技术进步——从人工智能到云存储——极大地改善了企业创建和保存文档的方式。
- 企业创建文件历来耗时且成本高昂，但技术发展使这一过程变得更快、更准确。
- 人工智能、云存储、DocuSign及其他文档服务，正成为企业提供快速且低成本数字化文档处理的途径。
- 高效便捷的文档自动化能提升客户与员工满意度，进而影响企业的盈利能力。
文件是大多数企业沟通与工作流程的核心载体。然而，由于其操作繁琐，文件管理也成为耗费时间与 资源的根源。麦肯锡全球研究院报告显示，员工每天耗费近两小时查找信息，每周有28%的工作时间用于处理完成工作所需的邮件。
再加上创建、命名、发送、执行和整理这些文件所需的时间，显然自动化具有巨大的潜力，能够产生真正的影响。 文档自动化是指借助智能模板，通过软件辅助生成复杂文档的过程，该技术能帮助用户创建最终无瑕疵的成品。其核心价值在于降低文档制作所需的专业门槛——例如合同或协议这类通常需要律师或法律团队起草审核的文件，如今行政人员也能独立完成。所有必要的法律专业知识已被内置于模板中，任何人都可直接使用。
当专业员工减少处理琐碎事务的时间，他们就能为组织创造更多价值。这种现象不仅存在于律师事务所。众多行业——包括销售、银行、房地产、会计和医疗保健——都因低效却必不可少的文件创建工作而束手束脚。
试想一家房地产中介公司同时处理数十至数千笔交易的情景。想想海量的抵押贷款文件——每份文件都需要精心整理和执行。再想想保险公司同时处理数万起理赔案件的情形——如果理赔部门能摆脱每日耗时的手工文件生成工作，他们能为客户提供怎样的服务水平。可能性是无穷的。
通过技术手段实现部分流程自动化，可有效缓解企业日益增长的信息与文件处理压力。同时，这能优化业务流程，提升企业利润。此举并非取代人力，而是通过让员工专注于软件无法完成的工作，从而优化人力价值，提升其工作效能。
由于其高效性，"整个IT机器人自动化市场预计到2023年将以43%的复合年增长率增长，并将在2018年底达到15亿美元的全球市场价值。"
合同、人力资源文件、贷款文件、法律文件和医疗表格只是可实现自动化的文件类型中的几个例子。减少此类文件的错误不仅能节省时间和金钱，在医疗领域更能挽救生命。
在医疗领域，文档自动化使医疗机构在订购物资、管理员工和提升患者护理方面能够更顺畅地运行并更符合规范。从电子签名、批量订购文件到患者检查清单，这些数字文档均能提升工作效率并确保准确性。
《电子健康报告》指出：“文档自动化提供了一个集中存储所有重要模板的场所——从医师协议和资质文件到工时表及其他组织表格。所有内容均以数字形式保存，无需依赖易受损或遗失的纸质文件。”
律师和法律助理受益于文件自动化，因为它能腾出更多时间用于法律实务和客户服务。Rocket Matter估计，律师通过数字化方式创建文件而非手动操作，可节省80%的时间。
在新奥尔良执业的商业律师安德鲁·勒格兰德利用文档自动化技术，为其代理的法律案件提供固定费率报价。他的业务在当地律所中极具竞争力，既能为客户投入更多时间，又能产出专业文档。
勒格兰向《Above the Law》表示："自动化和固定收费模式是我创办律所时就确定要实施的策略。我希望保持竞争力并展现专业掌控力。我意识到文档自动化既能节省时间、提升工作一致性，又能减少文书错误。"
Legrand利用该软件制作信笺、税务信息、委托函、营销材料及其他需经其审核的文件，这些文件可由他从最初阶段进行设计，并可长期重复使用。
除了提升生产力、提高效率、减少错误和降低成本等商业效益外，文档自动化还能保护环境并节省纸张开支。实现无纸化办公既能保护 树木，又能减少污染。
据《企业杂志》报道，美国企业每年在纸质文件管理上花费80亿美元。该杂志指出："企业平均每份文件归档成本为20美元，寻找错放文件需花费120美元，而补办丢失文件则需220美元。"
总而言之，数字文档和自动化为企业主带来了诸多益处，从降低成本、减少错误到提高准确性、优化客户服务。随着机器人流程自动化日益普及且更易于集成，其发展机遇将持续增长。
俄克拉荷马州立大学创业学教授佩尔·拜伦德在《机器人做得更好：自动化为何有益于商业》 一书中写道：“企业家唯有找到创新之道方能成功。要 成功替代生产流程，必须致力于创造价值，而非仅仅降低或管控成本。”
如何为您的业务实现文档自动化
第一步：确定哪些文件可以实现自动化处理。
- 对于许多企业而言，存在多种可实现自动化的文件类型。请分析哪些文件使用频率较高且准备耗时最长。
- 您是否在重复制作相同的营销资料、客户表格或客户信函？所有企业都需要为客户和商业交易准备文件。请思考公司的运作模式，并结合业务需求来决定如何优化文档的创建与使用流程。
第二步：为每份文档设计模板。
- 确定需要自动化的文件后，必须为其创建模板。此时正是让关键利益相关者参与进来，并考虑引入平面设计师协助现代化更新文件的绝佳时机。
- 请考虑该文件的目的。其当前形式是否清晰有效？是否有任何方法能使其更易于阅读或理解？
- 现在是评估和改进表单的好时机。通过与最常使用这些表单的员工会面，您可以获得他们宝贵的意见，了解哪些方面可以改进，以及哪些内容是他们认为必须保留的。
步骤3：为文档创建工作流。
- 请审视当前文档的工作流程。如何利用组织内所有团队可用的新模板加快此流程？文档自动化不仅能大幅节省修订时间，还能在修订过程中保持版本控制。
步骤4：选择合适的存储和整理方法。
- 基于云的存储系统通常是整理和存储文档的最佳方式，因为您可以在任何地点实现无缝的版本控制。然而，许多公司更倾向于使用私有内联网来存放其文档。
- 制定一套命名规范和组织方法，清晰描述保存的内容及其位置，以便员工能够快速找到文件。
步骤5：培训员工。
- 文档自动化在跨公司标准化环境下效果最佳，这意味着所有人员都必须接受新文档使用培训，明确自身工作在流程中的定位，知晓求助对象，并理解其如何为个人及时间管理带来效益。
- 浏览模板及其使用方法。若您进行了修改，请说明这些新调整为何更有利于您的业务发展。
- 确保所有人都了解自动化文档存储的命名规范和组织方法。
步骤6：实施文档自动化。
- 一旦新的文档模板和工作流程就位，即可开始向客户和用户推广使用。
- 若您已调整表单和文档的视觉呈现方式，可在网站的新闻通讯或弹出窗口中重点说明这些变更。若符合品牌调性，还可通过社交媒体分享视觉升级带来的焕然一新感及其成效。
- 提前告知客户，既能展现您的关怀之心，也表明您始终致力于提升服务品质。这对回头客而言也能减少困惑。
步骤7：检查您的流程。
- 设定时间节点，定期评估文档自动化流程的运行效果。在两周、一个月、六个月及一年后分别进行流程评估。根据实际需求进行流程优化，确保业务与客户服务始终顺畅高效。
若您准备将文档自动化融入业务流程，HotDocs Advance 随时为您提供支持。借助成熟的技术方案，您将实现节省时间、降低成本并提升合规性的目标。
编者按：本文最初发表于HotDocs.com。2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。
