2021 年预算条款，与业务案例编制者见面

传统上，11 月是一轮预算编制的时间。此时，中央职能部门（或 GRC 术语中的二线部门）也将目光投向日常活动之外，开始对其流程的进一步发展进行大局观和总体规划。

规划中常见的问题有

• 我们目前的成熟度如何？我们应该何去何从？
• 哪些步骤在来年是现实的？我们希望为意外情况留出多少余地？
• 需要确定哪些优先事项？必须考虑哪些一般条件？
• 我们需要哪些资源？这对预算规划意味着什么？

最后 

• 我们如何通过审批程序获得所需的预算？

特别是在预算压力较大的情况下，往往要在购置和引进辅助工具方面节省开支。常见的反应是评估已经使用过的现有工具是否合适（通常与主题无关），自己 "快速 "开发一些工具，或继续维持手工流程。尤其是在动荡时期，高素质的专家利用他们的专业知识进行定性评估，帮助公司安全、可持续地应对这些挑战，这一点非常重要。然而，我们经常发现，宝贵的时间都花在了不必要的人工管理上。

基于不断提高流程成熟度的重要性，我们提出了一些有助于预算编制的想法。

明确界定目标

一个令人信服的论点需要一个明确的目标。一方面，这对于在日常工作之外有针对性地分配资源非常重要。另一方面，只有对目标有了清晰的认识，才能对其进行衡量，并报告所取得的成功。即使项目包含不同的用例，我们也建议采取循序渐进的实施方式，以在这些单独阶段快速取得初步成果。应明确制定预期改进措施，并根据相关流程量身定制。这里的一个视角可以是简化流程相关人员的活动。在这种情况下，应说明涉及哪些用户群体、改进流程需要触及多少用户以及需要实现哪些简化。从中央职能部门的角度来看，目标可以是节省时间、避免手工操作造成的错误，以及提高报告质量等。

估价时间

实施项目漫长、成本高昂的时代已经过去。大多数地区都能报告出庞大的 IT 项目，其中有些甚至很多都失败了，随后被取消。无论是部门为促进实施而投入的时间，还是效益和价值实现的延迟，都是不可接受的。除了对软件进行调整外，通常还需要花费大量时间对各个用户群体进行培训。例如，在这方面，重要的是采用更加敏捷的方法，更快、更小范围地规划流程，并根据用户当前的任务对其进行培训。商定的程序和优先事项必须以用户的附加值为明确和全面的指导。

因此，根据目标，从一开始就应考虑时间因素，并应具体确定中央职能部门本身和参与流程的人员何时将从投资中获益。经验表明，即使是较小的项目，时间价值也是首要问题之一。因此，我们建议在考虑新工具时突出这一方面。

有效利用人力资源和时间

当然，工具方的支持可以释放内部能力，但最好能提供详细的计划，说明如何充分利用所获得的时间。

通常可以从与风险管理、内部控制和相关保证程序有关的流程入手。遗憾的是，往往在这一阶段才由各业务领域决定是否接受，因此，能够进行与内容相关的讨论并将自己打造成一个值得信赖的伙伴就显得尤为重要。这方面的例子包括更仔细地检查已确定的风险及其评估，或共同制定进一步改进的行动计划。

一方面，这适用于往往人手不足的中央部门，另一方面，也同样适用于业务领域和附属公司的相关人员。在这方面，人们常常会说，许多必要的询问、调查和评估占用了实际业务的宝贵时间。

除了自动化带来的明显轻松和简化之外，流程质量也将得到明显改善。此外，还将同时建立起以伙伴关系为特征的更加愉快的合作关系。

考虑总成本，包括固定成本

为了支持对业务总成本的评估，我们经常与客户一起使用阿林专门开发的 "业务案例生成器"。 这里的出发点是精确考虑和描述各自的应用，考虑其对 "人员"、"流程 "和 "技术 "的影响，以便包含所有相关方面。此外，我们还指定并存储了具体的假设，以便不仅充分规划项目阶段，而且充分规划后续的日常运行。为了实现真正的透明，我们使用了在可比时间范围内计算的各类成本。内部成本，如使用自己的 IT 基础设施所分配的费用或人工任务所花费的时间也会考虑在内。使用 Alyne 的 "商业案例生成器"，我们已经为我们的潜在客户和客户取得了令人惊喜的成果，并且能够消除诸如 "没有进一步的许可成本 "之类的争论。

所以，对所有第二线的人来说：让我们一起努力

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