关键数字：拥抱处置代码

我天生就是个分类狂。刚买的便宜"珠子混合包"里，我竟能从所有珠子中挑出蓝色珠子，再挑出红色、黄色等颜色，把它们分别装进小盒子，这个过程让我感到无比放松。我的衣柜里，不仅黑色上衣和粉色上衣分开存放，连长袖黑色上衣也和短袖、无袖款分门别类。 我的香草香料虽未按字母排序（那样会扼杀我的创造力），但抽屉深处将各类胡椒集中存放，所有种子整齐排列，而罗勒、大蒜和洋葱盐/粉则置于抽屉前部——这些正是我最常用的调味品。烘焙香料则另存于另一个抽屉。

我姐姐说这种病有个名字。

但每当我的项目需要蓝色珠子时，我总是手忙脚乱——需要一大堆，而且要立刻拿到手。清晨凉意袭人时，我哪有时间翻遍18个衣架找那件艾琳·费舍尔的薄针织衫。（我妹妹还说拥有18件黑色上衣是种病……她才错呢！）

事实就是如此：当你手头堆积如山的申请材料——或是数以万计的求职信、令人窒息的请购单和简历，这些都是部门主管转交给你的，因为他们没胆量告诉自己的姐夫或邻居家的球童，说他们也得像其他人一样申请职位（他们确实该申请，不是吗？）——你必须进行筛选。唯一的问题是：何时动手。

显然，如果你有一个专门存放蓝色珠子的盒子，那么在需要时更容易找到蓝色珠子。 显然，若将那些因所求职位无空缺而简历未被阅读的求职者单独归入"箱子"——与因经验不足被1805-Eng178职位申请拒绝的求职者分开存放——便能更轻松地找到他们。

我们都必须进行分类。在压力下筛选选择数据存在双重问题：(1)你会出错；(2) 显然，你未能利用这些数据来管理合规性——用修订后的第11246号行政命令的措辞来说：

你或许"知道"自己正在维护记录，或许"知道"已培训所有招聘人员和选拔官员，要求他们严格按照组织政策处理每位求职者。 但我敢用我的秘制熏鲱鱼配方打赌，你总有无数个夜晚辗转难眠——既担忧他们是否真能做到，又忧心数据将揭示的真相。说不定你既没有确保组织不存在歧视的"保障"，也没有应对追索欠薪索赔的"保险"！

想必你已经猜到了……我主张优先进行分类。这比你想象的要简单得多……只需在做出选择后，准备更多"收纳盒"来存放物品即可。 而且，与上个世纪不同，如今的"箱子"是虚拟的。一旦归档，我们随时都能精准检索所需文件——即便两年后（或二十年后）劳工部合规办公室提出要求也游刃有余。或许值得重申：保存记录的根本目的，正是为了日后检索。政府强制存档，正是为了便于查证。 前提是你必须清楚箱中何物！优质、具体且定制化的处置代码，才是真正值得拥有的"箱子"！

这就是贵组织如何爱上处置代码：

1. 1. 请注意，为避免面临歧视指控或补发工资的要求，贵组织应仅将那些 因相同原因 被雇主实际拒绝的潜在申诉人纳入风险评估范围。唯有精心设计的处置代码，才能确保您获取准确数据用于分析并提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）。

1. 1. 请注意，除了选拔流程政策——以及对招聘人员的指导——贵组织还需采用适当的数据管理技术和特定处置代码，以消除求职者/申请者数量过剩的问题，否则您的分析将触发"大数定律"。

1. 1. 请明确表明，您更倾向于（强烈倾向于）仅捍卫那些真正实现您预期目标（目前或许仅存希望与祈祷？）的选拔标准（包括《员工选拔程序统一指南》术语中的"测试"），即真正选拔出"最合格"的人选。

