随着新年的到来，我们往往会思考新的项目和新的可能性。但新年也是一个好时机，让我们重新审视那些去年本应完成却被我们忽略的事情。本文将探讨受联邦平权法案约束的组织必须确保未被忽视的若干事项。
2017年，美国劳工部联邦合同合规办公室（OFCCP）继续聚焦于奥巴马政府时期关注的若干核心议题：薪酬歧视、残疾人士的招聘推广、以及受保护退伍军人的招聘推广。对部分联邦承包商及分包商而言，这意味着相关议题获得了高度关注。 其他联邦承包商及分包商则将大部分积极平权行动精力投入于准备可用性分析和最终确定积极平权行动计划等工作。虽然理解OFCCP的优先事项并制定有效的积极平权行动计划至关重要，但联邦承包商和分包商仍需采取一些基本措施，以备应对OFCCP的合规审查。
预选申请者调查
联邦承包商必须为录用前申请者提供自我申报种族、族裔、性别、受保护退伍军人身份及残疾状况的机会。尽管关于自我申报的提供方式和时间存在多种具体规定，但基本原则是：申请者必须获得提供此类信息的渠道。
联邦承包商和分包商在对申请人进行人口统计信息调查时必须牢记以下事项：
- 所有"网络应聘者"均须获得自我申报种族、族裔、性别、受保护退伍军人身份及残疾状况的机会。尽管联邦合同合规计划办公室（OFCCP）对"网络应聘者"的认定标准有具体规定，但本质上，网络应聘者均属于空缺职位的有效候选人。
- 无论是否应将联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的网络应聘者规则应用于某个职位，该办公室均期望除面试者之外的其他候选人也能获得自我申报人口统计信息的机会。
- 虽然联邦承包商和分包商在收集申请人种族、族裔和性别等人口统计数据的表格使用方面拥有较大自由裁量权，但用于收集受保护退伍军人身份数据的表格存在特定要求。
- 在向申请人收集残疾信息时，必须使用联邦合同合规计划办公室（OFCCP）制定的表格。该表格的修改范围极为有限，通常必须完整地向被要求自我申报的申请人出示。
当组织机构惯常将临时服务人员转为正式员工，或广泛采用被动招聘方式寻找未正式申请职位的候选人时，针对申请人进行人口统计数据调查的相关问题可能变得极其复杂。在招聘过程中，联邦承包商及分包商必须确定如何向候选人提供自我识别表格，以及哪些候选人必须接收此类表格。
此外，未受联邦平权行动法规约束的组织在进行申请人人口统计调查时还需注意一点：《美国残疾人法案》中关于禁止收集申请人残疾状况数据的规定，对非联邦承包商及分包商的组织通常仍然有效。除非根据联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的法规或其他政府指令要求，组织不应在申请人追踪系统中设置残疾状况调查，也不应修改纸质申请表添加残疾相关问题。
对录用通知后申请者的调查
联邦承包商必须在选拔流程的录用通知阶段，为申请人提供第二次自我申报受保护退伍军人身份及残疾状况的机会。仅在选拔流程前期调查受保护退伍军人及残疾状况，并在录用新员工时沿用该信息的做法并不充分。已获职位录用通知的申请人必须获得第二次自我申报受保护退伍军人身份及残疾状况的机会。
根据第11246号行政命令规定的联邦平权行动条例，并未正式要求在录用通知后为申请人提供第二次自我申报种族、族裔或性别的机会。 然而，这些法规（以及与提交EEO-1表格相关的规定）明确要求受其约束的雇主不得在提交给联邦合同合规计划办公室（OFCCP）或平等就业机会委员会（EEOC）的数据中出现种族、族裔或性别不明的员工。因此，为已获录用通知的申请人提供第二次自我申报种族、族裔及性别的机会具有合理性。
与对未获录用申请人的调查相同，在向已获录用申请人收集残疾信息时，必须使用联邦合同合规计划办公室（OFCCP）制定的表格。 
