贵公司已收到美国劳工部联邦合同合规计划办公室（OFCCP）发出的那封令人忧心的信函，表明贵公司已被列入平权行动合规审查计划。待最初的恐慌平息后，是时候考虑如何向OFCCP提交材料，以满足审查通知函及随附的项目清单所列要求。

尽管如今联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的平权行动合规审查以和解协议收场的比例高于以往，仍有大量企业在审查结束后收到合规函。决定向OFCCP提交哪些材料、保留哪些材料，对平权行动合规审查的结果至关重要。 从收到审查通知函到贵公司向OFCCP提交平权行动计划的30天准备期内，应充分利用这段时限，就向OFCCP提交的材料内容作出多项战略性与战术性决策。

贵公司应向联邦合同合规计划办公室提交的信息特征

在对任何特定机构启动合规审查时，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）要求提供公司涵盖少数族裔和女性的平权行动计划（AAP）副本，以及涵盖退伍军人及残障人士的平权行动计划副本。 根据上述要求首次提交给合规计划办公室的材料包中，应包含若干项目。这些项目具备以下一项或多项特征：

1. 联邦平权行动条例要求提交这些材料。
2. 这些措施使贵公司处于最有利的战略位置，确保顺利通过联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的审查。
3. 这些项目是根据日程安排函和/或明细清单所要求的，属于无争议项目，有助于与联邦合同合规计划办公室（OFCCP）建立积极关系。

在明细清单中提交信息

启动联邦合同合规计划办公室（OFCCP）合规审查的函件（称为"日程安排函"）包含一份明细清单，要求企业提供具体信息。该清单所列的报告及其他文件，均属于启动平权行动合规审查时向OFCCP提交的必要材料。 尽管OFCCP曾提议对日程安排函及清单进行重大修订，但截至2012年10月，这些变更尚未获得管理和预算办公室批准。因此该机构仍沿用长期使用的日程安排函及清单。当前清单所要求的资料包括：

• 收到排班通知的机构须提交完整且准确的组织概况、岗位群分析、在职人员与可用人员对比情况以及岗位配置目标。（这些材料在清单中分别对应第1至6项要求。）联邦法规明确界定了这些报告的内容，并严格规定这些材料必须纳入年度平权行动计划更新方案。
• 收到日程安排函的机构需提交过去三年的EEO-1报告。请注意，日程安排函第7项要求提交的报告不止最近一份EEO-1报告。
• 一份涵盖已收到排班通知书的机构内雇员的集体谈判协议副本。（参见第8项明细列表。）
• 关于上年度平权行动计划安置目标达成情况的报告。（详见第9项明细清单） 与组织概况或可用性分析不同，联邦法规并未明确规定该报告应包含哪些内容。尽管日程安排函要求报告包含特定信息，但并未严格要求企业遵循此格式。不过，企业若采用此格式将有助于合规审查的完成。我们建议企业包含日程安排函中列出的所有要素。
• 关于为实现去年安置目标所做的“具体善意努力”的信息。 （详见第9项明细清单）向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交具体、切实的努力信息具有重要价值，这些信息应涵盖为达成去年安置目标及积极接触少数族裔与女性群体所采取的措施。企业可借此机会阐述其为遵守平权行动法规所做的积极主动努力。反之，此处绝非为未能招聘或选拔少数族裔及女性员工找借口的场合。
• 上个平权行动年度的申请者、录用者、晋升者及离职者汇总数据（详见第10项明细列表）。该数据可按职位类别或职位名称呈现。同样，现行法规未强制规定数据呈现格式，企业可自主决定向联邦合同合规计划办公室提交数据的最佳方式。 OFCCP将依据这些数据判定雇佣、晋升或解雇决策是否存在基于种族或性别的差异。企业应审视申请者、录用、晋升及离职数据，以确定按职位类别或职位名称呈现信息更具战略优势。同时需判断是否应提供各细分种族类别数据，或仅展示白人与非白人群体的数据。 （无论采用何种方式，申请者数据中均应包含"未知种族"类别。）尽管OFCCP通常按职位组分析数据，且要求按种族类别提交数据，但本次数据提交通知函并未强制要求初始提交采用此种方式。若按职位组呈现数据时未发现特定种族群体存在显著差异，企业可通过此种方式提交数据以加快审查结案进程。
• 若公司当前的AAP年度已超过六个月，则需额外提交报告说明本年度的安置目标是否达成，并提供本年度申请者、录用者、晋升者及离职者的汇总数据。 （详见第9、10项细则） 需要再次强调的是，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）并未对报告格式作出具体规定。 关于报告时间范围，部分企业仅提交涵盖行动计划年度前六个月的报告，而其他企业则提交从行动计划年度开始至提交材料至OFCCP日期前较近时段的报告。
• 一份关于年薪数据的汇总报告，显示按种族和性别划分的员工总数及薪酬总额。（此项要求见分项清单第11项。）该报告应包含提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的《行动计划》（AAP）中组织概况所涵盖的员工。

