5 Schritte zur Vorbereitung Ihrer Mitarbeiter auf ein ICE-Audit

Wenn es Ihnen wie den meisten Personalverantwortlichen geht, wirft die Möglichkeit eines ICE-Audits viele Fragen und Bedenken auf:

• Sind unsere I-9-Formulare für eine staatliche Prüfung bereit?
• Was wird eine ICE-Prüfung ergeben?
• Wie hoch könnten die Geldbußen sein?
• Könnte dies zu einer Publicity führen, die wir nicht wollen?
• Wie wird dies auf mich und mein Team zurückfallen?

Der unglückliche Fall, dass man eine Ankündigung einer Inspektion (NOI) durch das ICE kann überwältigend und stressig sein, und das aus gutem Grund: Es könnte letztendlich zu kostspieligen Geldstrafen führen. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, dass Ihr Team die notwendigen Schritte unternimmt, um sich ordnungsgemäß auf ein mögliches ICE-Audit vorzubereiten.

Warum sollten Sie handeln, bevor Sie ein ICE-Audit erhalten?

Während einer ICE-Formular-I-9-Kontrolle wird einer Organisation Folgendes gewährt nur drei Tage um ein angemessenes Reaktionspaket zu schnüren. In diesem 72-Stunden-Fenster bleibt wenig Zeit für Vorbereitung und strategische Planung. Deshalb ist es wichtig, dass Ihr Team die notwendigen Schritte unternimmt heute um sicherzustellen, dass Ihre I-9s konsequent überprüft und aktualisiert werden.

Die Zeit, sich einen Fallschirm zu besorgen, ist lange bevor man ihn braucht. Und die Zeit, den Grundstein für den Fallschirm zu legen I-9-Audit ist, bevor Ihnen eine ICE-Prüfung zugestellt wurde.

5 Schritte zur Vorbereitung auf ein ICE-Audit

Es gibt fünf entscheidende Schritte, die jede Organisation unternehmen sollte im Voraus eines I-9 ICE-Audits, damit Sie die 72-Stunden-Frist optimal nutzen können:

Schritt 1: Kommunizieren Sie Ihre Befehlskette für ein ICE-Audit

Eine Notice of Inspection (NOI) kann an jedem beliebigen Standort Ihres Unternehmens zugestellt werden, einschließlich Büro-, Einzelhandels- oder Lagerstandorten. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Verfahren einrichten, die sicherstellen, dass jedes Mitglied Ihres Teams nach Erhalt einer Notice of Inspection genau weiß, welche Schritte als nächstes zu unternehmen sind. Aufgrund des strengen Zeitrahmens von 72 Stunden müssen Sie unbedingt genau festlegen, wer in Ihrem Unternehmen benachrichtigt werden soll, und was geschehen soll, wenn sie nicht erreicht werden können.

Es ist wichtig zu beachten, dass die NOI kann persönlich von einem ICE- oder Bundesvertreter vorgelegt oder per Einschreiben versandt werden. Wenn ein uniformierter Beamter an Ihrer Tür auftaucht, werden bei Ihren Mitarbeitern wahrscheinlich die Alarmglocken läuten. Wenn jedoch eine Vorladung per Einschreiben zugestellt wird, besteht für Ihre Mitarbeiter möglicherweise kein unmittelbarer Handlungsbedarf. Informieren Sie Ihr Personal, damit eine offizielle ICE-Audit ist nicht verlegt oder mit normaler Post verwechselt werden.

Sobald eine NOI eingegangen ist, schlagen wir vor, dass die Mitarbeiter sofort Maßnahmen ergreifen, um Benachrichtigung der höchstrangigen Person in der Einrichtung. Auch hier ist es aufgrund der extremen Zeitempfindlichkeit einer ICE-Prüfung wichtig, dass ein Manager persönlich informiert wird, nicht per Voicemail oder E-Mail. Die 72-Stunden-Frist beginnt, sobald die Meldung eingegangen ist.