关于自我识别表格，联邦承包商和分包商在使用表格收集录用通知后申请者的人口统计数据（包括种族、族裔和性别）方面拥有相当大的自由裁量权。 用于收集受保护退伍军人身份数据的表格存在特定要求，组织可针对每类受保护退伍军人分类单独收集信息，或更广泛地询问个人是否属于任何受保护退伍军人分类。2与录用前申请者调查相同，当需从录用后申请者处收集残疾信息时，必须使用联邦合约合规计划办公室（OFCCP）制定的表格。
在就业服务交付系统办公室登记职位
联邦承包商及其分包商若签订金额达15万美元或以上的合同或分包合同，必须向相关州就业服务办公室（现由联邦合同合规计划办公室统称为就业服务交付系统或ESDS办公室）申报职位空缺。即使雇员人数不足50人，该要求依然适用。 该要求载于受保护退伍军人法规的前期条款，适用于小型承包商、分包商及其他可能无需制定平权行动计划的组织。
某些职位无需向相关就业服务与发展办公室（ESDS）登记。 联邦平权行动条例中规定了若干例外情形。3当个人从临时或合同制身份转为正式职位时，某些情况下联邦合约合规办公室（OFCCP）亦不要求向就业服务与发展办公室（ESDS）申报该职位。但需注意：OFCCP不会为以下情况开除例外：保密招聘、高度专业化职位、通过招聘会或其他定向招聘渠道发现候选人的职位，以及通过被动招聘渠道发现候选人的职位。
联邦承包商及分包商还应谨记，其有义务向用于寻找候选人的相关ESDS办公室更新其所在地及联系方式。当机构的设施或联系人发生变更后，应在下一份职位发布时更新此类信息。
关于联邦承包商及其分包商是否必须"列出"或"张贴"空缺职位，目前仍存在一定困惑。从多方面来看，这场争议都偏离了相关法规的核心要义。 各机构必须采取行动，确保相关就业服务部门能够为有意应聘的退伍军人提供必要的优先录用机会。无论是通过电子邮件将职位信息发送给当地退伍军人就业代表，还是在州就业服务网站发布职位信息，抑或其他方式，最终目标都是确保退伍军人能够尽早获知职位空缺信息。
审查申请者与录用数据中的差异
根据联邦平权行动条例，收集录用前后的应聘者数据是绝对必要的要求。行政命令条例还要求通过分析应聘者与录用数据，判断是否存在选拔差异。 联邦合约合规计划办公室（OFCCP）尚未就分析方法及结果上报（内部或向OFCCP）提供正式指引。因此，联邦承包商及分包商在审查申请者与录用数据时，仍享有较大自主权以判定是否存在涉及种族、族裔或性别的选拔差异。但根据OFCCP在各类公开论坛的声明，我们知悉以下要点：
- 联邦合约合规计划办公室（OFCCP）对选拔过程中存在统计学意义上的显著差异的情况极为关注。该机构每年都会公布和解协议，联邦承包商及分包商需向求职者支付数十万甚至数百万美元，以解决因OFCCP合规审查引发的歧视指控。
- 仅关注涉及女性和少数族裔群体的招聘差异是不够的。联邦合约合规计划办公室已明确表示，任何种族、族裔或性别都可能成为歧视调查的对象。
- 近期涉及联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的法律诉讼也明确指出，涉及种族和族裔的调查必须将特定种族/族裔类别相互比较。将白人与所有少数族裔进行比较的分析并不恰当，正如将亚裔与所有其他种族/族裔群体进行比较的分析同样不恰当。
- 联邦合约合规计划办公室（OFCCP）通常通过分析与平权行动职位组相关的数据来开展应聘者/录用数据分析。联邦承包商及分包商还应考虑按职位名称和职位需求进行应聘者与录用数据分析，以确定这些更具实质意义的分类中是否存在差异。
薪酬数据审查
根据行政命令，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的法规规定，联邦承包商及分包商必须每年评估"薪酬体系，以确定是否存在基于性别、种族或族裔的差异"。OFCCP曾在2006年就年度审查类型提供过指导意见，但该指导于2013年被撤销。 然而，关于应开展的年度薪酬评估类型，仍有若干事项保持明确。
