美国劳工部联邦合同合规计划办公室（OFCCP）针对受保护退伍军人及残疾人士修订的法规现已生效。企业须于2014年3月24日前落实修订法规中的部分条款。其余修订要求须在企业下次更新退伍军人及残疾人士平权行动计划时予以实施。
修订条例中最关键的变更之一涉及调查程序。联邦承包商及分包商必须对征集退伍军人及残疾状况信息的调查方式进行重大调整。企业可于2014年3月24日或之后实施这些变更，但部分调整必须在下一轮AAP更新日期前完成。
修订条例中的子部分
值得花些时间回顾修订后法规的结构。针对受保护退伍军人和残疾人士的修订法规均分为五个主要部分。
- A部分包含平等机会条款，其中某些规定原定于2014年3月24日前实施。
- B部分载有关于歧视行为及法规禁止的特定行为的信息。B部分还包含若干条款，这些条款原定于3月24日前实施。
- C部分包含有关公司平权行动计划的规定。该部分涵盖数据指标、调查要求以及联邦承包商和分包商最为关注的诸多条款。这些规定需在公司平权行动计划下次更新时予以落实。
- D部分包含关于法规执行及投诉程序的信息。
- E部分包含若干附属事项，包括记录保存要求及联邦合同合规计划办公室（OFCCP）查阅记录的权利。
某些公司可能受修订条例的A、B、D和E部分约束，但不受C部分约束。例如，小型企业及承接联邦小型合同的公司可能不受C部分约束。我们在2014年1月为《联邦合同合规计划办公室简报》撰写的文章中，详细阐述了修订条例中各部分所对应的门槛标准。
新员工入职要求
联邦承包商及其分包商长期以来一直被要求对新雇员进行退伍军人及残疾状况调查。修订后的法规并未改变这一要求。 然而，关于员工调查方面新增了若干要求。这些新要求将于企业平权行动计划更新之日生效。因此，若某企业平权行动计划自1月1日启动，则修订条例中关于新员工调查的要求必须在2015年1月1日前落实。
- 退伍军人调查
退伍军人身份员工调查问卷必须包含特定表述。例如，问卷须注明公司是实施平权行动的雇主，填写问卷属自愿行为，且问卷信息将予以保密。修订后的退伍军人相关法规中包含了此类调查问卷的建议格式。
修订后的法规明确规定，企业应针对当前每类受保护退伍军人进行调查。修订后的法规中列出的受保护退伍军人分类如下：
- 伤残退伍军人
- 近期退役的退伍军人（即自退役之日起未满三年的个人）
- 武装部队服役勋章获得者
- 服役于战时或战役的退伍军人
“现役战时或战役勋章退伍军人”分类是“其他受保护退伍军人”分类的新名称。联邦合同合规计划办公室采用“现役战时或战役勋章退伍军人”这一术语，旨在避免人们对“其他受保护退伍军人”构成要素的常见混淆。
企业不再需要专门调查越南战争时期退伍军人身份或特殊伤残退伍军人身份。"伤残退伍军人"一词已基本取代"特殊伤残退伍军人"，且不再对越南战争时期退伍军人本身提供任何特殊保障。
关于退伍军人身份的大多数调查问题应采用“是”或“否”的二元回答形式，但涉及近期退役军人身份的问题必须要求提供退役日期。每位退伍军人最终都会达到距离退役日期超过三年的时间节点，届时在任何报告中均不应将其列为近期退役军人。
- 残疾状况调查
企业在为新员工开展退伍军人调查时，对所用语言具有一定裁量权。但针对残疾状况的调查则不然。联邦承包商及分包商必须使用由联邦合同合规计划办公室（OFCCP）制定的表格进行残疾状况调查。 该表格可于OFCCP官网获取。残疾状况调查表共两页，不得进行任何实质性修改。企业虽可创建电子填写版本，但电子表格必须完整保留OFCCP提供的所有措辞。OFCCP常见问题解答明确指出，残疾状况调查的电子版本必须：
- 显示 OMB 编号和有效期；
- 包含未经修改的表格文本；
- 使用无衬线字体，如 Calibri 或 Arial；以及
- 字体大小至少使用 11 号距（脚注和负担声明除外，必须至少使用 10 号距）。
企业可随残疾状况调查表附上前言或其他说明性材料，但调查表本身不得修改。
- 调查时间安排
联邦合同合规计划办公室（OFCCP）已明确要求企业在雇佣流程的"录用通知后、正式入职前"阶段对新员工进行调查。过去，许多企业常在新员工入职培训期间调查其退伍军人身份及残疾状况。 只要新员工入职培训发生在员工正式履职之前，企业可继续采用此方式进行调查。企业亦可在个人正式成为雇员之前，对已获录用者进行调查。例如，当要求个人签署雇佣合约或进行入职体检时，即可实施此项调查。
申请人测绘要求
虽然联邦承包商及其分包商长期以来被要求对求职者进行种族/族裔和性别调查，但在修订后的法规生效前，并未要求对退伍军人或残疾状况进行调查。企业现在必须在公司平权行动计划（AAPs）下次更新日期之前，开始对求职者的退伍军人及残疾状况进行调查。 以先前示例说明：若某公司平权行动计划始于1月1日，则必须在2015年1月1日前落实申请人调查要求。
- 退伍军人调查
