常青职位请购单的处理方式是否与其他请购单不同？
快速回答是否定的，但需要注意的是，招聘、申请人跟踪和甄选过程必须合规。首先，我们需要确定常青职位与其他空缺职位是否真的有区别。为确保我们在术语上保持一致，以下是我在本文中对这两类职位的定义。此外，请注意我将职位、工作、空缺和/或请购单作为同义词来使用。
- 常青职位是与特定职位空缺无关的开放式职位申请。
- 开放职位是针对实际职位空缺或职位空缺的开放请购单。
常青职位通常被定义为永远开放的职位。常青职位得名于四季常青的常青树。常青职位通常用于采购而非招聘；不过，您将在下文中看到常青职位如何随时转变为开放职位。您还将了解到，如果常青职位变成公开职位，该如何处理。
有许多理由支持永久开放职位，例如：
- 通过不断寻找优秀人才，尤其是难以填补的职位，建立人才库。
- 不想输给求职时间与实际职位空缺时间不同的人；换句话说，求职时间与职位空缺时间不一致。
- 避免错过因职位空缺而落选的第二或第三梯队候选人。
- 支持在增长高峰期或合同竞标/中标期间的快速招聘需求；以及
- 快速填补人员流动性大的职位。
让我们来评估一下常青职位与开放职位有何不同，并探讨一下常青职位如何会产生合规问题。创建 "常青职位 "的目的是确保职位的开放性，以便随时可以找到并聘用候选人。在找到合适的候选人后，一些公司可能会设立一个新职位或提供临时任务，直到职位空缺。在本文的后面部分，我将谈谈对第一种做法的担忧。许多招聘人员和经理认为，常青职位可以提高他们招聘到顶尖人才的机会，而不是将搜索范围局限于特定时间内市场上的人才。
从合规的角度来看，这些常青职位是否会造成问题？
我认为，这两个职位都是开放性职位，不会产生合规问题，除非对它们区别对待，直至收集到 AAP 数据。这两个职位都需要开展以下活动，以确保符合 E.O. 11246、VEVRAA 和第 503 条的规定。
- 在职位空缺所在州的州就业服务局（State ESDS）挂牌。根据 VEVRAA 的规定，行政级别以下的职位，如果空缺时间超过三天，且组织内部没有人填补，则必须列出该列表。
- 开展多样性外联活动。
- 准确记录所有求职者和申请者的信息。
- 适当跟踪求职者的状态/阶段和处置情况，以帮助确定应计入 AAP 数据的候选人。
- 对招聘活动进行影响比率分析。
对于常青请购单，您将如何以不同方式处理上述合规活动？
首先，关于各州的职位列表，对于常青职位而言，在聘用之前可能很难确定该职位将被安排在哪个州。请记住，你不必向 OFCCP 证明列出的常青职位实际上没有被填补。我建议在履行招聘职能的州或总部所在地列出这些职位。其次，无需对未填补的常青职位进行影响比率分析。
由于我的建议可能与其他人的建议不同，我认为了解常青职位请购的流程与公开职位请购的流程相比会有帮助。把常青职位的流程想象成一个时间轴，时间轴总是在三个月后或职位被填补时结束，以先到者为准。这有助于管理和限制职位填补时的申请者人数。
常青请购流程
公开申购流程
有些承包商可能认为，最好的办法是始终开放常青请购单。当他们想聘用常青请购单的申请者时，就会打开一个新的请购单，并将聘用人员放入其中。尽管这种方法会限制求职者库的规模，但出于以下原因，我不建议采用这种方法。
- 您将面临一对一的招聘比例，这可能会被 OFCCP视为红旗，尤其是在以这种方式填写大量请购单的情况下；以及
- 未满足职位空缺时的国家职位列表要求。
下面是一些典型的情况，说明了如何管理常青请购单的不同结果。情景一和情景二与我上面的建议一致。
情景一 - 请购单未填写，三个月后关闭，并启用新的常青请购单
- 1 月1 日--常青请购单开启
- 1 月1日至 3 月31日 - 200 名候选人申请
- 3 月31日 - 征聘结束，200 名应聘者无论是否符合互联网应聘者的定义，均不计入 AAP 数据。
最终结果是，没有申请人被计入 AAP 数据。
情况二 - 请购单在三个月内填好，结清后又开立了新的常青请购单
- 1 月1 日--常青请购单开启
- 3 月1 日--职位已填补，请购单已关闭。125 名候选人提出申请，其中 20 人符合互联网申请人的定义，被计入 AAP 数据。
最终结果- 20 名申请人被计入 AAP 数据。
方案三 - 整个 AAP 年度的请购单都未结清（不推荐）
- 1 月1 日--常青请购单开启
- 3 月1 日--职位已填补，请购单仍开放。125 名候选人提出申请，其中 20 人符合互联网申请人的定义，被计入 AAP 数据。
- 8 月1 日--职位已填补，请购单仍开放。200 名候选人提出申请，其中 50 人符合互联网申请人的定义，被计入 AAP 数据。
- 12 月1 日--职位已填补，请购单一直开放到年底。225 名候选人提出申请，其中 70 人符合互联网申请人的定义，被计入 AAP 数据。
最终结果- 140 名申请人被计入 AAP 数据。
从上面的图示中可以看出，在整个 AAP 年度内保持常青请购单的开放性，无疑会带来更多的申请人，从而可以衡量不利影响。我不认为这对大多数承包商来说是理想的情况。
如果您想在未来的职位空缺或新的常青职位申请中考虑已关闭的常青职位的部分候选人，该怎么办？
不用说，这种情况会使流程复杂化；不过，这种情况并不罕见，而且这也是你首先要有常青请购单的一些原因。最好的做法是联系求职者，如果他们仍有兴趣，请他们重新申请新的常青请购单。另一种可能不那么合规但更实用的做法是，手动将这些求职者转入新的请购单。您可以采用第二种方法，以避免要求求职者不断重新申请新的请购单。
但是，如果您一直手动将他们添加到新的请购单中，却不完全了解他们的兴趣水平，最终可能会增加您的求职者数量。为了纠正这种情况，如果常青请购单变成了实际的空缺职位，您就可以联系申请人以确定其兴趣。如果此时他们表示没有兴趣，他们将自行退出考虑，因此，就 AAP 而言，他们将不被视为网络申请人。
希望我已经引起了你的注意，你会避免无限期地保留一个常青职位。其他有用的提示和提醒包括
- 每个常青请购单必须针对一个不同的职位；但是，不同职位可以同时有多个常青请购单。
- 为保持数据的整洁，应为同一 AAP 内的职位创建不同的常青请购单。
- 常青请购单的开放时间不应超过三个月。如果常青职位在三个月结束前变成空缺职位并被填补，则应关闭该请购单，并新开一个常青请购单。
如果您有任何问题或希望继续讨论，请随时通过[email protected]或 410-581-4970 与我联系。要接收我们的合规更新和新闻通讯，请登录www.workplace-dynamics.com。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
