2014年全国行业联络小组（NILG）会议于8月第一周在华盛顿特区举行。会议重点聚焦美国劳工部联邦合同合规办公室（OFCCP）近期针对退伍军人、残疾人士及薪酬问题的政策举措。 联邦合约合规办公室于2013年修订了退伍军人及残障人士相关法规，这些修订条款现已逐步落实。会议期间，该办公室又发布了一项拟议新工具，用于每年从联邦承包商及分包商处收集薪酬信息，这使得薪酬问题受到更多关注。
会议讨论虽多围绕修订后的法规及联邦合约合规计划办公室（OFCCP）的薪酬政策展开，但也涉及联邦承包商与分包商关注的其他议题。其中招聘问题引发一定关注。多位发言者指出，OFCCP几乎所有财务赔偿金都是在招聘流程中发现歧视行为后追缴的。 例如在2014年6月的一项和解协议中，某公司因未录用非洲裔美国人申请者担任初级生产岗位，在合规审查后向该群体支付了100万美元赔偿金。除招聘领域外，OFCCP审查涉及薪酬或其他事项的财务救济案例极为罕见。
哪些领域受到联邦承包商和分包商的过度关注？
在我为《联邦合同合规计划办公室通讯》撰写的最新文章中，我建议联邦承包商和分包商应重点关注那些可能产生长期重大影响的问题。有趣的是，在NILG会议的多场演讲中，这一观点得到了呼应。我在会议发言时指出，承包商和分包商可能对以下事项过度关注，反而挤占了处理更重要问题的精力：
- 安置目标——联邦承包商及其分包商必须在其平权行动计划（AAP）中为少数族裔和女性设定安置目标。部分企业依赖这些安置目标来推动平权行动和多元化举措，尤其在开展人才招募工作时。 然而，安置目标可能源于多重因素：目标岗位类别缺乏空缺、未能将员工晋升至目标岗位类别、未能留住目标岗位类别的少数族裔及女性员工，以及针对特定职位可用少数族裔及女性人数或比例的统计数据存在缺陷。
- 退伍军人及残疾人士相关问题——过去五年间，合规合约办公室（OFCCP）持续关注企业为招聘退伍军人及残疾人士所做的努力。该机构对这两类群体的重视最终体现在2013年修订的法规中。然而在合规审查中，该机构极少发现涉及这两类群体的歧视行为。 当前，调解协议中涉及这两类群体的违规指控主要集中于：未向当地就业服务机构申报职位空缺，或未开展充分的外联工作。针对此类情况的补救措施是申报所有未来空缺职位并加强外联工作。尽管这可能增加企业工作量，但相较于因未录用行为引发的补发工资和解，此类补救措施的成本要低得多。
- 薪酬——毫无疑问，薪酬问题是联邦合约合规计划办公室（OFCCP）的核心关注点。同样毋庸置疑的是，该机构虽投入大量时间和资源处理此问题，却未能在联邦承包商及分包商中发现广泛存在的薪酬歧视现象。相较于因招聘差异而向求职者和雇员支付的赔偿金额，基于薪酬歧视认定结果通过合规审查向雇员支付的赔偿金额微乎其微。
这并非意味着企业可以忽视这些议题。在联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的合规审查中，关于退伍军人及残障人士的安置目标与相关问题无疑至关重要。若企业对薪酬问题漠不关心，此类问题可能引发特别棘手的状况。
理解人们在制定和分析招聘决策中所扮演的角色
在最近的全国地方政府协会（NILG）会议上，即使是专注于薪酬或退伍军人及残障人士相关议题的发言者，也普遍承认企业需要持续关注自身的招聘实践，并重视向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交的招聘数据。 既然各方普遍认同招聘问题是每项OFCCP合规审查的关键环节，为何众多企业仍难以向OFCCP合理解释其招聘决策？我在演讲中指出，问题往往源于招聘流程参与者之间，以及向OFCCP提交招聘信息过程中各环节的沟通缺失。
可能有多人影响提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的招聘信息。直接参与招聘流程的人员包括招聘专员、人力资源经理以及公司其他管理人员。这些人员在寻找、评估和选拔候选人方面承担着不同职责。 后期当企业编制行动计划（AAP）或准备合规审查时，人力资源信息系统（HRIS）经理等人员可能参与提供提交给OFCCP的数据。在小型企业中，一人可能身兼多职。 例如，人力资源经理可能同时参与招聘工作、与招聘经理协作筛选候选人，并为AAP准备数据。而在大型组织中，招聘、合规和人力资源系统等职能可能由不同人员分别负责。