修订后的法规要求，针对退伍军人身份的应聘者调查问卷必须包含与员工调查问卷措辞一致的表述。问卷必须明确说明：公司是采取平权行动的雇主，填写问卷属自愿行为，且问卷信息将予以保密。但公司无需询问应聘者具体的退伍军人分类。 企业需说明四类受保护退伍军人身份，并仅向申请人提出一个"是/否"问题：是否属于其中任何一类。企业可调查所有受保护退伍军人身份，但正式要求仅需判定申请人是否总体符合受保护退伍军人身份类别。
- 残疾状况调查
修订后的法规最显著的变化之一，是在录用前阶段要求对求职者进行残疾状况调查。多年来，企业一直被告知《美国残疾人法案》禁止在录用前对求职者进行残疾状况调查。然而，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）已收到平等就业机会委员会（EEOC）的指导意见，指出联邦承包商和分包商可能需要开展此类调查。
与新员工调查表相同，联邦承包商及分包商必须使用联邦合同合规计划办公室（OFCCP）制定的表格，对求职者进行残疾状况调查。该表格同样不得进行任何实质性修改。企业可通过电子方式收集求职者的残疾信息，但须严格遵守上述关于表格电子化使用的各项要求。
- 调查时间安排
修订后的法规本身并未提及对退伍军人及残疾状况的申请人调查时间安排。 然而，法规序言及多项联邦合约合规计划办公室（OFCCP）常见问题解答表明，企业在进行种族/性别及族裔调查时，可同步开展退伍军人及残疾状况调查。尽管OFCCP并未将《网络应聘者规则》的条款完整纳入修订后的退伍军人及残疾人士法规，但该机构已明确表示，将允许企业仅对被视为"网络应聘者"的个人实施退伍军人及残疾状况人口统计调查。
全员重新调查
除对求职者和新员工进行调查外，修订后的法规还新增了一项调查要求。在公司更新平权行动计划后的第一年内，必须对全体员工进行重新调查，以收集有关残疾状况的信息。 延续前文示例：若某公司于1月1日实施平权行动计划，则须在2015年12月31日前完成全员重新调查；若于7月1日实施，则须在2015年6月30日前完成全员重新调查。
此次劳动力重新调查具有若干重要特征。首先，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）仅要求对残疾状况进行劳动力重新调查。 企业无需重新调查退伍军人身份或其他人口统计信息。其次，企业必须再次使用OFCCP规定的调查表收集残疾信息。虽然允许在调查表中附带说明性材料，但调查表本身必须完整使用。若采用电子方式进行调查，上述规定同样适用。
在对员工进行第一次重新调查之后，公司必须至少每五年对员工的残疾状况进行一次重新调查。 在此期间，员工必须至少收到一次正式提醒，允许他们在公司的人力资源系统中更新有关其残疾状况的信息。
为新的调查要求做准备
联邦承包商和分包商应采取哪些措施来应对修订后的法规所要求的所有新测绘工作？我们提出以下建议。
- 制定实施时间表。修订后的法规中关于新员工和申请人的要求虽可随时实施，但企业必须在更新其反歧视计划（AAPs）的截止日期前完成落实。企业应制定具体实施步骤的时间表，确保能够满足新规要求。
- 确定实施新要求所需的步骤。企业需要更新应聘者和员工调查表，并设法将联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的残疾调查纳入其流程。
- 与人力资源信息系统和应聘者追踪系统的负责人进行协调。人力资源信息系统和应聘者追踪系统需能够接收修订版调查表的数据，并具备生成相关数据报告的功能。若企业将采用电子调查方式收集人口统计数据，则需将系统更新为包含联邦合同合规计划办公室（OFCCP）残疾状况调查内容的版本。
- 向员工和求职者提供有关新调查的信息。当进行员工重新调查时，应告知员工重新调查的原因。应向求职者和新员工说明公司要求提供残疾状况信息以及其他法定必收集的人口统计信息的原因。
- 建议对全体员工开展更全面的人口统计重新调查。 企业不应仅限于调查残疾状况，还应考虑收集其他人口统计信息。目前部分企业掌握的退伍军人及员工残疾状况信息存在偏差，还有企业对种族、族裔及其他类型人口统计数据的记录也不准确。通过更全面的员工重新调查，既能淡化对残疾信息的关注，又能为企业提供多领域更精准的数据。
随着修订后的法规全面生效，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）很可能继续提供更多关于调查的信息。联邦承包商和分包商应定期访问OFCCP官网http://www.dol.gov/ofccp，获取该机构的最新动态。该机构规定的用于收集残疾数据的表格可在OFCCP官网获取。
有关 OFCCP 修订后的受保护退伍军人和残疾人法规的更多信息，请联系 Bill Osterndorf，电子邮件：[email protected]。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
