无论特朗普政府将联邦合同合规计划办公室（OFCCP）带向何方，针对退伍军人和残障人士的实质性招聘推广工作似乎仍将是优先事项。政府承包商需注意法规对推广效果评估的要求、OFCCP在审计中可能要求的证明材料，以及承包商如何履行这些义务。
评估要求的背景与导言
在2014年修订退伍军人及残疾人法规时，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）强化了其中关于外部传播与外联的条款。 在2014年3月之前，退伍军人法规（41 CFR第60-300.44(f)条）或残疾人法规（41 CFR第60-741.44(f)条）均未要求承包商对其外联工作进行评估。 在旧框架下的合规审查中，合约合规计划办公室通常要求承包商证明其开展了外联活动，而提供职位广告发布的网站清单或雇主参加的退伍军人专场/残疾人专场招聘会清单相对容易。 合规官员可要求雇主通过电子邮件副本或参会注册证明等材料，证实其确曾开展此类外联活动。此类证明具有单向性——仅要求承包商记录对外沟通情况，无需评估外联成效。
该监管义务在2014年春季联邦合同合规计划办公室修订的退伍军人及残疾人法规生效后发生变化，并持续至2015年全年——随着越来越多的政府承包商进入平权行动计划数据周期，他们必须开始遵守新规。 需注意的是，外展义务属于OFCCP法规"C部分"范畴，因此合规要求并非在2014年3月24日立即生效。随着承包商AAP数据周期的更新，承包商才需开始遵守新规。故并非所有雇主都在2014年开始合规。 部分雇主甚至延迟至2015年3月才需开始合规。正因如此，2015日历年度OFCCP在此议题上鲜有执法行动。该机构兑现了对承包商群体的承诺——给予雇主逐步提升合规能力的机会，专注于新外联与评估法规的合规协助工作。
2016年，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）在合规评估中针对承包商遵守新评估条例的情况提出的问题数量有所增加，这并不令人意外。本文旨在通过提供一些技巧和工具，帮助承包商有效评估其外联工作，从而履行其监管义务。
该法规要求什么？
由于联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的退伍军人法规与残疾人法规相互对应，本文仅引用退伍军人法规，其简称为(f)(3)：
该条例内容繁多，因此我们将将其分解为若干子部分，并附带解释其中相互引用的其他条例章节。
- 自我评估义务属于年度性义务。该义务要求承包商需准确记录过去12个月内实施的每项举措。因此，最佳实践是开发内部工具，协助身处外联一线的招聘人员实时追踪工作进展。 随做随记远比事后回忆一年前的行动更轻松（我们可提供相应工具）。此外，若招聘人员未及时记录工作进展，当其离职或被解雇时，企业将面临棘手问题。
- 您需要制定用于评估成效的标准，而针对应聘者和录用人员的数据收集（参见(k)段落）仅是其中一项标准；但鉴于联邦合同合规计划办公室（OFCCP）将该数据视为重要标准，值得予以更密切关注：
- 要收集第(k)款所述关于自认受保护退伍军人或残疾人士的数据，首先需要邀请申请者进行自我申报。
- 此外，除了邀请他们主动申报申请者身份外，你还需要在发出录用通知后/录用时（即该人员实际入职前）再次询问自我申报问题。
- 若您已完成上述两项工作，且应聘者与员工响应了自我申报邀请，您应掌握以下数据：全年应聘者总数、申报为受保护退伍军人及残疾人士的应聘者数量、全年录用总人数，以及申报为受保护退伍军人及残疾人士的录用人员总数。这些数据将使您能够进行对比分析或趋势研究。
- 重要的是，您不仅需要在申请阶段询问，更要在录用时再次确认：“您是如何得知我们公司的？”或通过其他方式追溯招聘渠道。若应聘者自称残疾人士，却未说明通过何种推广渠道与贵司建立联系，这将使您无法评估各项推广举措的实际成效。
- 但即便你未录用该人选，也不意味着你的招聘推广无效。联邦合同合规计划办公室（OFCCP）在最终规则发布时，向政府承包商群体明确表示：