1. 1. 须知，若被问及，许多使用处置代码的人其实更愿意只用两个（“录用”和“未录用”），但若了解实情，他们同样会意识到—— 想要 使用代码时：
      • 他们对设计提出了意见
      • 它们足够具体，因此无需浪费时间纠结该选用哪一个。
      • 他们深知，严格贯彻现行最具体细致的规范对组织大有裨益 ，而未能如此则会损害组织利益，进而影响自身绩效考核。

1. 我提供了一些适用于各类组织和选拔流程的“规则”和“技巧”，以及若干范例，以助您顺利开展工作。

若您已确信需要调整——并扩展——职位代码体系，可直接跳至下文E节的"操作指南"部分。 但若您需要说服组织内其他成员——或在阅读E节后需要重温要点——请返回此处了解"大数定律"，以及为何管理应聘者规模对规避不利影响判定和避免补发薪资至关重要。此外——简而言之——对于未建立并执行具体处置代码的组织而言，不利影响判定将意味着怎样的防御后果。

1. 1. 请认识到，让潜在申诉人承担歧视指控/追索欠薪的风险，符合贵组织的最大利益。 实际上被雇主拒绝的人 和 出于同样的原因精心设计的处置代码在歧视分析中不会产生“误报”。这并非欺骗手段，也非试图“掩盖”任何内容。相反，那些始终如一地应用的特定处置代码 许可证 执法机构和承包商都应重点关注 是否 存在“不利影响”，且若存在， 为什么也就是说，设计合理的处置代码将使雇主能够识别出选择标准。 导致 X群体被拒比例失衡。若能采用处置代码，以合理具体的方式说明求职者未能在选拔流程中晋级或最终落选的具体原因，可望为非歧视性承包商省去无数麻烦——这些承包商在辩护时常需应对分析失当的情况，其混淆标准之严重程度，堪比将苹果与橘子相提并论，甚或将苹果与安卓系统相提并论。

      事实上，承包商能够获取其选择标准影响的具体信息/数据存在两大强劲动因：1）开展真正的"不利影响分析"，该分析需具备告知承包商其选择标准是否需要审查或修改的能力；2）防止联邦合同合规计划办公室（OFCCP）及其他机构基于非离散数据提出索赔。 执法机构与原告律师的动机部分源于"大数定律"。

      大数定律

      这条"法则"既非法律法规，也不属于本文或笔者专业领域的范畴。但就本文目的而言已足够，且至关重要的是：分析的申请者数量和选拔案例越多，群体间选拔率差异呈现统计学显著性的可能性就越大。若所谓"不利影响分析"仅考察2000名申请者竞争100个一级技术员岗位的情况，那么相较于准确分析——例如职位A有200名申请者选拔5人、职位B有132名申请者选拔15人、职位C有47名申请者选拔1人等情况——出现某些群体遭受"不成比例影响"的可能性将大幅增加。

      如果确实有2000名申请者和100个职位空缺，且所有岗位都采用单一"测试"标准（例如工程学士学位），那么我们就能通过统计学方法判断是否存在对女性、美洲原住民或西班牙裔等群体的显著排斥——这些群体因缺乏该资质而遭拒录。 若该职位确需工程师资质，雇主便能轻松验证此要求合理性。但若职位并非工程师岗位，雇主很可能无法反驳歧视指控，届时联邦合同合规计划办公室（OFCCP）将直接让CEO签发补薪支票。

      但如果申请者是针对从会计师到图书管理员、工程师再到律师等"特定职位"，而这些不同职位的申请者中少数族裔和女性的比例可能各不相同，那么我们又能从所谓的分析中获得什么启示呢？

      没有。

      那么为何该机构要进行这些粗略分析？因为雇主允许他们这样做，而且雇主往往不清楚为何1800名应聘者未被录用，更遑论为何选中了200人！除非他们能将数据不仅按"特定"职位分类，还能按具体选拔标准分类，否则雇主自身也无法进行更深入的分析。

