A new addition to OFCCP’s website is sample AAPs for Executive Order 11246, Section 503 and VEVRAA. OFCCP includes a disclaimer in the E.O. 11246 plan indicating that it is for illustrative purposes only constructed around a company with less than 150 employees. They stipulate this since job groups have been set up by EEO-1 categories (or as OFCCP refers to as OFCCP occupational categories) as authorized by 41 CFR 60-2.12(e). However, OFCCP says the samples may be used as a guide for larger employers also. In the E.O. 11246 AAP, they immediately inform the reader that “usually a separate AAP is required for each establishment;” however, “an establishment may include several facilities located at two or more sites if the facilities are in the same labor market or recruiting area.” I find this statement interesting and informative but I’m not sure where the guidance originates since it doesn’t appear in the regulations, Federal Contract Compliance Manual (FCCM) or any other source that I can find.
<br/ >Do the sample plans provide good guidance or do they steer government contractors up a slippery slope?
我认为这些示范计划的初衷是好的，但在许多情况下，它们引导读者认为某些数据必须作为计划的一部分或支持材料来准备，从而推断出这些数据必须在合规审查期间提供给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）。针对每个计划，我都指出了那些缺乏法律依据的部分，以此警示承包商：若将这些示范计划作为制定自身计划的指南，需特别注意这些内容。
跨计划观察
每个计划都有各自的政策声明，但多数组织将所有要求合并为一份涵盖三项法规的《平等就业机会-平权行动政策声明》。尽管示例政策中包含签名和日期，但此类操作并非强制要求。
总统令第11246号《反歧视行动计划》
- 利用率分析——确定可用性 §60-2.14 – 有趣的是，该样本采用了2000年人口普查数据，但在样本分析中，加权原因一栏却留空。样本可用性分析非常粗略，既未提供分析方法的指导，也未阐明如何计算因子一或识别输送渠道。 新承包商可能未意识到，需根据其招聘方法及职位所属类别，综合考量多个合理招聘区域和/或人口普查职业类别。当联邦合同合规计划办公室（OFCCP）要求承包商采用2010年人口普查数据，并解释如何依据《联邦招聘计划管理指南》（FCCM）确定两个权重系数时，此举未能树立良好示范。FCCM提供了进一步指导，而样本计划未体现如下内容：
- 因素1——对于每个岗位类别，承包商必须明确说明并简要阐述选择该招聘区域的依据。承包商应采用最新且独立的统计数据来推算可用人数。
- 因素2——对于每个岗位类别，承包商必须确定具备晋升潜力、可调配及可培训的员工储备池，并简要说明选择该储备池的理由。
<br/ >
- 问题区域识别 §60-2.17(b)– 样本图表包含两列：关注区域与纠正措施。 我认为法规要求您识别关注领域，但未必要求明确承包商将采取的纠正措施。第60-2.17(b)条规定"承包商必须对其整体雇佣流程进行深入分析，以确定是否存在阻碍平等就业机会的障碍及其具体所在"。
- 支持数据——人员活动 §60-2.17(b)(2) – 支持性数据以图表形式呈现，其展示方式存在诸多值得关注之处。值得注意的是，这些图表出现在《内部审计与报告系统》之后、《基于宗教或国籍的歧视指南》之前。在我看来，这种排版方式使其更像是计划的组成部分，而非补充性支持数据。所包含的图表如下：
-
- 人事活动——样本图表报告涵盖以下活动：
- 外部招聘
- 外部申请人
- 促销活动 – 入职岗位组
- 晋升 – 在同一职位组内
- 自愿离职与退休
- 非自愿终止
- 裁员
- 召回
在总计栏中注明“每人仅计一次”。对于申请人而言，这是否意味着若申请人多次申请不同职位，则仅应在其中一个职位中计入一次？
