本周工作流程：主办和赞助活动的顶级自动化功能

在我们上一期的 一周工作流程中，我们讨论了自动化如何帮助简化会议选择、审批和出席。但机遇不止于此。如果您发现自己正在赞助、演讲甚至主办一场活动，那么直观的工作流程自动化工具，如 TAP等直观的工作流程自动化工具可以帮助您加快待办事项的处理速度，为大日子做好准备。

赞助或合作举办活动通常意味着共同主持小组讨论或会议环节。然而，随之而来的是大量的电子邮件、会议大纲和来回更新，这些很容易就会丢失在某人的收件箱或电子表格中。

工作流程自动化是将所有活动部件整合到一个系统中的工具。所有申请、合同和资产都存储在一个中央位置。同时，后续工作也会自动进行，并根据活动截止日期定制基于时间的升级。

以下是一些顶级工作流程自动化用例，在赞助活动时可能会派上用场：

• 活动合同门户网站 
• 发言人视频/音频豁免签字 
• 安排现场演示和会议
• 现场接收个人信息（添加到联系人列表、订阅时事通讯等）

活动策划是一个集体项目，整个公司都会参与其中。因此，整合文书工作、请求和杂乱无章的任务有助于让每个人（市场营销、销售、客户管理、利益相关者、客户和第三方发言人）都步入正轨。在举办活动时，工作流程自动化的一些应用场景包括

• 扬声器应用门户网站
• 接收与会者，以便安排现场会议
• 申请折扣或住宿 
• 第三方发言人会议的营销审批
• 为录制的会议和活动宣传提供新闻稿和图片签名。

在 Mitratech，我们对举办会议颇有心得。例如，我们的年度用户大会Interact 将于今年八月举行。由于需要管理 40 多场会议和庆典活动，我们正在使用 TAP 自动跟踪活动前的规划和准备工作。 Ryan Dinkler是 TAP 的主要用户之一：

"TAP 帮助我们保持灵活性，适应活动和演讲者不断变化的需求。收集客户信息、处理内部和外部请求、将信息传递给正确的人等所有繁琐的手工任务都可以纳入工作流程。当计划、流程和需求发生变化时，只需调整工作流程或生成新的工作流程即可。无论如何，我们都不会错过任何一个环节。现在，我们可以专注于真正的针刺任务，并取得进展，而那些通常会在待办事项列表中显得杂乱无章的任务则实现了自动化。 

会议涉及许多活动部分，但通过工作流程自动化，这些部分可以纳入一个更大的框架，优先考虑公司和部门的目标。