      倘若雇主愚蠢到仅因能力所及就"考虑"（甚至接受）成千上万份简历，那么即便按职位名称进行分析，也极可能触发这条"大数定律"。

      联邦合约合规计划办公室（OFCCP）的监管"漏洞"允许承包商在其不利影响分析中排除不符合"基本资格"的人员（请注意，这与雇主术语中的"最低资格"截然不同！）。 与此同时，OFCCP却要求承包商将未接受相同"测试"、甚至未应聘承包商必须考虑的"特定职位"的申请者数据进行"汇总"或合并处理。

      合规指南：承包商应始终拒绝将不相同的事物进行归类！您无法阻止联邦合同合规计划办公室（OFCCP）利用您的数据进行归类——其唯一目的就是达到他们显然想要的结果：提出歧视指控。 但您完全可以拒绝配合。Ellen Shong & Associates事务所始终坚持此原则。当被要求为职位组或部门实施的异质事件/人员/岗位合并（如所谓的"不利影响分析"）辩护时，只需将数据拆解至最多岗位名称级别，并向监管机构援引相关法规即可。

      即便如此，这仍取决于雇主职位名称的区分度。若"研究助理"既可指图书馆整理研究资料的人员，又可指实验室从事干细胞研究的科研人员，那么问题就出现了。这将导致岗位群设计、选拔分析——尤其是薪酬分析——出现问题。请务必修正此问题。

      该机构要求"基本资格"须与雇主"考虑"求职者所应聘的"特定职位"相关联。更重要的是，歧视分析必须控制相同的选拔流程（决策者）或至少相同的选拔工具。

      参照《雇员选拔程序统一指南》的具体要求或许有所裨益。该指南相关条款规定雇主应 " ……针对每个岗位 ，保存并备查该岗位选拔流程的不利影响信息"，并指出"若某岗位的整体选拔流程存在不利影响，使用者应保存并备查记录或其他信息，以说明哪些环节产生了不利影响"。"41 CFR §60-3.15（强调为笔者所加）。此后该指南几乎完全聚焦于对具有不利影响环节开展"验证研究"的要求。法规反复强调，所谓"验证"——简言之——要求筛选标准与"该职位"的实际表现存在关联性。41 CFR §60-3.5。

      了解因果关系后，承包商——甚至可主动——修改那些过度排斥特定群体（例如西班牙裔）的资格/选拔标准。这同时允许机构针对该因果标准提出具体质疑。最后，雇主得以证明：尽管该标准存在不利影响，但其与工作表现确有关联。

      合规指南：您应知晓，若对多个职位使用同一测试，必须将这些职位的应聘者数据进行汇总分析，方能判断该测试是否存在"不利影响"。（我个人从未听闻监管机构要求如此操作，但这是正确做法，且完全符合承包商关于不同标准不应合并评估的论点。）注意事项："高中毕业文凭或GED证书"这类普遍采用的测试极易触发"大数定律"。雇主似乎认定：既然少数族裔高中毕业率低于白人，只需提供"GED"替代资格即可规避不利影响指控。首先，我认为此举经调查后极可能存疑。 其次，如何证明此类资格与工作相关？持有该证书本身如何预测个人履行任何工作的知识、技能或能力？若认为它能证明足够的读写能力，那你看到的申请材料远不及我——其中不乏连高中校名都拼错的案例。 若认为它能证明求职者"有毅力坚持到底"，那你肯定不认识那些靠打两份工养家的17岁辍学生。若认为没有此"资格"就无法胜任非技术性工作，那你显然忘了最高法院近五十年前的首次不利影响裁决——格里格斯诉杜克电力案。

