulaire I-9
Que vous fassiez appel à une équipe comme les experts I-9 de Mitratech ou que vous le fassiez vous-même, vous devez savoir ce que vous devez rechercher et ce qui est exigé de vous :
- Conformité avec les réglementations fédérales : Bien que la vérification virtuelle de l'I-9 soit appelée à durer, il est essentiel de respecter les réglementations fédérales. Consultez le règlement du ministère de la santé et des services sociaux pour savoir qui peut bénéficier de cette procédure.
- Authenticité des documents : L'une des principales préoccupations liées à la vérification virtuelle de l'I-9 est de s'assurer de l'authenticité des documents soumis. Les employeurs doivent mettre en œuvre des mesures pour vérifier l'authenticité de ces documents. Il peut s'agir d'utiliser des technologies avancées de vérification des documents ou de procéder à des contrôles supplémentaires.
- Traitement sécurisé des données : La vérification virtuelle de l'I-9 implique le traitement d'informations sensibles sur les employés. Les employeurs doivent mettre en œuvre de solides mesures de sécurité des données pour protéger ces informations contre tout accès ou toute divulgation non autorisés.
- Conservation des documents : Les employeurs sont tenus de conserver le formulaire I-9 pendant une période déterminée, même après le licenciement de l'employé. Ces dossiers doivent être facilement accessibles aux fins d'inspection par les autorités fédérales. Les systèmes virtuels de vérification du formulaire I-9 doivent être conçus de manière à faciliter la conservation à long terme des dossiers.
Bonnes pratiques pour la vérification virtuelle de l'I-9
Avec le passage à l'intégration virtuelle, il est crucial pour les professionnels des ressources humaines d'adopter les meilleures pratiques qui non seulement rationalisent le processus de vérification, mais aussi vous permettent de rester en conformité. Que vous soyez un professionnel chevronné ou un nouveau venu dans le domaine des ressources humaines, que vous soyez à Wall Street ou dans la rue, ces meilleures pratiques vous permettront d'obtenir des résultats immédiats et une réussite à long terme :
- Choisissez un partenaire technologique fiable : Choisissez une plateforme virtuelle de vérification I-9 conforme aux réglementations fédérales, offrant des fonctions de sécurité robustes et ayant fait ses preuves.
- Fournir des instructions claires : Veillez à ce que les employés comprennent les étapes de la procédure I-9 virtuelle et fournissez des instructions claires pour l'inspection des documents. Si vous avez besoin d'aide, voici un lien direct vers la procédure en 5 étapes du DHS.
- Formez votre équipe RH : Formez votre équipe RH aux dernières directives relatives à la vérification virtuelle de l'I-9, y compris les mises à jour des réglementations fédérales.
Mettez en œuvre des mesures de contrôle de la qualité : Examinez régulièrement votre processus de vérification virtuelle de l'I-9 afin d'identifier et de résoudre tout problème potentiel.
Restez informé : Tenez-vous au courant des derniers développements de la loi fédérale sur l'immigration et des meilleures pratiques en matière de vérification virtuelle de l'I-9.
Vous souhaitez explorer la vérification virtuelle de l'I-9 ?
Comme nous l'avons dit précédemment, la conformité n'est pas une zone grise - vous êtes ou n'êtes pas, mais vous n'avez pas à mettre en œuvre ou à évaluer seul votre processus actuel de vérification virtuelle.
L'équipe d'experts I-9 de Mitratech est là pour vous aider lorsque vous êtes prêt à discuter. Planifiez une démonstration avec notre équipe pour discuter de vos besoins et voir comment nous pouvons vous aider à rester en conformité.