第60-2.17(b)(2)条将人事活动定义为"申请者流动、录用、解雇、晋升及其他人事行动，用于判定是否存在选拔差异"。 示例图表的内容远超法规所列范围。尽管§60-2.32条款规定"承包商须应联邦合同合规计划办公室要求，提供依据§60-1.12条款保存的记录"，但这并不意味着承包商需要在AAP支持部分提供全部数据。 记录保存条款§60-1.12明确指出："此类记录包括但不限于涉及招聘、岗位分配、晋升、降职、调动、停职或解雇、薪酬标准及其他报酬条款、培训或学徒选拔等事项的记录。"
另外两份支持"除应聘者、录用者、晋升者和离职者之外不提供任何数据"主张的联邦合约合规计划办公室（OFCCP）参考文件包括：
- FCCM（第32页《支持数据可接受性审查》）——“对于每个职位组或职位名称，在每个主要人事活动领域（例如应聘者流量、录用、晋升和离职）中的支持数据，至少应包括行动总数、女性行动总数以及少数族裔行动总数。”
- 审计安排函——第18项要求提供“贵方雇佣活动数据（包括应聘者、录用人员、晋升人员及离职人员）……”。关于晋升事项，安排函要求承包商说明晋升的定义，以及数据的编制和呈现依据。承包商提交晋升数据时不受样本计划所示内容的限制。
- 人事活动——样本图表报告涵盖以下活动：
- 应聘者流动记录——尽管该样本非常简陋，承包商仍应竭力避免提供此类信息。在法规或任何其他联邦合同合规计划办公室（OFCCP）参考文件中，均未要求提供应聘者流动记录，除非在审查期间被要求为支持§60-1.12条款提供依据。
-
- 遵守《性别歧视指南》第60.20条——讽刺的是，该条款在样本中缺失。
《美国残疾人法案》第503节及受保护退伍军人 ——联邦合约合规计划办公室（OFCCP）的示例将样本承包商标识为FCI。鉴于这两项计划存在大量重叠内容，我将相关评论合并处理；但针对仅适用于某一特定计划的条款，我已特别标注说明。
-
- 人事流程审查 §60-741-44(b)（仅限IWD AAP）——IWDs AAP中的示例措辞表明，承包商“向所有申请人提供由联邦合同合规计划办公室（OFCCP）规定的自我识别表格，以及FCI要求的纸质申请表”。申请表并非申请人的强制性要求。
-
- 身体与心理岗位资格审查 §60-741-44(c) 及 §60-300.44(c)– “联邦监狱管理局（FCI）每三年对所有岗位资格标准进行定期审查（此前12个月内已审查过的资格标准除外），以确保当此类资格要求可能筛除合格残疾人士时，这些要求与工作相关且符合业务必要性。”虽无强制规定必须每三年执行此项审查，但承包商须“遵循既定的审查时间表”。
-
- 审计与报告制度 §60-741.44(h) 及 §60—300.44(h)– “首席执行官同时指示人力资源总监提交季度报告，记录联邦刑警局履行其平等就业机会/平权行动计划责任的具体举措……” 该条款未规定此类信息提交的具体方式及频率要求。作为FCI内部审计流程组成部分，需保存下列文件：(2) 人员活动汇总数据，包括按岗位类别划分的外部工作邀约与录用、晋升、辞职、解雇及裁员情况，特别涉及残疾人士的记录。法规要求必须记录为满足内部审计要求所采取的行动，但未明确指出此类人员活动需纳入记录范围。
-
- 关于《平权行动计划》第60-300.44(i)条及第60-741.44(i)条的实施责任——第7项规定"向部门级管理人员提供《平权行动计划》副本（不含因保密原因不予公开的条款）并审查该计划..."。该条款并未要求向管理人员提供计划副本。
-
- 支持性数据——联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提供了若干示例图表，但承包商无需严格遵循所示格式。与《第11246号行政命令》中的平权计划（AAP）类似，在人员活动图表中，OFCCP再次突破常规，不仅标注裁员与复职情况，还纳入了应聘者流动记录。
-
- 利用率分析 §60-741.45(d) （仅适用于IWD计划）——另有脚注说明：“若承包商某一或多个岗位组的员工数量过少，致使残疾员工身份易被识别，则应从公开发布或供公众查阅的《行动计划》副本中剔除该岗位组的数据，以确保保密性。” 由于联邦合约合规计划办公室（OFCCP）未明确"数量极少"的具体标准，承包商可能借此机会将其计划中的相关数据排除在外。
- 其他——该计划未包含任何条款明确承包商向外部应聘者传达其政策及《平等就业机会法》公告的义务。通常做法是在公司网站的招聘页面上张贴政策文件及公告。样本计划在"政策内部传达"章节中确实规定了针对员工的此类义务。
综上所述，我想用一个有趣的真实故事来结束我的观点。多年前，有家公司联系我，他们将联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的样本行动计划（AAP）作为制定自身行动计划的指南。收到日程安排函后，他们便将计划提交给了OFCCP。OFCCP告知他们该计划不符合要求，建议他们聘请顾问协助制定符合规定的计划。
未能理解法律要求并照搬样本计划，可能导致审计时面临无法挽回的后果。相反，应遵循联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的建议，定制计划以"反映承包商的组织结构、政策、实践、项目和数据"。这将使您能够灵活地制定计划及配套文件，确保其符合法规要求。
本文不构成法律建议。如需法律协助，请咨询专业律师。版权所有 © Workplace Dynamics 2015
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