1. 1. 请注意，除了选拔流程政策——以及对招聘人员的指导——贵组织还需要采用适当的数据管理技术。 和 特定的职位分配代码将消除求职者/申请者过剩的现象，使您的分析触发"大数定律"。此外，还需避免因错误操作而自食其果。 大 在处理数据时，你需要——仔细——区分那些因与选拔过程无关的原因而未能——或不应——通过选拔流程的人员。 您的 在评估其任职资格时，应严格依据特定职位要求。例如——这本应成为法律规定！——除非求职者明确表达对该职位的兴趣，否则不应"考虑"任何求职意向。 在某个特定职位上《联邦合同合规计划》规定不能强制要求求职者提供此类信息，但贵方完全可以自行要求。早在"网络应聘者"这一概念出现之前，反歧视法律就始终要求—— 雇主的拒绝 该行为可能违法。歧视是指基于种族、性别或国籍等因素剥夺机会的行为；此类行为可被起诉。若未剥夺机会，则不构成歧视。若本无机会，则不存在歧视。既非基于禁止因素的差异化对待，也非对女性或少数群体产生差异化影响的中立选拔标准？则不构成歧视。求职者未获录用可能存在诸多原因，这些原因与雇主对其资质的评估毫无关联。

      许多原因与求职者自身有关。并非指他们胜任工作的资质，而是诸如能否随时到岗；是否愿意按你要求的班次和薪资工作；雇佣他们是否会触犯法律（涉及最低年龄限制、美国合法工作权、交通部/国防部/原子能委员会规定等）。 更常见的是求职者临时变卦，或单纯对雇主产生抵触情绪。在上述情形及其他诸多特殊情况下，任何求职者都不应出现在您提交给联邦合同合规计划办公室的数据或分析报告中。

      因此，您需要为这些以及更多项目分别设置处置代码。

      合规指南：此外，我强烈建议每个组织制定政策和规程，通过将"考虑"的申请人数限制在真正足以用合格人才填补岗位的数量，来战略性地降低风险暴露。

      为避免触发"大数定律"，雇主不仅必须能够检索特定职位的数据及拒聘个人的具体原因，抵御联邦合同合规计划办公室（OFCCP）将不同职位与不同选拔标准"合并统计"的企图，还必须管理全年各职位所考虑的申请/简历总量。

      关于互联网申请人的定义，特别是"基本资格"的定义，已有大量论述，故本文不再赘述。不过，建议您查阅《联邦法规汇编》第41卷第60-1.3条第(1)款和第(4)款，并访问该机构网站查阅常见问题解答。

      然而，关于互联网求职者（或任何“求职者”）的定义，有一点值得注意：正是雇主的行动赋予了求职者“求职者”的身份——即评估求职者的资质。如果雇主从未就乔是否符合特定职位的资格作出实质性判断，那么乔就不属于求职者范畴。

      互联网申请者（或任何申请者）的定义并不要求承包商或雇主评估所有表达就业意向者的资质。该定义仅规定：若承包商"考虑"某人担任特定职位——且该个人符合定义的其他要素——则其即为"互联网申请者"，承包商必须向其征集种族/族裔及性别信息。 该法规要求希望限制"考虑"求职者数量的承包商（而您确实需要这样做）采用适当的"数据管理"技术实现此目的。其核心要义在于：您不能"选择"要"考虑"的对象。

      因此，在使用大型电子数据库时，请务必采用高科技数据管理技术，始终符合联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的数据管理标准。

      但您也可以采用“低技术含量”的数据管理方法，例如设定截止日期或“先到先审”原则。

      请放心，雇主根据自身对求职者的需求，为不同职位制定不同的招聘流程完全合法。若某个岗位难以找到合格人选，则应尽可能接收所有能吸引到的简历。或者建立"意向登记册"，鼓励具备特定技能的人士提供联系方式，以便在出现空缺时主动邀请其申请。 您亦可自行保留未录用者的联系方式，作为"备选人选"。当出现其他职位空缺时，既可主动联系这些候选人，鼓励其申请，同时仍以常规的非歧视性及积极平权方式发布招聘信息。