Sobald der oberste Vorgesetzte in der Einrichtung informiert ist, muss er sich mit den zuständigen Personen in Ihrer Zentrale in Verbindung setzen. Dazu gehören in der Regel Ihre oberste Personalverantwortliche, Rechtsberater und jede Person wer ist verantwortlich für Ihr Formular I-9-Verfahren oder -Managementsystem.

Eine klare Politik und Befehlskette sollte umrissen werden um logistische Fragen zu klären: Wer ist zu benachrichtigen? Was tun wir, wenn sie nicht erreicht werden können? Beispielsweise könnte das Managementteam der geprüften Niederlassung dafür verantwortlich sein, die zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung zu benachrichtigen, die wiederum für die Benachrichtigung des Rechtsbeistands zuständig sind. Denken Sie über diese möglichen Szenarien nach und treffen Sie entsprechende Vorkehrungen in Ihrer Richtlinie.

Schließlich ist es nach dem ICE-Audit wichtig, dass Ihr Team den Prozess und die gewonnenen Erkenntnisse klar zu dokumentieren und zu kommunizieren für Ihr Unternehmen. Die I-9-Inspektion wird für Ihr gesamtes Unternehmen und Ihre künftigen Mitarbeiter eine enorme Lernchance darstellen.

Schritt 2: Bestimmen Sie Ihren Rechtsbeistand

Wir stark schlagen vor, dass Ihre Organisation einen erfahrenen Rechtsbeistand hinzuziehen um Sie während eines ICE-Audits zu vertreten. Ein erfahrener Anwalt ist am besten in der Lage, Ihnen Ihre Rechte mitzuteilen und für diese Rechte während des I-9-Audits einzutreten. Wenn Sie keinen internen Rechtsbeistand haben, der Sie während des Audits vertreten kann, empfehlen wir Ihrem Team, sich im Voraus einen geeigneten externen Rechtsbeistand zu suchen.

Ein erfahrenes Audit-Support-Team ist in der Lage, angemessen auf das ICE-Audit zu reagieren und Sie während des gesamten Audit-Prozesses zu unterstützen, um das Risiko potenzieller Geldbußen zu mindern.

Schritt 3: Definieren Sie Ihr ICE-Audit-Verfahren für den Zugang zu Unterlagen

Während einer ICE-Prüfung verlangt die ICE häufig von einer Organisation die Vorlage von anderen Unterlagen als den Formularen I-9, die es der Bundesbehörde ermöglichen, die I-9 zu bestätigen. Zu den zusätzlich angeforderten Unterlagen gehören in der Regel:

• Mitarbeiter-Roster
• Berichte zur Gehaltsabrechnung
• Steuererklärungen
• Satzung der Gesellschaft
• Geschäftslizenzen

Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus wissen, wo diese Informationen gespeichert sind und wer in der Lage ist, die gewünschten Berichte aus Ihren verschiedenen Systemen und Dateien zu erstellen.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Fragen zum Aufzeichnungsprozess und zur Aufbewahrung, die Sie Ihrem Team vor einem ICE I-9 Audit stellen sollten:

1. Wer in unserer Organisation weiß, wie man einen Bericht für einen bestimmten Arbeitsort erstellt? die sowohl aktive als auch ausgeschiedene Mitarbeiter in den letzten drei Jahren aufführt, zusammen mit dem Einstellungsdatum, dem Kündigungsdatum, der SSN und dem Geburtsdatum?
2. Wer weiß, wie man Lohn- und Gehaltsabrechnungen nach Standort und Zeitrahmen erstellen? Oder müssen wir unseren Gehaltsabrechnungsanbieter einbeziehen? Wenn unser Gehaltsabrechnungsanbieter einbezogen werden muss, Wie wird der unmittelbare Kontakt hergestellt? mit der richtigen Person? Wie lange wird es dauern, bis sie einen Bericht erstellen?
3. Wer hat Zugang zu unserem Steuererklärungen?
4. Wo sind unsere Gründungsurkunde und Geschäftslizenz gespeichert?

Es ist von Vorteil, wenn Sie auf ein ICE-Audit so effizient wie möglich reagieren. Je früher Sie die benötigten Informationen erhalten, desto mehr Zeit haben Sie, Probleme zu erkennen und mögliche Geldbußen zu vermeiden.

