Workflow der Woche: Die wichtigsten Automatisierungsfunktionen für Hosting und Sponsoring von Veranstaltungen

In unserem letzten Workflow der Wochehaben wir erörtert, wie die Automatisierung dazu beitragen kann, die Auswahl, Genehmigung und Teilnahme an Konferenzen zu optimieren. Aber die Möglichkeiten sind noch lange nicht ausgeschöpft. Wenn Sie als Sponsor, Redner oder Gastgeber einer Veranstaltung auftreten, kann ein intuitives Workflow-Automatisierungstool wie TAP dabei helfen, Ihre Aufgaben in Vorbereitung auf den großen Tag zu beschleunigen.

Als Sponsor oder Partner einer Veranstaltung ist man in der Regel Mitveranstalter eines Panels oder einer Konferenzsitzung. Diese Gelegenheit bringt jedoch eine Menge E-Mails, Sitzungsübersichten und Hin- und Her-Updates mit sich, die leicht im Posteingang oder in Tabellenkalkulationen verloren gehen können.

Die Workflow-Automatisierung ist das Werkzeug, das alle beweglichen Teile in ein System bringt. Alle Anfragen, Verträge und Ressourcen werden an einem zentralen Ort gespeichert. In der Zwischenzeit wird die Nachverfolgung automatisiert, und zeitbasierte Eskalationen werden für Ihre Veranstaltungstermine angepasst.

Hier sind einige der wichtigsten Anwendungsfälle für die Workflow-Automatisierung, die sich beim Sponsoring einer Veranstaltung als nützlich erweisen könnten:

• Portal für Veranstaltungsverträge 
• Unterzeichnung der Verzichtserklärung des Sprechers für Video/Audio 
• Planung von Vor-Ort-Demos und Besprechungen
• Aufnahme persönlicher Daten vor Ort (Aufnahme in eine Kontaktliste, Anmeldung für einen Newsletter usw.)

Die Planung einer Veranstaltung ist ein Gruppenprojekt; das gesamte Unternehmen ist daran beteiligt. Die Konsolidierung des Papierkrams, der Anfragen und der Einzelaufgaben hilft allen Beteiligten (Marketing, Vertrieb, Account Management, Stakeholder, Kunden und Referenten von Drittanbietern), den Überblick zu behalten. Einige Szenarien für die Workflow-Automatisierung bei der Ausrichtung einer Veranstaltung sind:

• Bewerbungsportale für Sprecher
• Teilnehmererfassung für die Planung von Vor-Ort-Terminen
• Antrag auf Ermäßigung oder Unterbringung 
• Marketinggenehmigung für Vorträge von Drittanbietern
• Presseveröffentlichung und Bildfreigabe für aufgezeichnete Sitzungen und Veranstaltungswerbung.

Wir bei Mitratech kennen uns mit der Ausrichtung von Konferenzen bestens aus. Unsere jährliche Benutzerkonferenz Interact zum Beispiel findet diesen August statt. Mit mehr als 40 Sitzungen und Festivitäten, die es zu verwalten gilt, nutzen wir TAP, um einen Großteil der Planungs- und Vorbereitungsarbeit im Vorfeld der Veranstaltung zu automatisieren und zu verfolgen. Ryan DinklerRyan Dinkler, Customer Marketing Specialist bei Mitratech, ist einer der Hauptnutzer der Software:

"TAP hilft uns, flexibel und anpassungsfähig an die sich entwickelnden Bedürfnisse unserer Veranstaltung und unserer Referenten zu bleiben. Alle Aufgaben, die sonst mühsam und manuell erledigt werden müssten - das Sammeln von Kundeninformationen, die Bearbeitung interner und externer Anfragen, die Weiterleitung der Informationen an die richtige Person usw. - können stattdessen in einen Workflow integriert werden. Und wenn sich Pläne, Prozesse und Anforderungen ändern, ist es so einfach, den Workflow anzupassen oder einen neuen zu erstellen. So oder so, wir haben nichts verpasst. Jetzt können wir uns auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren und Fortschritte erzielen, während die Aufgaben, die normalerweise die To-Do-Liste verstopfen, automatisiert werden." 

Konferenzen bestehen aus vielen beweglichen Teilen, aber mit der Workflow-Automatisierung können diese Teile in einen größeren Rahmen integriert werden, der die Ziele des Unternehmens und der Abteilung priorisiert.