   2. 确定你更倾向于（强烈地）仅捍卫那些选择标准（包括词典中所谓的“测试”）。 《员工选拔程序统一准则》那些正在执行你所期望（目前或许仅存希望与祈祷？）之事的机构，即真正选拔"最合格者"。你清楚若某项选拔标准造成不利影响，只要能证明其"与工作相关"或"经过验证"，便可继续使用而不会被认定歧视女性或少数群体。但你是否也知道，若你 不能 证明该选拔标准未能选出最合格的白人男性，是与工作相关的原因？ 那么为何还要使用它？精心设计的倾向性代码和规范实施的不利影响分析，实为强有力的管理工具。是否该重新审视/调整某些岗位（或全部岗位）的现有选拔标准？若您在现有薪资水平下难以吸引应聘者，或面临人才流失困境，或许您设定的门槛已超出实际需求。 人为抬高的资格要求不仅可能对少数族裔或女性产生负面影响，更会令各类求职者望而却步——他们或许完全胜任岗位，却因自认资历不足而放弃争取更高薪酬。除非确信选拔标准能有效预测高绩效人才，否则切勿让组织陷入为歧视指控辩护的境地。

      运用你的职位要求代码——包括那些"基本资格"代码——来分析有多少人（各类人群）因此被排除在外。如果这些职位是你需要定期填补的，原因何在？这些资格要求是在帮助你选拔合适人选，还是在排除太多人导致可选人才严重不足？

      战略性地运用意向代码，以收集可用于筛选"合适人选"的信息。

1. 须知，若被问及，许多使用处置代码的人其实更愿意只用两个（“录用”和“未录用”），但若了解实情，他们同样会意识到—— 想要 使用代码时：
   • 他们对设计提出了意见。
   • 它们足够具体，因此无需浪费时间纠结该选用哪一个。
   • 他们深知，严格贯彻现行最具体的规范对组织大有裨益，而未能如此则会损害组织利益，进而影响自身绩效评估。

   诚然，采用更简单/更少分类的处置代码及其带来的粗略分析存在商业合理性。这些理由往往被迅速提出并被接受：1）正确操作的成本，以及2）快速填补空缺的需求。然而根据我的经验，这些理由很少被质疑，更遑论"问题已解决"。我的意图是帮助您实现这两点。

   如果记录方式至关重要，那么我将试图说服你：采用更具体的"代码"进行记录，比仅能通过更通用的"代码"检索记录更便捷/更经济/更高效/更安全/更具可辩护性。

   作为顾问，我最不喜欢的裁决代码——尽管它无疑最赚钱——是"不符合资格"。通常需要耗费客户数周时间和我的数小时工时来拆解数据，重新审查成百上千份申请。在许多——非常多——案例中，是招聘人员被拖进堆满文件箱的会议室，试图重建历史。 甚至未必是他们自己的历史，更可能是那些早已离职的招聘人员的过往。

   倘若那些招聘人员——以及我们所有人——看到职位代码显示为"不符合资格/无商用驾照"……以及"不符合资格/学历不足"、"不符合资格/经验不足"，岂不是会更心安理得？ 我认为其实不必真的让招聘人员进行"模拟审计"——尽管这未必是坏主意——来向他们展示：当雇主连自身数据都无法掌控时，为抗辩非法歧视指控所付出的代价是多么痛苦而高昂。

   合规指南：建议对最常招聘的两到三个岗位进行"模拟审计"，同时可选取一两个通常难以招满的岗位。根据处置代码提取现有数据，首先审核代码应用的一致性。 若发现大量不一致情况，审计团队需判断：是因缺乏更精准代码而选择"最接近"的处置代码，还是存在过于笼统的代码（我曾因客户滥用"其他"处置代码而加倍收费）。当联邦合同合规计划办公室（OFCCP）要求检查时，您将发现哪些问题？

在本文的第二部分，我们将探讨实用技巧并展示示例处置代码，这些内容将帮助您妥善管理应聘者。

编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。