对于那些由不同人员分别负责招聘、人力资源系统、常规人力资源事务及合规活动的组织而言，合规经理需要理解那些不常参与合规事务的人员所面临的相互冲突的压力。
- 招聘人员——招聘人员在招聘过程中扮演着关键角色，因此在联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的合规审查中也具有重要地位。招聘人员通常负责确定联系哪些招聘渠道、评估候选人以及决定候选人的去留。然而，招聘人员的绩效考核通常不以达成合规目标的成功率为标准，而是依据招聘新员工的成本以及填补空缺职位所需的时间来衡量。
- 人力资源信息系统经理——人力资源信息系统经理在确保向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提供员工及应聘者信息方面发挥着重要作用。然而，人力资源信息系统经理的绩效考核通常并非基于其达成合规目标的成效，而是取决于其管控所监管系统相关成本的能力，以及向组织内各部门提供报告的能力。
- 其他人力资源经理——组织内的人力资源经理可能在合规审查中承担相应职责。在招聘方面，他们可能参与确定新员工的初始薪酬、决定是否及如何考虑内部候选人、为其他经理提供雇佣问题培训等。这些人力资源经理通常以其完成各项分配任务的成效为考核标准，而合规工作往往只是其职责中的一小部分。
无论在大机构还是小组织中，都存在阻碍员工充分关注联邦合同合规计划办公室相关问题的障碍。
- 在小型组织中，负责合规事务的人员往往同时承担多项其他职责，而这些职责通常优先于合规工作。
- 在大规模组织中，可能有多名员工负责合规工作，而合规通常并非衡量其绩效的依据。
沟通是成功的关键
为确保联邦合同合规计划办公室（OFCCP）合规审查顺利进行，企业代表需理解此类审查的重要性，并掌握如何营造成功审查的环境。反之，负责合规事务的人员必须认识到：组织中其他对审查产生影响的成员，其职责往往比OFCCP关注的事项更具关键性。
让公司代表认识到联邦合同合规计划办公室（OFCCP）重要性的最简便方式，是向其提供合规审查中发现招聘差异时达成的和解案例信息。每月OFCCP官网似乎都会发布新公告，披露企业为解决招聘歧视指控而达成的重大财务和解。 OFCCP其他工作重点确实会产生成本，包括为响应修订后的退伍军人及残障人士法规而进行的系统改造费用，以及更新相关政策流程的成本。然而最显而易见且可直接统计的成本，莫过于招聘歧视认定所引发的连锁反应——这包括因公司被指控歧视特定应聘者或员工群体而发布的高度曝光性新闻稿所产生的相关费用。
参与合规活动的人员需要帮助他人理解，存在一些基础措施能够提高合规审查成功的几率。
- 招聘人员需要认识到，协助建立一个能让候选人获得公平考虑的招聘流程至关重要。
- 人力资源信息系统（HRIS）管理人员需要认识到，以可供审查的方式提供数据至关重要，这有助于发现可能引起联邦合同合规计划办公室（OFCCP）关注的差异。
- 其他人力资源经理需要明白，有时他们可能会被要求提供将提交给联邦合同合规计划办公室的信息。
对于参与招聘工作的人员而言，尤其需要注意以下几点：
- 公开职位应预先设定基本资格和优先资格。被录用的候选人必须满足预先设定的基本资格要求。
- 应建立明确的流程来为空缺职位建立候选人库。所有候选人随后都应被要求通过该流程表达兴趣。
- 所有候选人应针对其感兴趣的职位进行适当的任职评估。评估应尽可能完整地说明候选人未获录用的原因。
由于招聘人员将根据招聘成本和职位填补时间等指标进行考核，合规部门需要协助招聘人员、招聘经理及其他相关人员理解：不完善的合规审查可能对公司造成何种不利影响。
在进行OFCCP合规审查时，所有可能涉及的内部方之间需要保持沟通，但与OFCCP本身的沟通更应加强。该机构往往假定合规是所有企业的首要任务，且企业具备充分执行其法规所需的时间与资源。 对多数企业而言，这些假设根本不成立。参与合规流程的人员需帮助OFCCP理解：企业面临诸多优先事项的竞争，而遵守平权法案仅是人力资源工作者日常应对的众多事务中的一小部分。 尽管OFCCP合规官员可能认为该机构的法规应成为所有联邦承包商及分包商的首要任务，但当他们意识到企业实际用于各类人力资源活动的资源有限时，反而更容易理解企业的实际行动。
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编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