关于将退伍军人聘用人数作为评估外联成效"唯一"标准的评论，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）谨此表示异议。拟议规则明确指出，鉴于《退伍军人就业与再培训援助法案》（VEVRAA）旨在"雇佣并提升受保护退伍军人的职业发展"，聘用退伍军人数量应作为首要考量因素，但绝非评估外部外联与招聘工作的唯一指标。 相反，拟议规则要求承包商综合考量§60-300.44(k)条款规定的所有指标（包括应聘者及录用数据），同时明确允许承包商参考其他标准——包括'特定承包商机构特有的诸多因素'—— 只要这些标准——无论具体内容——合理且有据可查，以便合规监察专员办公室（OFCCP）的合规官员理解其含义。自我评估的目的仅在于确保承包商深入思考如何评估并改进其招聘和外联工作，从而最大限度地与寻求就业的受保护退伍军人建立联系。"
- 在进行自我评估时，切勿忽视某些宏观层面的问题。
- 员工自我认定的比例确实至关重要。若您要求应聘者和新员工自愿申报残疾或退伍军人身份，但仅有10%的人选择回答，这将使评估外联工作的成效变得困难。建议在评估中纳入调查完成率这一指标。
- 您是否仅邀请受保护退伍军人进行自我申报，还是征集所有退伍军人类别的信息？ 尽管您在VETS-4212表格中仅需报告受保护退伍军人数据，但若邀请所有退伍军人进行自我申报，将有助于评估您在行动计划（AAP）中面向全体退伍军人的招聘成效——而非仅限于受保护退伍军人。（联邦合同合规计划办公室的退伍军人招聘基准数据，正是基于更广泛的退伍军人群体而非仅受保护群体制定的）。
- 请考虑贵行业是否适合吸引退伍军人及残障人士。
- 因此，无论您是否录用了该候选人，也无论应聘者和录用者是否填写了自我识别表格，我们还提供其他建议供您参考——这些建议均来自客户的实践经验，旨在帮助您评估"任何其他标准"的有效性，包括可能适用于贵机构的独特因素：
- 招聘会
- 总共有多少雇主参与？
- 这是你第一次尝试这个，还是你之前参加过同一个招聘会？
- 招聘会主办方是接受在线报名，还是统计了总到场人数？
- 你需要付费才能获得餐桌或卡座吗？
- 你觉得有多少人停在桌子前？
- 你和多少人谈过？
- 你收集简历了吗？（此处需谨慎！！若你确实正在为职位空缺考虑候选人，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）将要求你在招聘会上征集种族、性别、残疾状况及退伍军人身份信息；若仅为信息交流性质，且候选人未被考虑担任特定职位空缺，则可能尚无征集义务。）
- 你是否了解在招聘会上初次接触的人中，实际提交申请或在线应聘具体职位的人数？
- 多样性网站
- 该网站能否追踪职位空缺获得多少次点击？
- 网站所有者能否告知您，相较于使用该网站的其他雇主，您的职位发布获得的流量是更多、更少还是大致相当？
- 您能否追溯到任何应聘者或录用人员最初接触的渠道是否来自这些网站？
- 职业康复顾问/退伍军人再就业安置机构
- 您的工作地点距离州或地方代表实际办公并开展转介工作的实体建筑有多近或多远？（也就是说，他们来您工作场所进行实地考察的可行性如何？）
- 你是否曾邀请他们来参观你的工作环境？
- 他们是否曾接受过那份邀请？
- 他们是否曾向您推荐过任何合格的候选人？
- 大学招聘
- 你是否在访问前获取了校园社团的名单？
- 你是否发现某些组织似乎更可能拥有残疾人或退伍军人成员？是否有军事或预备役军官训练团（ROTC）团体？
- 你联系过他们吗？是通过邮件？还是电话？
- 他们是否回应了你的联系？他们是否进行了后续跟进？
- 你来校园时，是否尝试过与该组织的代表见面？
- 你觉得它有用或有帮助吗？
- 在访问之前，大学的就业服务中心是否采取了任何措施，以接触本校的退伍军人及残障群体？
- 高管猎头公司/第三方招聘机构
- 首先需要明确的是——开展外联工作的责任（始终）在于政府承包商雇主方。若您选择委托第三方机构协助推进此项工作，这是您的特权。但若您打算依赖他们代为开展外联工作，务必事先将此要求阐述得清清楚楚。 诸如"我们忘了告知他们"或"临时工中介拒绝提供记录"之类的借口，均不成立。
- 在与他们的合作过程中，您是否已明确说明自身在保护退伍军人及残障人士群体方面的外联义务，并据此阐明您对他们的期望？
- 他们是否知道你会要求他们提供记录，以帮助你证明你已通过他们完成了必要的联络工作？