- 这些评估应侧重于内部公平性研究，而非将员工薪酬与整体市场或相关行业进行比较。联邦承包商及其分包商应着重关注员工之间薪酬差异问题。
- 在制定每项平权行动计划时，评估工作应涵盖全体员工群体。虽然联邦合同合规计划办公室（OFCCP）可能会询问组织整体薪酬理念与实践情况，但该机构主要要求提供受审查平权行动计划所涵盖人员的具体数据。
- 联邦承包商和分包商无需对薪酬相关数据进行回归分析或其他复杂的统计检验。然而，无论采用何种评估形式，若评估结果显示存在涉及种族、族裔或性别的无法解释的差异，则应采取具体措施予以解决。
- 选择进行回归分析或其他复杂统计测试的机构，应考虑在律师指导下开展这些分析，以保护分析结果的有效性。尽管联邦合同合规计划办公室（OFCCP）有权要求提供其认为完成平权行动合规审查所需的任何人事相关数据，但该机构无权要求提供受律师-客户特权保护的特定文件。
更新政策
2013年，当受保护的退伍军人及残疾人法规经历重大修订时，众多联邦承包商及分包商被要求修改其平等就业机会/平权行动（EEO/AA）政策声明。2015年，随着联邦合约合规办公室（OFCCP）关于性取向与性别认同的法规生效，这些政策声明可能又经历了进一步修订。此后，相关机构可能鲜少对这些政策进行修改或更新。
平等就业机会/平权行动政策声明应每年进行审查和更新，即使法规未发生变更亦然。平等机会协调员、首席执行官乃至组织名称在数年间发生变动实属常见。平等就业机会/平权行动政策声明应准确反映组织当前状况。
鉴于近期性骚扰事件频频见诸报端，联邦承包商及分包商亦应更新其性骚扰及其他形式骚扰的相关政策。骚扰政策至少应禁止基于联邦及州法律所保护的分类进行骚扰，并明确禁止基于种族、族裔、性别、宗教、国籍、性取向、性别认同、受保护退伍军人身份或残疾状况的骚扰行为。组织机构宜对性骚扰的构成要素作出具体定义。 骚扰政策还应包含其他条款，例如投诉调查程序、对骚扰者的惩戒措施以及禁止报复性行为的规定。
采取行动
除每年制定平权行动计划外，组织还必须在诸多领域采取行动以满足联邦平权行动要求。然而，上述讨论的主题是我们已知对联邦合约合规计划办公室（OFCCP）至关重要的领域，若未采取行动，这些领域在合规审查中可能引发重大问题。
理解联邦平权行动要求的绝佳方式是牢记：联邦合约合规计划办公室（OFCCP）期望联邦承包商及分包商不仅要制作厚厚的统计数据手册——那些被束之高阁、永不翻阅的文件。平权行动计划仅是遵守OFCCP法规的起点。 有效的平权行动方案需要持续推进，要求组织明确重点投入方向，从而为所有应聘者和员工创造平等机会。
请注意：本文内容均不构成法律建议，亦不能替代针对贵组织具体情况的专业建议。所有原创材料版权归HR Analytical Services Inc. 2018所有。
1. 根据行政命令11246的OFCCP规定，"互联网应聘者"指同时满足以下四项标准的个人：
(i) 该个人通过互联网或相关电子数据技术提交就业意向声明；
(ii) 承包商考虑该个人担任特定职位；
(iii) 该求职意向表明其具备岗位基本资质；且
(iv) 在承包商发出录用通知前，该个人未在任何选拔环节主动退出或表明不再有意应聘该职位。"↵
2. 根据联邦合同合规计划办公室（OFCCP）法规受保护的退伍军人分为四类：伤残退伍军人、近期退役退伍军人、战时服役或作战勋章获得者、武装部队服役勋章获得者。↵
3. 法规明确规定："所有职位空缺涵盖除高管及高级管理层职位、将由承包商内部填补的职位，以及持续三天或更短的职位之外的所有岗位。"↵
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
