导言

在法律不断变化、对联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审计普遍担忧的当下，确保员工充分理解合规基础知识以及内部决策如何影响联邦承包商始终是明智之举。数十年来，承包商们总对我说，涉及平权行动时"计划就是计划就是计划"，意指这些报告基本都是千篇一律的模板，所有平权行动计划（AAP）本质上大同小异。 与此同时，承包商们总是急于以最低成本完成年度计划并将其束之高阁（或存入电子文件夹），以便转而处理其他事务。然而作为平等就业机会/平权行动合规专家，OutSolve团队可以明确告诉您：计划绝非纸上谈兵。 或许十年前或二十年前确实如此，但如今已非如此。形势已然改变，其影响不仅体现在时间和精力投入上，更体现在金钱成本层面——其后果远比想象中更为深远。

承包商在制定计划时需要做出数十项决策，其中许多看似简单明了且无害。然而，当结果导致计划所有者面临联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审查或不利裁定时，某些决策可能使他们陷入尴尬境地。 承包商在流程初期必须做出的关键决策之一——却往往未获充分重视——是确定需制定的计划数量及员工在各计划间的分配方案。这项看似无害的决策中，承包商通常仅浏览法规便草率定案，却可能使平权行动合规工作陷入繁文缛节的迷宫，更将劳工部合规审查演变为漫长且代价高昂的谈判。

让我们来看看与计划结构相关的规则，以及最常见场景的优缺点。

条例

与计划结构相关的监管要求本质上相当简单，尽管这些决策的影响意义重大。企业主动计划员工和注释报告是简化规则的例外，但该议题我们暂且搁置。以下是基本要点（完整法规文本请参阅此链接）：
http://www.ecfr.gov/cgi-bin/text-idx?c=ecfr&sid=3b71cb5b215c393fe910604d33c9fed1&rgn=div5&view=text&node=41:1.2.3.1.2&idno=41

• 所有员工都必须纳入平权行动计划。
• 雇员超过50人的机构必须制定自己的计划。
• 员工人数少于50人的机构有三（3）种选择：
  • 有自己的计划
  • 位于主管该机构的官员的计划中
  • 位于制定人事决策的计划中
• 若承包商不愿按其实体机构制定计划，可向联邦合同合规计划办公室申请批准，根据业务线制定所谓的功能性平权行动计划（FAAPs）。
• 承包商常询问：在企业集团旗下未参与联邦主合同或分包合同履行的子公司，能否豁免平权行动合规要求。我们的答复通常是"可能性不大"。获取此类豁免需承包商向联邦合约合规计划办公室（OFCCP）申请批准，且成功率无法保证——因行政命令赋予OFCCP广泛管辖权。 事实上，OFCCP在批准豁免时采用"罕见且具有充分理由的情况"这一表述。关于设施豁免的详细规定详见附件链接：http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/directives/dir260.pdf

选择平权行动计划结构的策略

承包商在制定计划时通常会提出几个直接的问题。核心问题在于"我需要采用何种计划结构？"。我认为这个问题可分解为若干子问题，下面将详细阐述。

组件一——法规要求什么？联邦合同合规计划办公室（OFCCP）期待什么？
组件二——其他企业都在做什么？（通用解决方案）
组件三——如何最大限度降低风险（避免潜在麻烦）？

这些问题的答案很有意思，因为它印证了那句老话："有些东西变了，有些东西却始终如一。"

数十年来，承包商们制定了所谓的场所计划。 场所计划是为特定地址（实体建筑）制定的安保计划。承包商必须为每个容纳至少50名员工的场所单独制定安保计划，此规范已沿用多年。此外，所有不在大型场所内工作的员工均需归入上述类别之一：可制定独立安保计划，或纳入其主管或人事管理机构的计划中。

在平权行动规划演进过程中，近期出现了一种新型方案——功能性平权行动计划（FAAPs）。该计划的创立为承包商提供了更契合其员工招聘与留任模式的方案制定方法。 功能性计划是一种报告架构，允许按业务线跨机构进行汇报，而非逐地提交报告。这种模式对承包商极具价值：不仅能使报告内容与业务更紧密契合，从而提升管理层的参与度（即获得支持），还能减少计划制定数量，缩短计划开发周期，并可能降低成本。

尽管上述方案多年来被视为行业标准，但近期理念已发生转变。针对"其他企业如何操作"及"如何最大限度规避风险"的疑问——答案在于：近年来，由于现任政府在审计中采取强硬执法手段，众多多地点承包商被迫采取更为保守的策略。 鉴于联邦合同合规计划办公室（OFCCP）正严密核查数据以发现招聘与薪酬中的差距，一种新策略应运而生：仅提供最低限度的数据以规避可能引发歧视指控的审查。这并非欺骗制度或所谓的"分而藏之"策略，而是选择能规避不必要风险的数据呈现形式。 若非必要，无人愿向OFCCP敞开大门。当承包商收到排期函后提交行动计划时，当前普遍策略是仅提供与该地址直接相关的员工数据。 若以往惯例是将小型分支机构员工纳入其主管或人事职能部门的计划，当前策略则是保持独立性——为小型分支机构单独制定计划。虽然此策略并非适用于所有承包商，本文也未涉及员工计划分配的复杂层级（如企业倡议、远程办公、并购等），但旨在提供风险管理的核心思路。

将计划规模尽可能缩小并分散管理的策略可能存在潜在负面影响。 首先是制定和维护大量计划所需的成本与精力。通常而言，报告数量增加意味着成本上升。其次是成效问题。若平权行动计划分散到最小规模，其结果的意义何在？当平权计划受数据驱动，而统计数据又取决于样本规模时，不难得出结论：从小样本规模的计划中获取有效结论将面临困境。

结论

承包商或许认为有必要保护自身免受审查，但这给制定合理的平权行动计划实施策略带来了挑战。承包商需要任何以结果为导向的策略都具有实质意义且经得起推敲。那么承包商该如何应对？一种既能确保计划合规、风险最小化，又能制定有效实施策略的方法是建立两套分析体系。 其中一套报告用于满足法规要求并应对书面审核，另一套则用于开展内部分析，提供具有实际价值的成果，从而制定能产生实效的实施策略。 为大型承包商提供组织多维视角的替代性分析并无不妥，此类做法已沿用多年。但承包商需审慎处理：若分析结果一旦公开可能引发风险，应在律师监督下以保密方式开展，避免其成为诉讼中的原告证据。 此外，我们目睹过承包商在创建大量替代性分析时"临时抱佛脚"的做法，包括重组岗位类别、制定安置目标、处理交易及薪酬等，有时导致分析结果被误解并引发错误决策。数据分析必须有计划地进行，确保提出正确问题并借助专家力量，制定既能确保合规又能切实推进平权行动的实施路径。

祝你好运！

克里斯·林德霍姆
合规副总裁
OutSolve有限责任公司

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编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。