工具箱中的工具 - 简单明了的薪酬概览

是的，你没有看错。在进行自我审计时，对薪酬进行分析——至少像联邦合同合规计划办公室（OFCCP）在桌面审计中通常采用的方式那样进行概览——其实相对简单。这并非因为该机构缺乏进行复杂薪酬分析的能力，而是由于该机构每年调查的审计数量庞大，使得在每次桌面审计中都进行复杂的薪酬或回归分析变得不切实际。

确保公司薪酬在所有方面均无歧视性固然至关重要，但任何经历过审计流程的人都能告诉你：要顺利通过审计，往往还需额外采取一项预备措施。 即以联邦合同合规计划办公室（OFCCP）合规官员的视角开展自我评估。这一步骤至关重要却毫不困难。它能让你精准预判合规官员的关注点，提前采取纠正措施，并以最有利于企业的角度呈现信息。

既然您的分析最终会证明公司对员工的薪酬待遇公平合理，为何这仍至关重要？因为这能避免陷入向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）解释任何问题的境地。主动出击总比被动防守更明智。 众所周知，最成功的团队会深入了解对手以预测其行为并赢得比赛。虽然审计并非比赛，但常识告诉我们：同样的做法将显著提高审计成功的概率。

认为只要确信公司没有歧视行为，一切就会顺利，这种想法屡见不鲜，且常被联邦合同合规计划办公室（OFCCP）所利用。当承包商陷入这种被动防御状态时，监管机构已投入大量时间和资源进行审计，此时他们极少会轻易放弃追查。

因此，在审计开始前，就必须从联邦合同合规计划办公室（OFCCP）合规官员的视角审视所有分析工作。在此过程中，有几个关键点需要考虑：审计员可能掌握大量知识，但更可能的是，他们对贵公司的了解甚少，对贵公司的薪酬体系了解更少。审计员调查的行业范围广泛，涵盖制造业、工程业、科技业、金融业和运输业等众多领域——仅举几例。

仅是理解IT服务台或呼叫中心代表等初级岗位的薪酬体系就颇具挑战。对于资深员工而言，理解高级机械工程师、认证项目经理或纯佣金销售人员等复杂的高级职位薪酬体系往往也十分棘手——尤其考虑到不同企业间的薪酬体系差异巨大。

向联邦合同合规计划办公室展示你希望他们看到的内容，并提供他们所需的材料以完成对你的审计。

合规专员在执行常规桌面审计时，不仅通常对贵公司的具体情况或薪酬结构知之甚少（除非您主动告知），而且他们通常也不具备薪酬分析的专业能力。请记住，他们需要调查众多行业的合规情况，涉及的法规不仅限于薪酬领域，因此对于通才而言，成为某一领域的专家的可能性就更小了。

此外，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）根据安排函收集的数据极为有限。其内容基本仅包含年薪或实际薪酬数据、性别、种族/族裔、入职日期、职位名称、EEO-1分类及岗位类别。因此，请把握机会进行自我审计，并以对贵公司最有利的角度呈现数据。向OFCCP展示您希望他们关注的内容，并提供他们所需的材料以顺利完成审计。

为了处理该机构每年进行的数千次审计，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）需要采取某种系统化或实用的方法，尽管被审计的企业差异巨大。他们必须从薪酬方面着手，通常先进行整体评估。当然，虽然无法预测合规官员在每个案例中的具体操作，但人性往往倾向于选择阻力最小的路径，政府雇员也不例外。 因此，在自我审计中审视薪酬概览时，请采用与合规官在书面审计中常用的相同测试方法。这种简单方法正是OFCCP初步发现薪酬差异的途径。该机构在其常见问题解答中对"差异"作出如下定义：
 

那么让我们从实际角度出发，逐步解析如何分析并呈现薪酬数据，同时谨记该机构对"可衡量差异加充分证据"构成可诉行为的定义。利用合规官掌握的数据，开始比较基于种族、族裔和性别划分的合理薪酬组别间的平均薪资（稍后我们将讨论合理薪酬组别的划分标准）。 通过此分析，您可识别各薪酬组别中薪资高于或低于平均值2%或2000美元的员工——这是机构在桌面审计中常用的"可量化差异"标准。随后您可着手探究员工薪资偏离平均值的原因。以下为具体示例： 若按性别分析专业人员薪酬，需分别统计该岗位男性员工薪资总额并除以男性员工人数，再对女性员工重复此计算。是否存在违反联邦合同合规办公室（OFCCP）标准（2%或2000美元）的差异？对于专业人员岗位，这种差异很可能存在。