需提交的补充信息

企业在合规审查启动时还应考虑提交若干补充材料，具体包括以下内容：

• 每个行动计划（AAP）的目录页。虽然这看似理所当然，但为每个行动计划（即少数族裔与女性行动计划，以及退伍军人及残障人士行动计划）设置专页，清晰标注具体条款在该计划中的位置，将极具实用价值。
• 平等就业机会/平权行动（EEO/AA）政策。尽管项目清单中未正式要求此类政策，但联邦合约合规计划办公室（OFCCP）期望企业制定由公司负责人或其他高级管理人员签署的此类政策，并指定公司平等就业机会专员。 请注意，企业常将EEO/AA政策与完整的《平权行动计划》(AAP)混淆。EEO/AA政策是基础性文件，阐明企业遵守反歧视法律及推行平权行动的承诺；而AAP则是多维度文件，包含企业具体行动与活动的统计数据及叙述性报告。
• 一项政策或其他声明，告知员工和应聘者退伍军人及残疾人士的平权行动计划可在工作时间查阅。该声明可纳入平等就业机会/平权行动政策，也可作为独立声明。该声明应在退伍军人及残疾人士的平权行动计划中予以引用和/或包含。 请注意，该声明不应提及少数族裔及女性的AAP可供查阅。法规并未要求将少数族裔及女性的AAP提供给员工和应聘者查阅，且该计划包含大量敏感信息，不应常规性地向无明确查阅理由者提供。
• 声明AAPs属于受保护文件，不应向公众公开。如前所述，少数族裔和女性员工的AAP中包含敏感信息，退伍军人及残障人士的AAP中也可能存在敏感信息。必须明确表态公司高度重视保护AAP内容的机密性。
• 采购订单或相关文件，用于证明供应商已知悉其在联邦平权行动法规及第13496号行政命令（关于联邦承包商须告知雇员集体谈判权利的行政命令）下的义务。尽管企业不再需要像以往那样大量寄送供应商认证函，但联邦合约合规计划办公室（OFCCP）仍会定期要求企业提供证明材料，以证实其至少已采取最低限度的努力向供应商传达其义务。
• 公司最新VETS-100A报告的副本（针对收到日程安排函的机构）。该报告需根据日程安排函本身的要求提交，而非按项目清单要求提交。 正如我在往期《OFCCP简报》中所述，企业应准备VETS-100A报告而非VETS-100报告，并向OFCCP提交VETS-100A报告。
• 关于公司薪酬体系的文件，若这些文件能解释薪酬数据中存在的差异，或能支持公司其他薪酬相关决策。项目清单第11项建议企业可"提交任何已准备的、有助于我们理解贵公司薪酬体系的其他信息"。部分企业持有能揭示薪酬决策机制的文件。 部分企业还持有阐述潜在薪酬差异成因的文件，以及分析影响薪酬因素的评估材料。若此类文件能强化企业战略地位，且企业确已遵循文件所载程序与流程，则提交这些材料具有重要价值。

合规审查初期不应提交的信息

虽然在合规审查开始时应向联邦合约合规计划办公室提交大量材料，但同时也要注意限制向该办公室提供的信息量。

• 公司不应在平权行动计划的说明中承认可能存在对员工或求职者的歧视或其他不利行为。该说明可用于解释特殊情况并为公司行为提供依据，但必须完全避免任何可能成为联邦合同合规计划办公室或其他监管机构发起歧视诉讼依据的表述。
• 公司不应包含任何使用统计显著性检验的统计报告，这些报告表明对特定群体存在不利影响。许多供应商提供"预制"的影响比率分析，其中包含列出在标准差检验、费舍尔精确检验或其他统计显著性检验下存在统计显著不利影响的列。 企业无需向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提供此类信息，任何企业均不应向OFCCP提交报告，声称存在一项或多项有效检验得出的歧视性统计证据。
• 企业在首次向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交信息时，不应提供个性化薪酬数据。根据OFCCP当前的项目清单要求，既无需按员工提供详细薪酬信息，也无需按个人种族类别细分薪酬。尽管多数OFCCP审查后期会要求补充此类个性化薪酬数据，但项目清单仅要求提交概括性薪酬数据。 OFCCP高度关注联邦承包商及其分包商的薪酬支付方式，但并非每次平权行动合规审查都会涉及全面薪酬审查。我们观察到少数案例中，OFCCP仅要求提交第11项清单所列数据，未额外索要薪酬信息。因此企业在提交大量补充薪酬资料前，应先观察OFCCP是否提出相关要求。
• 公司不应提供人员活动的详细报告。数年前，在平权行动合规审查启动时，提供关于应聘者、录用者、晋升者及离职者的详尽信息曾具有实用价值。此举既表明公司理解联邦平权行动法规，也展现出其已为联邦合同合规计划办公室（OFCCP）可能提出的任何人员活动相关问题做好准备。 如今鉴于OFCCP审查的不可预测性及其对看似细微问题日益增长的调查兴趣，企业更应采取提交人事活动摘要数据的策略，并将更详细的信息保留备用。
• 公司不应向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提供与收到排期通知函的机构相关的其他机构信息。对于拥有多个设施和/或多个地点的公司，向OFCCP提交的所有数据应严格聚焦于收到排期通知函的设施。 提交给OFCCP的统计报告中应剔除其他地点的人员活动数据。例如，若收到审查通知的设施与其他设施共享应聘者资源库，则需努力确定哪些应聘者申请了即将接受审查的设施的职位。 在《行动计划》的叙述部分，应尽可能避免提及其他设施和地点，以限定合规审查范围。基础文件如EEO-1和VETS-100A报告应仅指接受审查的具体机构，而非整个公司。

在合规审查启动时向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提交信息的流程看似相对简单。企业只需为收到审查通知函的机构提交《反歧视计划》（AAP）及各类佐证文件。然而从上述内容可以明确看出，所提供信息的具体性质将对合规审查的走向产生重大影响。

您是否知道……联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的合规官员很少阅读行动计划（AAP）的叙述部分。合规官员几乎完全关注AAP中的统计报告。因此，承包商或分包商的主要关注点应放在这些统计报告上，以及这些报告能向合规官员传达该公司对平权行动法规的遵守情况。

有关在OFCCP合规审查开始时应提交（及不应提交）材料的更多信息，请联系Bill Osterndorf，邮箱：[email protected]。

请注意：本文内容不构成法律建议，亦不能替代针对贵组织具体情况的专业建议。所有原创材料版权归HR Analytical Services Inc. 2012所有。

编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。