- 您是否清楚雇主为员工保留哪些记录？又有哪些记录类型他们不愿与您共享？您绝不希望在接受联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审计时，才在合规审查中途发现：您的临时雇佣机构竟以"招聘渠道属于专有信息且涉及机密"为由，拒绝或无法向您披露相关信息。
- 退而求其次，以"专有和机密"为由：难道他们不能整理出部分面向退伍军人及残障人士组织的联络工作摘要，同时不透露其耗费多年时间和资金建立的专属网络中联系人姓名及电子邮箱地址吗？
- 招聘会
总而言之，对于过去12个月内开展的每项外联活动，承包商需将其评估为"有效"或"无效"——您是否会再次实施该活动，还是需要寻找其他有效方案？ 请注意，若承包商判定某项活动"无效"，法规要求其"必须识别并实施本节(f)(1)或(f)(2)款所列替代方案以履行义务"。 该法规使用的是"应当"（强制性）而非"应该"或"可以"（许可性）的表述。退伍军人(f)(2)条款中列举的资源包括：
(B) 承包商机构所在地最近的退伍军人事务部地区办事处；
(C) 大学校园内的退伍军人顾问与协调员（"Vet-Reps"）；
(D) 在承包商机构所在区域开展活动的全国性退伍军人团体服务官员；
(E) 承包商机构附近的本地退伍军人团体及退伍军人服务中心；
(F) 国防部转业援助计划（TAP）或任何可能全部或部分替代TAP的后续计划；
(G) 国家资源目录（http://www.nationalresourcedirectory.gov/）雇主资源部分所列的任何组织，或任何替代或补充该目录的未来服务。
残疾(f)(2)部分所列的残疾来源包括：
(B) 承包商经营场所最近的一站式就业服务中心（One-Stop）或美国就业中心；
(C) 承包商经营场所最近的退伍军人事务部地区办公室（www.va.gov）；
(D) 由劳工部资助、为残疾人提供招聘或培训服务的机构，例如当前通过雇主援助与资源网络（EARN）[www.askearn.org]提供的服务；
(E) 社会保障管理局《就业通票就业网络名录》(www.yourtickettowork.com/endir)所列的本地就业网络(EN)组织（若承包商本身即为EN则除外）；
(F) 承包商机构附近的本地残疾人团体、组织或独立生活中心（CIL）；
(G) 专门从事残疾人就业安置的教育机构就业指导处或职业发展办公室；
(H) 私人招聘渠道，如专业组织或专门从事残疾人就业安置的职业介绍服务机构。
因此，似乎存在一种动力去尝试寻找有效的推广渠道。
内部审计、报告与记录保存
我们还必须指出，这些外联义务的评估不能孤立地看待。还存在相应的（1）内部审计和报告义务，以及（2）更长的记录保存义务。 联邦合同合规计划办公室不仅通过新增第(f)(3)款强化了开展有效外联的理念，还：(a) 完善了定期内部审计的法规要求，以评估措施成效；(b)将第(k)款规定的外联文件、应聘者及录用人数记录保存期限延长至三年。
根据平等就业政策义务，通过确定政府承包商在该政策中的美国最高执行官——该执行官已同意其组织每年对平权行动计划的有效性进行内部审计。这进而引发疑问：该组织为履行内部审计义务正在生成哪些证据？ 若需提供内部审计证据以衡量承包商整体平权行动计划的有效性，则承包商根据(f)(3)条款对外联工作的评估，似乎也能同时满足其内部审计与报告义务（(h)款）。 换言之，若承包商未开展评估工作，劳工部合约合规办公室（OFCCP）可能以三项违规行为（外联活动、内部审计及记录保存）对其提出指控，而非仅一项。
关于记录保存义务，该条例（即(f)(4)条款）规定：“承包商应记录其为履行本节义务所开展的所有活动，并将这些文件保存三年（3年）。”
结论
综上所述，我们建议承包商：(a) 开发一款有助于追踪外联活动的工具；(b) 对招聘人员进行培训，强调在开展活动时同步填写评估标准的重要性，这些标准可用于衡量活动成效； (c) 以符合内部审计及监管报告要求的方式评估成效；(d) 确保相关记录自形成或涉及人事决策之日起至少保存三年。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