此时需要考虑几个问题：该机构可能采用哪些分组方式？是否应将所有专业人员合并分析？目前联邦合同合规计划办公室（OFCCP）制定薪酬分组的依据仅限于职位名称、职位类别和EEO-1分类。无论如何，当采用如此微小的差异作为比较基准时，员工群体中必然存在2%或2000美元的薪酬差异。 分析指标时首要问题是：这些对照组是否应被合并分析？若不应合并，原因何在？如何向监管机构更合理地呈现数据，避免将这些员工归入同一组别？您可重新审视岗位分组或职位名称体系，同时关注数据中的规律性特征。 若无论岗位如何划分，某群体始终多赚2%或2000美元，则表明薪酬体系存在亟待解决的问题。但若仅在特定分组方式下出现差异，则需论证为何不应将这些员工相互比较——这意味着薪酬差异很可能存在非歧视性原因。

第二个问题是：如果分组方式合理，则需从两方面考量。 该群体内部存在差异的非歧视性原因是什么？雇佣公平合规计划办公室（OFCCP）能否在您的提交材料中找到该原因？当您进行分析发现薪酬差异达到2%或2000美元时，请关注异常值，并探究其高于或低于OFCCP标准线的原因。这正是OFCCP的同组分析法。

请记住，证据的缺失往往就是歧视的“充分证据”。

让我们通过一些常见案例来分析。某些行业存在大规模裁员与重新雇佣的现象，在提交材料时区分这些员工可能更有利——因为重新雇佣的员工通常起薪高于新员工。安全许可资质是另一个例子。 具备军事或执法背景的员工往往更受青睐，他们可能持有特殊认证、专业技能、加班资格、地域优势，或近期刚从其他岗位晋升。但难以证明的是：高起薪是为吸引特定人才跳槽或防止人才被挖角。是否需要追溯员工历史薪资？或许有必要。 那么绩效加薪呢？请思考联邦合同合规计划办公室（OFCCP）会要求查看哪些人事档案记录来佐证薪酬差异。关键在于能否为所有员工的薪酬差异提供非歧视性依据——不仅要说明特定员工为何有资格获得更高薪酬，更要解释其同事未获同等待遇的原因。请谨记：证据的缺失往往就是歧视的"充分证据"。

上述例子仅是合规官日常工作中可能遇到的若干常见问题，这些问题通常都能得到合理解释。若您在自我审计中已预先发现这些情况，不妨主动向监管机构说明事实，使审计人员能清晰准确地了解贵组织员工薪酬结构的形成原因。 虽然通常不建议向监管机构提供超出其要求的资料，但在初期阶段适度补充信息以区分特定群体或解释薪酬差异，有助于避免后续的现场核查。当然，某些情况下额外要求在所难免——无论准备多么充分，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）仍可能要求回溯数据或联系贵方索取补充材料。

需要特别指出的是，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）在识别系统性或个别薪酬歧视案例方面取得的诸多成功，实质上更多是岗位分配问题而非实际薪酬差异问题。例如，女性员工被"引导"进入薪酬较低的岗位，但其薪酬水平与工作价值相符。这超出了本文讨论范围。 然而，当您按照本文所述方法进行薪酬分析时，若组织内部存在明显的岗位分流模式，分析结果应能清晰呈现。该薪酬组别中是否包含可比对象（即不同性别或种族/族裔的个体）？若未包含，则很可能存在岗位配置问题——虽非必然，但这无疑是需要重点关注的环节。

在进行自我审计时，在收到调度函之前，您就需要对比员工队伍中各族裔、种族及性别群体的平均薪资水平，并依据机构执行的法律法规识别并解决相关问题。初看或许令人望而生畏，但若循序渐进，并从人性化角度务实思考，这项任务便会变得简单。 您将明确薪酬数据中的异常值，并备妥支持薪酬决策的佐证材料。此项准备工作能清晰呈现贵公司的薪酬现状，预先展示劳工部合规审查办公室（OFCCP）审计可能发现的情况，使贵公司领先于众多同行。

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编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。