Schritt 4: Verstehen Sie, wie Ihr elektronischer I-9-Anbieter Sie unterstützen wird

Verwenden Sie derzeit ein elektronisches I-9-Verwaltungssystem? Wie viele Unternehmen, die auf die Einhaltung von Vorschriften bedacht sind, könnte sich auch Ihr Unternehmen für ein elektronisches I-9-System entscheiden, um das laufende Formular I-9 und E-Verify Prozesse. Aber nicht alle elektronischen Plattformen sind gleich. Daher sollten Sie sich im Voraus genau darüber informieren, welche Unterstützung Sie von Ihrem Anbieter im Falle eines ICE-Audits erwarten können.

Bitten Sie Ihren Anbieter des elektronischen I-9-Formulars, klar darzulegen, welche Unterstützung er im Falle eines ICE-Audits durch sein Audit-Support-Team leisten wird. Wird Ihr Team einen einzigen Ansprechpartner haben? Wie kann diese Person kontaktiert werden, um sofortige Hilfe zu erhalten? Wie wird Ihr Team vorgehen, um die vom ICE benötigten Unterlagen anzufordern? Wie schnell kann Ihr Anbieter die angeforderten I-9-Unterlagen bereitstellen? Natürlich ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Unterlagen innerhalb der strengen 72-Stunden-Frist erhalten, aber je früher Sie die Unterlagen von Ihrem Lieferanten erhalten, desto mehr Zeit hat Ihr Team, um potenzielle Probleme zu erkennen und zu entschärfen.

Die Inspektionsmitteilung enthält in der Regel von Ihnen verlangen, Informationen über Ihr elektronisches I-9-System bereitzustellen um sicherzustellen, dass es die Anforderungen an Prüfpfade, elektronische Unterschriften und mehr erfüllt. Bitten Sie Ihren I-9-Anbieter um eine Kopie der Informationen, die er zur Erfüllung dieser typischen NOI-Anfrage verwendet. Ein erfahrener Anbieter von elektronischen I-9-Formularen sollte in der Lage sein, spezifische Formulierungen zur Verfügung zu stellen, die er zuvor verwendet hat und die bereits die ICE-Prüfung bestanden haben.

Im Folgenden finden Sie eine Liste von Fragen, die wir jedem Unternehmen empfehlen, wenn es ein neues elektronisches I-9-Managementsystem prüft. Wenn Sie bereits mit einem elektronischen I-9-System arbeiten, ist es dennoch hilfreich, diese Fragen Ihrem Anbieter jetzt zu stellen, da Sie sich auf ein ICE-Audit vorbereiten:

1. Ist Ihre Lösung alle Systemaktivitäten protokollieren wie vom ICE gefordert in konforme ICE-Audit-Trails?
2. Ist Ihre Lösung zum Zeitpunkt der Einreichung der Unterschriften für Abschnitt 2 und Abschnitt 3 eine schreibgeschützte Kopie erstellen des I-9 mit einem Datums-/Zeitstempel?
3. Wenn ein I-9 geändert wird, ist eine neue Nur-Lese-Kopie, die bei der Einreichung einer neuen Unterschrift mit einem Datums-/Zeitstempel versehen?
4. Haben Sie die rechtlichen Anforderungen für elektronische Signaturen dargelegt, und überprüft, ob Ihre Lösung diese Anforderungen erfüllt?
5.  Gibt es Kunden Ihres I-9-Systems, die ein ICE-Audit durchlaufen haben? Wenn ja, lassen Sie bitte den Anbieter die Prüfungsergebnisse zu beschreiben für Datensätze, die in seinem System erstellt wurden.

Profi-Tipp: Da das ICE häufig die Änderungshistorie jedes I-9 anfordert, sollten Sie sicherstellen, dass Sie einen zusammenfassenden Bericht aus Ihrem I-9-System abrufen können, der alle Änderungen in der Unterzeichnungshistorie eines I-9 zeigt.