通过文档自动化改进合同工作流程

文档工作流通常为商业企业内部合同的流转、审批和管理而设计创建。然而，此类工作流往往无法实际生成合同及相关结算文件——尽管该过程通常复杂困难，但若能实现，将显著提升工作流效能。 事实上，尽管多数BPM套件具备设计信息收集表单的基本功能（或许还有限制性地支持根据收集信息生成文档），但几乎没有系统能处理 文档自动化和组装 问题。

HotDocs通过允许在文档组装前对数据集（包含一组相关数据项的数据库记录）进行路由和审批，显著提升了文档工作流效率。在某些应用场景中，当业务事件触发文档工作流时，部分数据集可能已存在于CRM系统中。但要生成复杂的合同及抵押文件，往往需要收集更多数据。 在此场景下，工作流可从CRM获取数据负载，并用部分数据集预填充HotDocs访谈表单。随后该访谈表单可分发至需补充必要数据的各方，包括第三方——例如借款人、担保人等。

完成的HotDocs访谈在文档组装前可分发至各方进行审核与批准。此方法虽未免除实际文档的流转审批环节，但能显著提升文档质量。此外，HotDocs访谈收集的大量附加数据可用于将生成的文档直接归档至文档管理系统（DMS）或企业内容管理系统（ECM）。 同样地，HotDocs收集的数据也可被合同生命周期管理系统（CLM）所利用。

HotDocs 同时提供两种平台：面向希望自主托管的企业客户的客户端/服务器平台，以及允许几乎任何工作流将 HotDocs 作为网络服务使用的云平台——这种方式能大幅降低前期投入成本。作为 HotDocs 技术栈中的核心组件，HotDocs Developer 能够将文字处理文件和 PDF 表单转换为自动化模板，该桌面系统可与 MS Word 或 WordPerfect 无缝协作。